Zawarcie umowy na usługi księgowe wymaga precyzyjnego określenia obowiązków i uprawnień obu stron – zarówno biura rachunkowego, jak i klienta. Aby zapewnić pełną transparentność i uniknąć przyszłych nieporozumień, do umowy na usługi księgowe można załączyć szereg różnego rodzaju dokumentów. O jakie kluczowe dokumenty w ramach załączników do umowy warto zatem zadbać?
Umowa na usługi księgowe – załączniki
Poza istotnymi elementami samej umowy o usługi księgowe, kluczowe znaczenie dla interpretacji umowy oraz jej prawidłowej realizacji, może mieć także to, jakie załączniki zostaną załączone do umowy. Pierwszym z takich załączników mogą być zasady przekazywania dokumentów. Jest to niezwykle ważne zwłaszcza przy klientach, którzy działają na różnych usługach, w różnych branżach i mają różne kanały ,,spływania” tych dokumentów. Część tych dokumentów może być papierowa, część zaś elektroniczna i warto do każdej usługi szczegółowo wypisać jakie dokumenty my (jako biuro) potrzebujemy do rozliczenia. Dla przykładu w branży transportowej jest ważne, aby klient wraz z rozliczeniem podstawowym (fakturowym) przekazał także dokumentację związaną z wykonaniem usługi (listy przewozowe, CMR).
Przy większych usługach i większej ich wartości z perspektywy kontroli i czynności sprawdzających powinny być zawierane umowy, bowiem fiskus dalej funkcjonuje w przeświadczeniu, że dowodem danej transakcji jest przede wszystkim nie sama faktura, ale powinno być to spisane także w ramach zasad ogólnych współpracy w umowie. Jeśli są to transakcje powtarzające się, istotnym jest, aby zawrzeć zatem np. taką ogólną umowę o współpracę (gdzie wskażemy zakres świadczonych usług i ogólne warunki działania). Jeśli taka umowa będzie poparta fakturami, to z punktu widzenia kontroli jesteśmy wtedy odpowiednio zabezpieczeni.
Może to obejmować także harmonogram przekazywania dokumentów – tj. dokument określający terminy, w których klient zobowiązuje się dostarczać biuru rachunkowemu wszystkie niezbędne dokumenty księgowe. Ułatwia planowanie on pracy biura rachunkowego i zapewnia terminowość rozliczeń.
Drugi przykład odnosi się do polityki prywatności i ochrona danych osobowych. jest to dokument informujący o sposobie przetwarzania danych osobowych przez biuro rachunkowe zgodnie z RODO. Zabezpiecza on interesy obu stron, zapewniając zgodność z przepisami o ochronie danych osobowych. Zalecane jest nie tylko same oświadczenie, ale także umowa o powierzeniu danych osobowych (w formie załącznika do umowy o usługi księgowe).
Inne załączniki
Po trzecie, załącznikiem do umowy może być także Szczegółowy zakres usług – tzn. dokument szczegółowo opisujący zakres usług świadczonych przez biuro rachunkowe, np. prowadzenie ksiąg rachunkowych, sporządzanie deklaracji podatkowych, obsługa kadrowo-płacowa. Zapewnia on jasne określenie obowiązków biura rachunkowego i unika nieporozumień co do zakresu świadczonych usług. Jeśli dane działania biura wykraczają poza zakres z umowy, to można do niej załączyć także cennik usług – czyli szczegółowy wykaz cen za poszczególne usługi świadczone przez biuro rachunkowe. Taki dokument umożliwia klientowi pełną świadomość kosztów związanych z korzystaniem z usług księgowych.
Po czwarte, może to być także wykaz przechowywanych dokumentów. Z perspektywy biura rachunkowego może to być dość istotne zabezpieczenie, gdyż przyjmując odpowiednie dokumenty od klienta, warto sporządzić protokół z takiej czynności (jaki jest stan na moment przekazania i rozliczenia dokumentów). Po piąte, jest to Karta Identyfikacja Klienta – stanowi dopełnienie obowiązku AML i jest to dokument zawierający dane, które wymaga ustawodawca i który należy przekazywać wobec obowiązków dotyczących prania brudnych pieniędzy.
Po szóste, załączniki do umowy mogą stanowić także dodatkowe postanowienia związane ze współpracą biura rachunkowego oraz klienta w zakresie wchodzącego niedługo w życie KSeF (Krajowego Systemu e-Faktur). KSeF stanowi bowiem swoisty katalizator zmian w biurze rachunkowym oraz w umowach o usługi księgowe, gdyż wiele z nich po wejściu w życie KSeF będzie wymagało zmian czy też podpisania stosownych aneksów z klientami.
Załączenie odpowiednich dokumentów do umowy na usługi księgowe jest kluczowe dla zapewnienia transparentności i bezpieczeństwa współpracy między biurem rachunkowym a klientem. Dokumenty te określają zasady współpracy, zakres obowiązków, terminy, a także kwestie związane z ochroną danych osobowych i odpowiedzialnością za przekazywane informacje. Kompletny zestaw dokumentów nie tylko ułatwia codzienną współpracę, ale także chroni interesy obu stron w przypadku ewentualnych sporów.
Szukasz wzoru umowy na usługi księgowe i kadrowo-płacowe? Zajrzyj tutaj https://platforma.ikidp.pl/courses/wzor-umowy-na-uslugi-ksiegowe-i-kadrowo-placowe/