Odbieranie faktur w trakcie awarii KSeF

Zespół Programu KSeF PRO
2 listopada 2023

Działanie KSeF jest kluczowe dla poprawy efektywności i ograniczenia biurokracji w procesie wystawiania i odbierania faktur. Jednakże awarie i problemy techniczne mogą czasami wystąpić w praktyce, co może utrudnić odbieranie faktur elektronicznych. W razie wystąpienia awarii istnieje kilka alternatywnych sposobów w zakresie przesyłania faktur, które mogą być wykorzystane w celu kontynuowania operacji biznesowych.

            Odbiorca faktury może odebrać ją na dwa sposoby:

  1. W uzgodniony ze sprzedawcą sposób, np. mail z załączonym plikiem XML. W tym przypadku faktura będzie musiała zostać zaimportowana do systemu księgowego.
  2. Może poczekać na usunięcie awarii i odebrać fakturę wprost z KSeF – standardowym kanałem.

W wypadku naszych kontrahentów powinniśmy posiadać ustaloną drogę postępowania – przećwiczyć ją sobie i mieć uporządkowane to, w jaki sposób postępujemy w razie awarii z danym kontrahentem. Zwłaszcza ważne w tym kontekście jest to, czy dla naszego kontrahenta istotny jest czas – czy może on poczekać np. 24 godziny czy też zależy mu bardziej na wysłaniu faktury mailem z załączonym plikiem XML, tak aby otrzymał taką fakturę od razu. W takim wypadku z punktu widzenia odbiorcy faktury sytuacja jest analogiczna jak w przypadku zwykłych faktur – wtedy po prostu czeka on, kiedy taka faktura się pojawi. Zapewne wiele osób skorzysta z tej opcji z uwagi na to, że nie będzie musiało kreować odrębnego obiegu dokumentów w razie awarii.

W przypadku wyboru drugiej z tych opcji, w okresie awarii KSeF, ważne jest, aby dokładnie archiwizować wszystkie faktury, które wystawiamy. Po przywróceniu usługi KSeF można ponownie przesłać te faktury do systemu w celu ich prawidłowego zarejestrowania. Kluczowe jest także zapoznanie się z regulacjami dotyczącymi kodów QR – nie są zawarte jeszcze wytyczne, jakie informacje powinien zawierać taki kod. Kod taki powinien jednak zamieniać się na określoną informację cyfrową – jakiś dokument, jakiś tekst, jakąś informację, z którą można coś zrobić. W tym wypadku będzie to ciąg znaków, który będzie identyfikował dokument (nie musi to być jednak numer KSeF, bowiem kod QR możemy nadrukować na fakturze, która nie trafiła jeszcze do systemu, zatem nie ma numeru KSeF). Mimo tego, kod QR będzie zawierał skrót dokumentu – taką informację, która mówi, co dokument zawiera (skrót kryptograficzny, natomiast nie jest to cała treść dokumentu).

Wobec tego, odbieranie faktur w trakcie awarii w KSeF może być wyzwaniem, ale przy odpowiednich przygotowaniach i elastyczności w procedurach, można uniknąć większych zakłóceń w procesie księgowym firmy. Ważne jest także stałe monitorowanie sytuacji, aby móc szybko reagować na awarie i problemy techniczne, zarówno po stronie naszej, jak i systemu.

Niedostępność KSeF

Jednym z najważniejszych skutków niedostępności KSeF jest opóźnienie w przesyłaniu i odbieraniu faktur elektronicznych. To może prowadzić do problemów z terminami płatności i rozliczeń finansowych. Nadto, brak dostępu do KSeF może utrudniać prowadzenie dokładnej dokumentacji i audytu faktur, co jest istotne dla celów księgowości i zgodności z przepisami prawnymi. Ważne jest zatem, aby być przygotowanym na awarie i problemy techniczne, a także reagować elastycznie i zgodnie z wewnętrznymi procedurami.

W przypadku niedostępności systemu Ministerstwo Finansów zakłada publikację (z odpowiednim wyprzedzeniem) komunikatów w Biuletynie Informacji Publicznej. Oczywiście nie będzie to możliwe w przypadku wszystkich przypadków, bowiem ,,awaria” z samego swojego założenia nie jest zaplanowana. Po wykryciu awarii MF powinno jednak poinformować publicznie o tym, że system KSeF nie działa i należy działać w trybie awaryjnym ze swoimi kontrahentami.

Dodatkowo, z wyjaśnień MF wynika, iż wszelkie przestoje w systemie KSeF będą miały charakter incydentalny, krótkotrwały i nie będą miały istotnego wpływu na możliwość korzystania z niego przez podatników. Nie powinny one dla podatników powodować kłopotów, jednak jak będzie w praktyce okaże się dopiero w najbliższym czasie. Do tej pory bywały różne sytuacje, nie zawsze takie pojawiały się z wyprzedzeniem czy też od razu po awarii. W środowisku produkcyjnym powinno to jednak działać jednak lepiej niż w przypadku środowiska testowego, bowiem takie awarie mogą skomplikować znacznie zwykłe funkcjonowanie przedsiębiorców, zwłaszcza dużych podmiotów.

W przypadku niedostępności KSeF może być pomocna aplikacja mobilna, którą ma dostarczyć Ministerstwo. Ma to stanowić rozwiązanie przede wszystkim dla małych podatników. Ma ona być dostępna także w trybie offline. Trudno jest to jednak odnieść do dużych podmiotów, które wystawiają kilka tysięcy faktur miesięcznie i miałyby to robić w ramach aplikacji mobilnej. Taka aplikacja ma bowiem monitorować system, sprawdzać czy już on działa i wówczas wysyłać faktury do KSeF. W przypadku awarii KAS będzie zaś indywidualnie analizował powody późniejszego dosłania faktur. Jeżeli przekroczymy bowiem wskazane terminy, to KAS może zapytać nas dlaczego przekroczyliśmy omawiane limity.

Wreszcie, na koniec warto pamiętać, że w przypadku użycia API awaryjnego, datą wystawienia faktury będzie data z pola P_1,  a nie zaś data wysłania do KSeF. Numer KSeF takiej faktury, będzie zawierał datę z pola P_1. Prawo do odliczenia faktury wystawionej w trybie awaryjnym powstanie w dacie wcześniejszej z dwóch poniższych: otrzymania faktury przez odbiorcę, lub dosłania jej do KSeF.

Więcej informacji o KSeF w Newsletterze KSeF PRO – dołącz – Newsletter KSeF PRO

Powiązane artykuły

KSeF – konsultacje w MF

Konsultacje w dniu 21.02.2024 r. W związku z audytem w KSeF oraz zmianami w systemie przed ogłoszeniem nowego terminu jego wprowadzenia, Ministerstwo reguluje...