Krajowy System e-Faktur (KSeF) – ewolucja czy rewolucja?  

Czym jest Krajowy System e-Faktur?

Krajowy System e-Faktur funkcjonuje w naszym kraju od stycznia 2022 roku. Jest to narzędzie teleinformatyczne, które służy do przechowywania, wystawiania i otrzymywania faktur. Przez ten system podatnik ma również prawo dostęp do wystawionych już faktur.

Faktury, które znajdują się w KSeF-ie nazywa się fakturami ustrukturyzowanymi, ale ich wprowadzenie do obrotu nie spowoduje jednak zakończenia świata faktur papierowych, gdyż w ustawie o podatku od towarów i usług wymieniono trzy rodzaje faktur:

1) faktury papierowe;
2) faktury elektroniczne;
3) faktury ustrukturyzowane.

Korzystanie z Krajowego Systemu e-Faktur obecnie jest dobrowolne, ale docelowo będzie on obowiązkowy dla wszystkich podatników od stycznia 2024 roku (na co wyraziła zgodę Komisja Europejska i Rada Unii Europejskiej). Na ten moment nic nie wskazuje na to, aby ten termin miał zostać przesunięty.
Niektórzy z podatników już zdecydowali się wejść do KSeF-u, a inni zaczynają się nim interesować. Za kilka miesięcy KSeF stanie się obligatoryjny dla wszystkich. W tej chwili istnieje możliwość przekonwertowania jednej lub kilku faktur ustrukturyzowanych do formatu pdf, co umożliwia ich przesłanie do kontrahenta, który w przeciwieństwie do drugiej strony transakcji, nie zdecydował się na posługiwanie KSeF-em.
Wprowadzenie tego systemu z pewnością spowodowało zmiany w ustawie o podatku od towarów i usług. Nie planuje się obecnie wyeliminowania z obrotu faktur papierowych i elektronicznych. Od 1 stycznia 2024 r. system będzie obowiązkowy dla wszystkich podatników, zarówno VAT czynnych oraz zwolnionych. Po tym terminie wciąż będzie istniała możliwość przekonwertowania faktury ustrukturyzowanej (jednej lub całej paczki faktur) do formatu pdf.

Czy do wejścia w życie obowiązku korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur podatnik musi się przygotować?

Wejście w życie nowych przepisów będzie wiązało się z dodatkową pracą i koniecznością poniesienia określonych kosztów po stronie osób zobowiązanych do wystawiania faktur. Użytkowanie Krajowego Systemu e-Faktur będzie wymagało dostosowania programów księgowych, którymi aktualnie posługują się przedsiębiorcy. Przygotowana została specjalna platforma na stronie Ministerstwa Finansów z darmową aplikacją, aby ograniczyć koszty po stronie mikro i małych przedsiębiorców. Prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą będą mogli skorzystać również z e-mikrofirmy, gdyż ta aplikacja internetowa została dostosowana do tego rozwiązania. Zdecydowana większość podatników zrobi to przez API, czyli interfejs elektroniczny, który łączy systemy teleinformatyczne między sobą. Potocznie jest to po prostu wtyczka, która pozwoli nam przesłać fakturę z naszego programu księgowego do Krajowego Systemu e-Faktur.
Warto zatem już teraz rozpocząć przygotowania do wejścia w życie tych przepisów i zacząć testować oprogramowanie na stronie Ministerstwa Finansów, które jest darmowe. Testując to narzędzie wpisujemy dane zanonimizowane, więc testy nie wywołają żadnych skutków podatkowych.

Plusy Krajowego Systemu e-Faktur dla organów podatkowych:

1) jest to kolejne źródło, które pozwala uzyskiwać więcej informacji od podatnika w trybie rzeczywistym, czyli na bieżąco;
2) wszystkie faktury będą w tym samym formacie xml;
3) będzie istniała możliwość grupowego wysyłania faktur;
4) w czasie rzeczywistym widać wszystkie wystawiane faktury co ułatwi możliwość dostrzeżenia pustych faktur;
5) pozwoli to na lepsze działanie w ramach luki podatkowej, a więc utrudni to dokonywanie oszustw podatkowych;
6) analiza i kontrola poprawności wystawionych dokumentów stanie się łatwiejsza, co ograniczy ilość kontroli podatkowych, bo będą się one pojawiać tylko tam, gdzie będą widoczne nieprawidłowości;
7) dokumentacja będzie przechowywana przez 10 lat, a więc dłużej niż wynosi okres przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Plusy Krajowego Systemu e-Faktur dla podatnika:

1) zwrot podatku VAT nastąpi w terminie 40 dni po spełnieniu warunków określonych w przepisach, a więc:
jeżeli jest się podatnikiem od 12 miesięcy;
i wystawia się faktury ustrukturyzowane w tym okresie rozliczeniowym, którego dotyczy zwrot;
a kwota do przeniesienia nie przekracza 3.000 zł;

2) podatnicy nie będą wzywani do JPK FA na żądanie;
3) faktura, w tym też szczególnie faktura korygująca in minus, będzie księgowana w tym samym okresie rozliczeniowym, w którym została wystawiona bez potrzeby zbierania dodatkowej dokumentacji i spełnienia warunków, które w zakresie faktur in minus wprowadził pakiet SLIM VAT 1.

O jakich warunkach formalnych należy pamiętać?

Fakturę uważa się za skutecznie wystawioną, gdy zostanie przesłana do Krajowego Systemu e-Faktur. Fakturę uznaje się natomiast za otrzymaną w dniu nadania jej numeru identyfikacyjnego. Faktura wystawiona zgodnie ze wzorem jest już nieedytowalna, więc nie można jej zmienić. Poprawienie błędów na takiej fakturze będzie wymagało dokonania korekty. W przypadku faktury korygującej nie będzie już istniała konieczność jej odebrania. Instytucja anulowania faktury, która istnieje w obrocie gospodarczym, będzie możliwa przez korektę do zera.
System wymaga co do zasady akceptacji nabywcy na odbiór faktury ustrukturyzowanej. Nie będzie takiej możliwości w samym systemie, więc nie wiadomo, jak taka akceptacja będzie musiała zostać wyrażona. Dobrze byłoby ten temat uregulować w umowie pomiędzy kontrahentami, a następnie doprowadzić do takiej sytuacji, w której program, z którego korzystamy będzie informował nabywcę o wystawieniu faktury, aby mógł ją pobrać.

Dostęp do Krajowego Systemu e-Faktur będzie wyglądał następująco:

1) uprawnienia właścicielskie będzie posiadał podmiot prowadzący działalność gospodarczą;
2) uprawnienia pośrednie będą udzielane osobie wybranej przez podmiot prowadzący działalność gospodarczą, np. głównej księgowej, która z kolei będzie udzielać uprawnień innym pracownikom, którzy będą mogli wystawiać faktury albo je pobierać w celu ich zaksięgowania.

Wprowadzono rozróżnienie w nadawaniu uprawnień pomiędzy podmiotami prowadzącymi jednoosobową działalność gospodarczą a osobami prawnymi. Druk ZAW-FA – Zawiadomienie o nadaniu lub odebraniu uprawnień do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur będą składać tylko podatnicy, którzy nie są jednoosobową działalnością gospodarczą i nie mają dostępu do pieczęci elektronicznej.
Osoby, które będą zajmować się wystawianiem faktur, będą się uwierzytelniać za pomocą ePUAP-u, kwalifikowanego podpisu elektronicznego, tokena czy pieczęci elektronicznej.

Jakie informacje otrzymają organy podatkowe z Krajowego Systemu e-Faktur?

1) KSeF jest w stanie przetworzyć dane z ogromnej ilości faktur w ciągu miesiąca, znacząco więcej porównaniu z danymi przetworzonymi przez JPK FA;
2) będzie dostarczał istotne dane dotyczące transakcji dokumentowanych fakturą w czasie rzeczywistym;
3) algorytmy systemu będą szybciej typować podatników w celu przeprowadzenia kontroli podatkowej (np. branże podwyższonego ryzyka);
4) urzędnicy będą mieli dostęp do danych dotyczących podejmowanych przez podatników czynności, w tym danych wrażliwych dla przedsiębiorców: od kogo kupują, za ile kupują i komu sprzedają.

Czy Krajowy System e-Faktur jest bezpieczny?

Krajowy System e-Faktur przeszedł audyty sprawdzające bezpieczeństwo przetwarzanych danych, aby nie dochodziło do ich przecieku, jak to miało miejsce w innych krajach unijnych.

W organach podatkowych dostęp do tych danych będą mieć co do zasady pracownicy, którzy prowadzą:

1) kontrole podatkowe;
2) kontrole celno – skarbowe;
3) czynności sprawdzające;
4) postępowania podatkowe.

Iwona Biernat-Baran, prawnik, doradca podatkowy