Kontrole skarbowe są nieodłącznym elementem działalności gospodarczej w Polsce. Przedsiębiorcy często muszą stawić czoła różnym wyzwaniom związanym z kontrolami prowadzonymi przez urzędników skarbowych. Umiejętność asertywnego i zgodnego z prawem reagowania na nieodpowiednie lub nieuzasadnione działania kontrolujących jest kluczowa dla ochrony interesów firmy i jej prawidłowego funkcjonowania.
Asertywność i pomoc pełnomocnika
Asertywność to umiejętność wyrażania własnych myśli, uczuć i potrzeb w sposób bezpośredni, uczciwy i odpowiedni, przy jednoczesnym poszanowaniu praw innych osób. W kontekście kontroli skarbowych, asertywność oznacza obronę swoich praw i interesów bez agresji, ale też bez uległości. Często warto skorzystać z takiej umiejętności w przypadku kontaktów z urzędnikami skarbowymi. Warto skorzystać także z pomocy pełnomocnika.
Po pierwsze, liczba kontroli w ostatnim czasie zdecydowanie rośnie, a ich skuteczność jest coraz większa. Prawdopodobieństwo, że organ zakończy kontrolę bez ustaleń jest tak naprawdę nikłe. Jeśli bowiem organ wchodzi na kontrolę skarbową, to w tej chwili jest co najmniej upewniony po czynnościach sprawdzających albo krzyżowych, że jest co u podatnika znaleźć. Kontrole te są coraz bardziej szczegółowe, wobec czego przydatne okazuje się skorzystanie z pomocy pełnomocnika.
Po drugie, najczęstsze błędy podatników obejmują natomiast kwestie takie jak:
- braki dokumentacyjne – nieprzygotowanie firmy na kontrolę (a także uleganie organom, aby do każdej transakcji konieczna oprócz faktury była też umowa),
- brak udziału profesjonalnego pełnomocnika (spójne współdziałanie z nim i odpowiednie stopowanie organu w konkretnych sytuacjach),
- zgoda na bezprawie urzędów – brak świadomości funkcjonowania biznesu (tutaj warto zadbać zaś o to, że udzielamy organom tylko tych informacji, które są niezbędne i postępowanie dowodowe powinno być prowadzone w taki sposób, aby najlepiej obronić nasze prawa od samego początku),
- ,,reanimacja” na ostatnią chwilę – a kiedy to się nie uda: czynności zbywcze/darowizny, spóźniona upadłość albo działanie z pokrzywdzeniem wierzycieli (za co grozi odpowiedzialność karna).
Kiedy powiedzieć STOP? – zapytania krzyżowe
Pojawia się zatem pytanie: kiedy powiedzieć STOP i jakie są przykłady takich asertywnych działań? Przede wszystkim, podstawowa kwestia to tzw. zapytania krzyżowe. Pojawiają się one zazwyczaj wtedy, kiedy urząd weryfikuje nasze transakcje, gdyż weryfikuje naszego kontrahenta (chce nas dopytać o konkretne transakcje między nami a kontrahentem). Tutaj pojawia się pierwsza ,,żółta kartka” dla organu i sytuacje, kiedy można powiedzieć stop i nie udawać danych informacji.
Na tym etapie organ może bowiem nas poprosić o dokumenty dotyczące transakcji i inne informacje, ale trzeba pamiętać, że mogą to być tylko informacje, które można wysnuć z dokumentów. Nie mogą to być natomiast informacje, które organ pozyskałby przeprowadzając normalne dowody w kontroli czy postępowaniu (np. od świadka czy od strony). Tutaj bierzemy pod uwagę tylko formalne dokumenty, to co z nich wynika, podstawowy kontekst sytuacji. Na tym etapie odpowiadając na wezwanie organu nic więcej nie musimy przedkładać. W tej kwestii mogą się pojawić dwa wzory pism – odpowiedź na wezwanie w zakresie czynności sprawdzających albo odpowiedź na wezwanie w zakresie zapytań krzyżowych. W obydwu przypadkach możemy udzielić tylko takich informacji, o jakie jesteśmy proszeni w ramach przesłanego wezwania, nic ponadto. Trzeba kierować się taką wiedzą, jaka wynika z dokumentów i aby odpowiedzieć była zgodna z dokumentacją.
Warto także wskazać, że w przypadku kontroli warto być aktywnym – składać różnego rodzaju wnioski dowodowe. Trzeba pamiętać przy tym o zasadzie ograniczonego dowodzenia przez organy i zasadzie prawdy obiektywnej – z nich bowiem wynika, że to po stronie organu znajduje się obowiązek ustalenia całościowego stanu faktycznego oraz ciężar dowodowy. Przed kontrolą warto zaś wcześniej odpowiednio się przygotować – czyli stworzyć taktykę, aby prawidłowo obronić swoje racje i być spójnym od samego początku (od czynności sprawdzających, przez kontrolę, postępowanie i postępowania sądowoadministracyjne).
Kluczowe dla prawidłowego przebiegu kontroli skarbowej jest to, że przedsiębiorca powinien znać swoje prawa i obowiązki podczas tego procesu. Podobnie przygotowanie wszystkich wymaganych dokumentów z wyprzedzeniem może ułatwić proces kontroli i zmniejszyć stres. W trakcie zaś samej kontroli warto zapisywać wszystkie nieprawidłowości i działania podejmowane przez urzędników, a także korzystać z pomocy profesjonalnego pełnomocnika. W sytuacji kontroli warto skonsultować się np. z prawnikiem specjalizującym się w prawie podatkowym.
Sprawdź nowość Instytutu – 40 wzorów pism podatkowych – czynności sprawdzające, kontrole, postępowania podatkowe i sądowo-administracyjne, zabezpieczenia i egzekucje – https://platforma.ikidp.pl/courses/wzory-pism-podatkowych-czynnosci-sprawdzajace-kontrole-postepowania-podatkowe-i-sadowo-administracyjne-zabezpieczenia-i-egzekucje/