Przyczyny i sposoby postępowania w razie awarii KSeF

Zespół Programu KSeF PRO
2 listopada 2023

W praktyce w KSeF mogą występować różnego rodzaju awarie, co wpływa na wydajność i płynność działania przedsiębiorstw i instytucji korzystających z systemu. Ministerstwo Finansów zapowiada wprowadzenie definicji awarii. Nie jest ona jeszcze jednak określona, co ma zmienić się w najbliższym czasie. Do tej pory istnieją takie definicje w świecie IT i określają one awarię jako sytuację, w której systemy nie mogą się ze sobą komunikować.

            Jeśli chodzi o najczęstsze przyczyny awarii, to warto wskazać na:

  • Niedostępność KSeF (jest to winą MF).
  • Brak internetu (jest to nasza wina, problem często występujący w praktyce, ale jest to najłatwiejsza opcja do naprawienia oraz zabezpieczenia się – np. drugie łącze albo udostepnienie Internetu z telefonu).
  • Awaria systemu księgowego (która może wystąpić także w sytuacji, kiedy nie ma KSeF, natomiast nie jest to duże prawdopodobieństwo – zwykle tego typu programy działają od wielu lat).
  • Awaria mechanizmów integracji z KSeF (mniej oczywista kwestia, która to nie jest łatwym procesem – w tym zakresie dochodzą nowe elementy oprogramowania, które mogą zawieźć i wymagają stałych testów).
  • Nieprawidłowy format XML (w takim formacie pewne znaki nie są dopuszczalne, a jeżeli chcemy je tam udostępnić, to musimy to zrobić w określony sposób – należy o tym pamiętać, zwłaszcza w kontekście wysyłania faktur).
  • Zmiany wprowadzone przez MF, które nie zostały jeszcze zaimplementowane przez dostawcę systemu księgowego lub narzędzia do integracji (czyli wszelkiego rodzaju nowości, które nie zostały jeszcze nas przetestowane, a także przez dostawcę naszego oprogramowania).
  • Nieprzetestowane wcześniej przypadki, które prowadzą do braku możliwości wysłania faktury do KSeF.

Przyczyny awarii w KSeF mogą być różnorodne, ale zrozumienie tych czynników i stosowanie odpowiednich strategii zapobiegania jest kluczowe dla zapewnienia stabilności i wydajności systemu. Firmy i instytucje korzystające z KSeF powinny podejmować środki zarządzania ryzykiem i inwestować w technologię oraz procedury, które pomogą minimalizować skutki awarii. Warto także być elastycznym i przygotowanym do reakcji w przypadku wystąpienia problemów technicznych.

Sposoby postępowania w razie awarii

Wśród najważniejszych sposobów postępowania w razie awarii należy wskazać opracowane i wdrożone procedury awaryjne. Przedsiębiorstwo powinno posiadać plan awaryjny, który określa, jakie kroki należy podjąć w przypadku awarii KSeF. Zwykle jest to odpowiedni harmonogram działań, które mają być podjęte w przypadku różnych scenariuszy awarii, w tym awarii krótkotrwałych i długotrwałych. Odpowiednio powinniśmy także przygotować nasz zespół w firmie do tego, jak mają postępować w razie wystąpienia awarii.

Poza tym, w razie awarii regularnie sprawdzaj stan dostępności KSeF poprzez próby logowania się na platformę lub korzystanie z narzędzi monitorujących dostępność. Do tego obserwuj komunikaty od administratora systemu KSeF, które mogą zawierać informacje o planowanych przerwach lub awariach. Po przywróceniu usługi KSeF można ponownie przesłać te faktury do systemu w celu ich prawidłowego zarejestrowania. Staranne monitorowanie procesu przesłania i zarejestrowania faktur jest kluczowe.

Kolejny ze sposobów to różnego rodzaju dodatkowe narzędzia. Jeżeli chcemy mieć alternatywny obieg dokumentów na wypadek awarii, to wówczas musimy posiadać przynajmniej jakieś proste narzędzie, którym będziemy mogli się wesprzeć. Warto pomyśleć o tym, czy nie zainwestować w dodatkowe narzędzie albo kupić jakieś inne narzędzie na wypadek awarii. Jest sporo dostępnych informacji np. na GitHub w tym zakresie. Takie narzędzia mogą nam zaoszczędzić nerwów i wesprzeć nas w całym procesie.

Istotne są także umowy z kontrahentami – w nich możemy zawrzeć różnego rodzaju postanowienia dotyczące tego, w jaki sposób powinniśmy współpracować w przypadku zaistnienia awarii w KSeF. Na koniec warto wspomnieć, że ważne są też umowy SLA z dostawcą oprogramowania. Istotne jest, by w zakresie sprawdzić, czy takie umowy przewidują np. to, co powinniśmy robić w przypadku wystąpienia awarii – być może nasz dostawca posiada określoną drogę postępowania w takim wypadku. Być może oferuje nam różnego rodzaju wsparcie, posiada zapasowe kanały albo inne rozwiązania. Porównanie ofert dostawców w tym zakresie może prowadzić do zmiany w zakresie wyboru naszego dostawcy.

Reasumując, awaria KSeF może być utrudnieniem dla firm i instytucji korzystających z systemu, ale odpowiednio przygotowany plan awaryjny i elastyczność w procedurach mogą pomóc zminimalizować wpływ awarii na działalność firmy. Kluczową zasadą jest monitorowanie systemu, reakcja na awarie i dostosowanie procedur wewnętrznych. Warto także inwestować w środki zapobiegawcze (dodatkowe narzędzia), aby minimalizować ryzyko przyszłych awarii.

Dołącz do Programu KSeF PRO i wdrażaj z nami KSeF w swojej firmie – Program KSeF PRO

Powiązane artykuły

KSeF – konsultacje w MF

Konsultacje w dniu 21.02.2024 r. W związku z audytem w KSeF oraz zmianami w systemie przed ogłoszeniem nowego terminu jego wprowadzenia, Ministerstwo reguluje...