Ustawa o sygnalistach podpisana! Przygotuj się już dzisiaj na zmiany w biurze rachunkowym!

Dnia 19 czerwca 2024 roku Prezydent podpisał ustawę o ochronie sygnalistów. Ustawa ta, która zacznie obowiązywać 25 września 2024 roku, wprowadza nowe obowiązki dla wielu przedsiębiorców, w tym przede wszystkim dla pracodawców i przedsiębiorców takich jak prowadzący biura rachunkowe. Ustawa dotyczy osób zgłaszających nieprawidłowości w miejscu pracy i nakłada na pracodawców szereg obowiązków związanych z ochroną sygnalistów. 

Ustawa o sygnalistach podpisana! 

Ustawa o ochronie sygnalistów ma na celu zapewnienie ochrony osobom zgłaszającym naruszenia prawa w miejscu pracy. Sygnalista to osoba, która informuje o nieprawidłowościach, takich jak korupcja, nadużycia finansowe, naruszenia bezpieczeństwa, sytuacje tworzące zagrożenie dla zdrowia i środowiska, które miały miejsce w organizacji, w której pracuje lub z którą jest związana. Z uwagi na to, w życie wchodzą zupełnie nowe przepisy, które to wymagają od pracodawców realizację szeregu nowych obowiązków. 

Dla przykładu, zgodnie z ustawą wobec sygnalisty nie mogą być podejmowane działania odwetowe ani groźby zastosowania takich działań. Ochrona obejmuje zarówno pracowników, jak i inne osoby wykonujące czynności na rzecz pracodawcy. Pracodawcy muszą stworzyć bezpieczne i poufne kanały do zgłaszania naruszeń przez sygnalistów. Kanały te muszą umożliwiać anonimowe zgłoszenia i zapewniać ochronę tożsamości sygnalisty. Trzeba jednak zwrócić uwagę na to, kogo faktycznie będzie obowiązywała ustawa – nie będzie ona dotyczyć bowiem wszystkich biur rachunkowych, jednak będzie wymagała od wszystkich zmiany w podejściu do prowadzonej działalności. Jest to związane z tym, że pracodawcy zatrudniający co najmniej 50 pracowników będą zobowiązani do wprowadzenia wewnętrznego systemu zgłaszania nieprawidłowości. Tacy pracodawcy będą także zobowiązani do rozpatrywania zgłoszeń w sposób terminowy i rzetelny. Konieczne jest opracowanie procedur wewnętrznych, które zapewnią efektywne zarządzanie zgłoszeniami. 

Realizacja obowiązków wynikających z ustawy może być dużym wyzwaniem dla biur rachunkowych z kilku powodów. Po pierwsze, ustawa zaczyna obowiązywać już za niespełna trzy miesiące, co wymaga szybkiego dostosowania się do nowych przepisów. Po drugie, opracowanie i wdrożenie odpowiednich procedur zgłaszania i ochrony sygnalistów wymaga staranności i zasobów, które mogą być ograniczone w wielu biurach. Po trzecie, tak samo niezbędne może okazać się przeprowadzenie szkoleń dla pracowników, aby uświadomić im nowe przepisy i procedury, co może być dość czasochłonne. 

Co to oznacza dla biur rachunkowych? 

Warto zauważyć, że od 13 lipca 2018 r. instytucje obowiązane, w tym biura rachunkowe, zgodnie z art. 53 ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu (AML/CFT), są zobowiązane do opracowania i wdrożenia wewnętrznej procedury anonimowego zgłaszania naruszeń. Procedura ta dotyczy zgłaszania rzeczywistych lub potencjalnych naruszeń przepisów z zakresu przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu. Każde biuro rachunkowe, jako instytucja obowiązana w myśl ustawy AML/CFT, jest również zobowiązane dostosować się do przepisów ustawy o ochronie sygnalistów. Oto kroki, które warto podjąć w tym zakresie: 

1. Przegląd i aktualizacja procedur – sprawdzenie istniejących procedur AML/CFT i ich aktualizacja w celu zapewnienia zgodności z nową ustawą o ochronie sygnalistów.  
2. Stworzenie nowych kanałów zgłaszania – czyli wdrożenie nowych kanałów zgłaszania naruszeń, które będą zgodne z wymogami nowej ustawy i zapewnią odpowiednią ochronę sygnalistów.  
3. Szkolenie pracowników – tj. przeprowadzenie szkoleń dotyczących nowych obowiązków i procedur, aby pracownicy byli świadomi swoich praw i obowiązków w zakresie zgłaszania nieprawidłowości.  
4. Monitorowanie działań – tzn. regularne monitorowanie i przeglądanie wdrożonych procedur, aby zapewnić ich efektywność i zgodność z przepisami. 

Biura rachunkowe mają zatem dwie opcje do wyboru: 1) stworzyć jedną wspólną procedurę anonimowego zgłaszania naruszeń prawa, która będzie zgodna z wymaganiami obu ustaw; albo też 2) opracować dwie oddzielne procedury: jedną spełniającą wymogi ustawy AML/CFT, a drugą dostosowaną do ustawy o sygnalistach. Mogą również rozważyć skorzystanie z gotowych rozwiązań oferowanych przez zewnętrzne firmy specjalizujące się w zarządzaniu zgłoszeniami naruszeń i ochronie sygnalistów. 

Z uwagi na to, podpisanie ustawy o ochronie sygnalistów przez Prezydenta wprowadza nowe wyzwania dla wielu miejsc pracy, w tym dla biur rachunkowych. Krótkie terminy na dostosowanie się do przepisów, konieczność opracowania skomplikowanych procedur oraz przeprowadzenie szkoleń dla pracowników to tylko niektóre z nich. Niemniej jednak, wdrożenie odpowiednich działań pozwoli na zwiększenie transparentności i odpowiedzialności w biurach rachunkowych, a także na lepszą ochronę osób zgłaszających nieprawidłowości. 

Skorzystaj z kompleksowego opracowania na temat sygnalistów w biurze rachunkowym – https://platforma.ikidp.pl/courses/sygnalisci-w-biurze-rachunkowym/  

Autor

Redaktor prowadzący

Redaktor naczelny