Umowa na usługi księgowe i kadrowe, zawierana między biurem rachunkowym a klientami prowadzącymi swoje biznesy, stanowi fundament dla owocnej współpracy, zapewniając profesjonalne wsparcie w obszarze księgowości i kadry. Istotnym elementem takiej umowy jest odpowiednie określenie w niej postanowień związanych ze wzajemną współpracą stron.
Umowy na usługi księgowe oraz kadrowe
Zwykle tego typu umowa precyzyjnie określa zakres usług księgowych i kadrowych, jakie biuro rachunkowe będzie świadczyć dla klienta. Może to obejmować m.in. prowadzenie ksiąg rachunkowych, rozliczanie podatków, obsługę kadrową, naliczanie wynagrodzeń, i wiele innych. Umowa taka ustala także warunki finansowe, w tym stawki opłat za świadczone usługi, terminy płatności, ewentualne dodatkowe opłaty za usługi dodatkowe oraz zasady rozliczania nadgodzin. Na gruncie takiej umowy obie strony określają swoje obowiązki i odpowiedzialności w umowie. Biuro rachunkowe zwykle zobowiązuje się do rzetelnego prowadzenia ksiąg i przestrzegania przepisów podatkowych, a klient do dostarczania kompletnych i poprawnych danych oraz współpracy w celu realizacji usług.
Kluczowym elementem współpracy jest skuteczna komunikacja między klientem a biurem rachunkowym. Regularne konsultacje, odpowiedzi na pytania, informowanie o zmianach w prawie podatkowym czy kadrowym są kluczowe dla prawidłowego funkcjonowania współpracy. Przy tym obie strony powinny regularnie monitorować wyniki współpracy, analizować efektywność procesów, bieżąco reagować na ewentualne problemy oraz podejmować działania w celu ich rozwiązania i doskonalenia.
Wzajemna współpraca stron
W zakresie wzajemnej współpracy stron warto pamiętać o szeregu różnych regulacji takich jak np.:
- zakres czasowy i miejsce świadczenia usługi,
- zasady dostarczania i przechowywania dokumentów,
- regulacje związane z tzw. Białą Listą,
- aspekty dotyczące progów płatności gotówkowej (15 tys. zł),
- zwrot podatku na podstawie art. 89 ustawy o VAT, a także wiele innych.
Pierwszy ze wskazanych aspektów dotyczy kwestii takich jak to, czy łączymy się z drugą stroną umowy na czas nieokreślony (określając różne warianty wypowiedzeń) czy też określony (np. 3-6 miesięcy) i możliwość przedłużenia tej umowy na kolejne okresy albo zakończenia współpracy po tym okresie. W omawianych umowach często wprowadzany jest także taki zapis, który umożliwia nam weryfikację wynagrodzenia albo przedmiotu umowy – w zależności od tego, co wykaże nam audyt przeprowadzony u podatnika po dostarczeniu przez niego pełnej dokumentacji. W umowach można także zastrzec, że np. w przeciągu pierwszych trzech miesięcy współpracy może być zmieniony zakres przedmiotu umowy czy też wysokość wynagrodzenia.
Poza tym, dość istotne są aspekty związane z dostarczaniem i przechowywaniem dokumentów klienta. Mimo digitalizacji, obserwuje się, że na ten moment (jeśli nie są to klienci korporacyjni czy też masowi), wciąż wielu klientów preferuje dostarczanie tych dokumentów w formie papierowej. Warto tutaj wprowadzić także nowe regulacje związane z wchodzącym w życie w 2026 roku Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF). W umowie na czas nieokreślony możemy także wprowadzić postanowienia ,,na przyszłość”, w których określimy, w jaki sposób dokumenty będą dostarczane, kiedy już KSeF zostanie wprowadzony.
Nadto, w umowie możemy zawrzeć także szereg innych kwestii, bowiem nawet jeśli ustawodawca coś uregulował, wskazał i podał, to jednak niektóre rzeczy warto klientom wskazać wprost. Z doświadczenia bowiem wiemy, że klienci nie są zobowiązani do nadążania za nowelizacjami i nowymi przepisami, zatem warto im zwrócić na to uwagę. Są to kwestie dotyczące np. Białej listy i weryfikacji tej listy (kto ma ją weryfikować i w jakim zakresie itd.), kodów płatności gotówkowych (i skutkach pominięcia tego rozliczenia w przypadku kwot powyżej 15.000,00 zł), zwrotu podatku na gruncie art. 89a ustawy o VAT czy też tzw. mechanizmu podzielonej płatności (który wynika wprost z przepisów, ale warto również go dokładnie w umowie opisać, zwłaszcza dla klientów, którzy są zobowiązani do zachowania tego mechanizmu).
Reasumując, współpraca między biurem rachunkowym a klientami prowadzącymi swoje biznesy w zakresie usług księgowych i kadrowych jest kluczowa dla prawidłowego funkcjonowania przedsiębiorstwa. Poprzez klarownie określone umowy oraz skuteczną współpracę, obie strony mogą osiągnąć zamierzone cele biznesowe oraz zapewnić zgodność z przepisami i standardami branżowymi.
Szukasz wzoru umowy na usługi księgowe i kadrowo-płacowe? Zajrzyj tutaj https://platforma.ikidp.pl/courses/wzor-umowy-na-uslugi-ksiegowe-i-kadrowo-placowe/