Kontakty z urzędem skarbowym w Polsce są nieodłącznym elementem funkcjonowania każdej firmy oraz osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą. Sprawne i skuteczne zarządzanie tymi kontaktami może znacząco wpłynąć na stabilność finansową oraz ograniczenie ryzyka związanego z potencjalnymi kontrolami podatkowymi. Warto zatem zwrócić uwagę na kluczowe aspekty, które pozwalają na zwiększenie skuteczności w relacjach z urzędem skarbowym.
Czynności podejmowane przez fiskusa – kontrole, procedury
Kluczowe znaczenie w kontekście tych kontroli mają działania, które mogą być w praktyce podejmowane przez organy skarbowe. Pierwsze z nich obejmują tzw. czynności przedkontrolne, czyli w przypadku, kiedy dany podmiot nie ma jeszcze kontroli, ale organy zaczynają się już nim ,,interesować”. Tutaj mogą być wszczęte czynności sprawdzające albo tzw. zapytania krzyżowe. Jeśli chodzi o dalszy etap, to po tych czynnościach organ może stwierdzić, że ma wystarczające podstawy do tego, aby wszcząć kontrolę. Może być to kontrola podatkowa lub celno-skarbowa.
Taka kontrola może przekształcić się w postępowanie podatkowe, jeśli się okaże, że ,,trop” organu okazał się słuszny i rzeczywiście istniały nieścisłości po stronie podatnika, uchylenia czy błędy. W takiej sytuacji kontrola kończy się protokołem (ustaleniami i zaleceniami) i w dalszej części organ ma 6 miesięcy, aby podjąć postępowanie podatkowe. Jeśli ten czas minie, to znaczy, że sytuacja wobec podatnika jest zakończona i nie ma tutaj żadnych rzeczy do wyjaśnień ani korygowania (w praktyce zdarza się to niezwykle rzadko). Postępowanie podatkowe jest zaś bardziej sformalizowane i w tym postępowaniu zarówno my, jak i organ przedstawiamy dowody i argumentujemy swoje racje. Jest ono dwuinstancyjne – mamy bowiem możliwość odwołania.
Jeśli dalej sytuacja jest dla nas niepomyślna, to możemy odwołać się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego, a jeśli tu i nasze prawa nie są w pełni przestrzegane i przegramy spór, to zostaje nam jeszcze skarga do NSA (Naczelnego Sądu Administracyjnego). Poza nimi, mamy także różnego rodzaju postępowania poboczne – np. decyzje zabezpieczające, postępowania egzekucyjne, postępowania karno-skarbowe czy też decyzje z rygorem natychmiastowej wykonalności.
Dokumenty i dobre praktyki
Organy mają liczne narzędzia do tego, aby weryfikować to, co się dzieje u podatnika i czy warto przeprowadzić u niego kontrole (typowania, systemy, pliki JPK, procedury AML, obowiązki informacyjne wobec banków, notariuszy itp. czy też wchodzący w życie KSeF). Podstawą skutecznych kontaktów z urzędem skarbowym jest odpowiednie przygotowanie dokumentacji oraz prowadzenie przejrzystej księgowości. Przedsiębiorstwa powinny dysponować kompletnymi i dokładnymi zapisami finansowymi, które są zgodne z przepisami prawa podatkowego. W Polsce każda operacja finansowa powinna być udokumentowana odpowiednim dowodem księgowym, takim jak faktura VAT czy też paragon. Przestrzeganie zasad rachunkowości oraz regularne przeglądy wewnętrzne mogą pomóc w wykrywaniu potencjalnych problemów i ich wczesnym rozwiązaniu. Podobnie dobra organizacja archiwum oraz systematyczna archiwizacja są kluczowe w przypadku konieczności dostarczenia dokumentów na żądanie urzędu skarbowego.
Efektywna komunikacja z urzędem skarbowym jest kluczowa dla utrzymania dobrych relacji oraz szybkiego rozwiązywania problemów. Kilka zasad, które mogą pomóc w tym procesie, to:
- Proaktywne podejście – działanie wspólnie z organem w zakresie kontroli, ale także znajomość swoich spraw i wiedza o tym, kiedy możemy powiedzieć ,,STOP”.
- Jasne i rzetelne wyjaśnienia– w przypadku zapytań lub żądań ze strony urzędu skarbowego, ważne jest, aby dostarczać jasne i kompletne odpowiedzi. Unikanie niejasności i ukrywania informacji może prowadzić do dalszych kontroli i sankcji.
- Terminowość – dotyczy to zarówno składania deklaracji podatkowych, jak i odpowiadania na zapytania urzędu skarbowego. Przestrzeganie terminów minimalizuje ryzyko kar i dodatkowych kontroli.
Skuteczne zarządzanie ryzykiem związanym z kontrolą podatkową często wymaga starannego przygotowania oraz ścisłej współpracy z doradcami podatkowymi. Kluczowe kroki obejmują przy tym aspekty takie jak regularne audyty wewnętrzne (czyli przeprowadzanie regularnych audytów wewnętrznych pozwala na identyfikację i korektę błędów w dokumentacji księgowej przed potencjalną kontrolą ze strony urzędu skarbowego); czy też szkolenia dla pracowników – zrozumienie procedur podatkowych oraz wymogów dokumentacyjnych przez pracowników jest kluczowe. Regularne szkolenia mogą pomóc w minimalizowaniu ryzyka błędów oraz zapewnieniu zgodności z przepisami.
Podsumowując, skuteczność w kontaktach z urzędem skarbowym w Polsce wymaga systematycznego podejścia do zarządzania dokumentacją księgową oraz proaktywnej komunikacji z organami podatkowymi. Przestrzeganie przepisów, regularne audyty wewnętrzne oraz profesjonalne doradztwo mogą znacznie zmniejszyć ryzyko kontroli podatkowej oraz związanych z nią sankcji. Ważna jest także wiedza na temat tych kontroli, uprawnień organów oraz tego, co możemy zrobić, aby chronić siebie czy też naszych kontrahentów. Kluczowe jest, aby przedsiębiorstwa były zawsze przygotowane na możliwość kontroli oraz aby reagowały szybko i skutecznie na wszelkie zapytania i ustalenia urzędu skarbowego.
Sprawdź nowość Instytutu – 40 wzorów pism podatkowych – czynności sprawdzające, kontrole, postępowania podatkowe i sądowo-administracyjne, zabezpieczenia i egzekucje – https://platforma.ikidp.pl/courses/wzory-pism-podatkowych-czynnosci-sprawdzajace-kontrole-postepowania-podatkowe-i-sadowo-administracyjne-zabezpieczenia-i-egzekucje/