Rejestracja i sprawozdawczość fundacji rodzinnej – kluczowe dokumenty i procedury

Fundacja rodzinna w Polsce jako nowa forma organizacji prawnej została uregulowana przez ustawę o fundacji rodzinnej. Jej celem jest umożliwienie tworzenia struktur zarządzających majątkiem rodzinnym w sposób zorganizowany i dostosowany do potrzeb członków rodziny. Prawidłowe prowadzenie fundacji rodzinnej wymaga przestrzegania określonych procedur rejestracyjnych oraz sprawozdawczości, które mają kluczowe znaczenie pod kątem zgodności z obowiązującym prawem. 

Rejestracja fundacji rodzinnej 

Pierwszym krokiem w procesie tworzenia fundacji rodzinnej jest złożenie przez fundatora oświadczenia o ustanowieniu fundacji. Może ono być sporządzone w formie aktu notarialnego lub jako część testamentu, w przypadku gdy fundacja ma powstać po śmierci fundatora. Z chwilą sporządzenia aktu założycielskiego lub ogłoszenia testamentu, powstaje fundacja rodzinna w organizacji, co oznacza, że może być podmiotem praw i obowiązków. 

Po złożeniu oświadczenia, kolejnym krokiem jest opracowanie statutu fundacji rodzinnej, który również musi być sporządzony w formie aktu notarialnego. Statut powinien określać m.in. cele fundacji, zasady działania, strukturę organizacyjną oraz sposób zarządzania majątkiem fundacji. Ważnym elementem jest również ustanowienie i uregulowanie zasad funkcjonowania organów fundacji rodzinnej, takich jak zarząd czy zgromadzenie beneficjentów, które są odpowiedzialne za jej funkcjonowanie i realizację celów statutowych. 

Fundator zobowiązany jest także do wniesienia mienia na pokrycie funduszu założycielskiego. Minimalna wartość wniesionego mienia wynosi 100.000,00 złotych. Mienie to może obejmować pieniądze, nieruchomości, papiery wartościowe czy też inne aktywa, które będą stanowiły majątek fundacji. Następnie fundacja rodzinna musi zostać zarejestrowana w rejestrze fundacji prowadzonym przez Sąd Okręgowy w Piotrkowie Trybunalskim. W celu dokonania wpisu fundator składa wniosek na urzędowych formularzach. Formularz rejestracyjny powinien zawierać m.in. nazwę fundacji, jej siedzibę, adres, dane członków organów fundacji, sposób reprezentacji fundacji oraz czas trwania fundacji, jeśli jest oznaczony. Formularz wniosku o rejestrację fundacji rodzinnej w rejestrze fundacji rodzinnych oznaczony jest kodem RFR-W. Wraz z wnioskiem o rejestrację należy złożyć szereg załączników, w tym oświadczenia fundatora i członków organu.  

Rachunkowość w fundacji rodzinnej 

Sprawozdawczość fundacji rodzinnej obejmuje zaś obowiązek regularnego składania sprawozdań finansowych ze swojej działalności. Fundacje rodzinne powinny ustalić i dokumentować przyjęte zasady rachunkowości oraz politykę rachunkowości, zgodnie z wymaganiami ustawy o rachunkowości. Dokumentacja ta powinna obejmować sposób prowadzenia ksiąg rachunkowych, zasady wyceny aktywów i pasywów, a także metody ustalania wyniku finansowego.  

Fundacje rodzinne są zobowiązane także do prowadzenia ksiąg rachunkowych, które odzwierciedlają rzeczywisty stan aktywów i pasywów oraz wynik finansowy fundacji. Księgi te muszą być prowadzone zgodnie z zasadami wynikającymi z ustawy o rachunkowości i powinny być na bieżąco aktualizowane. Na dzień bilansowy, czyli co do zasady 31 grudnia każdego roku, fundacje muszą przeprowadzić inwentaryzację aktywów i pasywów. Zgodnie z art. 26 ustawy o rachunkowości, należy sporządzić zestawienie sald inwentaryzowanej grupy składników aktywów.  

Po zakończeniu roku obrotowego, fundacja rodzinna powinna zamknąć księgi rachunkowe i sporządzić roczne sprawozdanie finansowe. Dokument ten powinien być sporządzony, co do zasady, do 31 marca roku następnego, co wynika z art. 45, art. 52 ust. 1 oraz art. 12 ust. 2 pkt 1 ustawy o rachunkowości. Ostatecznym krokiem jest złożenie rocznego sprawozdania finansowego wraz z innymi wymaganymi dokumentami we właściwym rejestrze sądowym. Dokumenty te należy złożyć w Sądzie Okręgowym w Piotrkowie Trybunalskim w ciągu 15 dni od dnia zatwierdzenia sprawozdania finansowego. Wraz ze sprawozdaniem należy złożyć wniosek RFR-Z30 i załącznik RFR-ZN, a także inne dokumenty, takie jak sprawozdanie z badania sprawozdania finansowego (jeśli było ono badane) oraz uchwałę o zatwierdzeniu sprawozdania finansowego i podziale zysku lub pokryciu straty. 

Zgłaszanie beneficjentów rzeczywistych 

Fundacja rodzinna zobowiązana jest także do zgłaszania informacji o beneficjentach rzeczywistych do Centralnego Rejestru Beneficjentów Rzeczywistych (CRBR) i aktualizacji tych informacji. W przypadku małoletnich beneficjentów, należy zgłosić również ich przedstawicieli ustawowych. Termin na zgłoszenie beneficjentów rzeczywistych wynosi 14 dni od daty utworzenia fundacji. W przypadku zmiany danych, czyli np. w razie poszerzenia grona beneficjentów, termin ten liczy się od dnia, w którym zmiana ta miała miejsce.  

Podsumowując zatem, rejestracja fundacji rodzinnej w Polsce wymaga staranności w przygotowaniu dokumentów oraz ścisłego przestrzegania procedur rejestracyjnych i sprawozdawczych. Kluczowymi dokumentami są statut fundacji, odpowiednie formularze związane z rejestracją fundacji oraz roczne sprawozdania finansowe. Prawidłowe wypełnienie tych obowiązków zapewnia zgodność fundacji z przepisami prawa i umożliwia jej efektywne funkcjonowanie. 

Dołącz do uczestników kursu „Jak prowadzić fundację rodzinną – podatki, rachunkowość, dokumenty” – https://platforma.ikidp.pl/courses/jak-prowadzic-fundacje-rodzinna-podatki-rachunkowosc-dokumenty/  

Autor

Redaktor prowadzący

Redaktor naczelny