Umowa na usługi księgowe jest kluczowym dokumentem regulującym współpracę między przedsiębiorstwem a firmą księgową. Ma ona na celu jasne określenie obowiązków i praw obu stron, zapewnienie zgodności z przepisami prawnymi oraz minimalizację ryzyka nieporozumień i sporów. W dzisiejszym artykule przedstawione zostaną najważniejsze postanowienia, które powinny znaleźć się w umowie na usługi księgowe oraz niezbędne załączniki do tej umowy.
Postanowienia umowy na usługi księgowe
Poza kwestiami dotyczącymi elementów takich jak strony umowy, przedmiot umowy, czas trwania umowy, obowiązki stron, odpowiedzialność, wchodzącego w życie KSeF i inne (które omawialiśmy na gruncie poprzednich artykułów z tej serii), w umowie na usługi księgowe warto zadbać także o inne, dodatkowe postanowienia. Mogą one obejmować swoim zakresem kwestie takie jak:
a) Wynagrodzenie,
b) RODO – ochrona danych osobowych, poufność,
c) AML,
d) Schematy podatkowe,
e) Zakaz konkurencji,
f) Rozwiązanie umowy,
g) Dodatkowe zapisy.
W zakresie pierwszych ze wskazanych postanowień, tj. aspektów dotyczących wynagrodzenia trzeba wskazać, że zwykle w tego typu umowach wskazujemy wynagrodzenie podstawowe za dokonywaną usługę (tutaj praktyki są różne, zwykle w zależności od liczby dokumentów dostarczanych miesięcznie przez klienta). W odrębnym załączniku warto wskazać także usługi dodatkowe i co wchodzi w ich zakres, a także jakie jest wynagrodzenie z tego tytułu.
Jeżeli zaś chodzi o ochronę danych osobowych, to tego typu postanowienia w umowach powinny funkcjonować już od kilku lat z uwagi na wejście w życie RODO. Często jednak wiemy, że przepisy swoją drogą, a praktyka swoją drogą, wobec czego jeśli nie mamy postanowień związanych z RODO w naszych umowach, to warto zadbać o ich wprowadzenie już teraz (klienci powierzają nam bowiem nasze dane, w tym także dane wrażliwe). W ramach tych postanowień można opisać procedurę, jak postępujemy w razie wycieku danych, do kogo zgłaszamy ten fakt oraz jakiego rodzaju środki zaradcze podejmujemy, aby do tego nie doszło. Warto mieć w tym zakresie zawartą także oddzielną umowę dotyczącą powierzenia przetwarzania danych osobowych klienta. W razie bowiem naruszenia tych przepisów przez biuro rachunkowe można się narazić na poważne kary.
Po trzecie, istotne są także klauzule dotyczące AML i tzw. prania brudnych pieniędzy. Powinny one występować w umowie przynajmniej w podstawowym zakresie, natomiast szczegółowo można to określić w ramach załącznika do umowy, w którym karta identyfikacyjna będzie szczegółowo z danym klientem przez nas wypełniona. Po czwarte, od jakiegoś czasu mamy także obowiązek raportowania schematów podatkowych – wobec tego w tym zakresie powinny w umowie pojawić się postanowienia dotyczące tego, czym schematy podatkowe są oraz pouczenie dla klienta, kiedy mamy obowiązek raportowania takich schematów podatkowych.
Po piąte, są to regulacje dotyczące zakazu konkurencji. Biura rachunkowe są bowiem często zawodem ,,wysokiego ryzyka”, jeśli chodzi o ,,podbieranie” pracowników i ich migrację. Warto wskazać, czego taki zakaz miałby dotyczyć – zwykle są to regulacje dotyczące obsługi klientów, którzy byli obsługiwani w danym biurze i zakazu obsługi przez jakiś określony czas. Po szóste, są to aspekty dotyczące rozwiązania umowy – tutaj w zależności od opcji czasowych mogą być zawarte różnego rodzaju postanowienia dotyczące wypowiedzenia tej umowy z zachowaniem określonych terminów. Nadto, mogą występować także dodatkowe zapisy – związane np. z jurysdykcją danego sądu, zmiany umowy, wprowadzenia nowych postanowień i wiele innych.
Załączniki do umowy
Poza tym, do takiej umowy na usługi księgowe warto dodać także odpowiednie załączniki, które to zostaną przez nas szczegółowo omówione na gruncie kolejnego z artykułów w niniejszej serii. Na ten moment warto jednak wskazać, że w ramach załączników do takiej umowy można wyróżnić między innymi:
- Zasady przekazywania dokumentów,
- Opłaty za czynności dodatkowe,
- Wykaz przekazywanych dokumentów,
- Umowa o powierzeniu danych osobowych/oświadczenie w sprawie powierzenia danych,
- Karta identyfikacyjna Klienta,
- Współpraca w zakresie KSeF oraz inne.
Szukasz wzoru umowy na usługi księgowe i kadrowo-płacowe? Zajrzyj tutaj https://platforma.ikidp.pl/courses/wzor-umowy-na-uslugi-ksiegowe-i-kadrowo-placowe/