Jak przygotować się do kontroli prowadzonej przez fiskusa? Prawa i obowiązki kontrolowanego

Kontrola prowadzona przez fiskusa jest jednym z mechanizmów, które mają na celu zapewnienie prawidłowości i zgodności rozliczeń podatnika z przepisami prawa podatkowego. Przygotowanie do kontroli przez fiskusa wymaga jednak znajomości praw i obowiązków kontrolowanego, a także odpowiedniego przygotowania dokumentacji i współpracy z kontrolującymi. Jak przygotować się zatem do tej kontroli? Odpowiadamy w dzisiejszym artykule. 

Kontrola prowadzona przez fiskusa – jak się przygotować? 

W zakresie przygotowania do kontroli prowadzonej przez fiskusa należy zgromadzić materiał, który będzie odpowiadał na zarzuty organu, które wstępnie już organ (pytając nas w czynnościach  sprawdzających lub zapytaniach krzyżowych) zebrał i sformułował w stosunku do nas. Dotyczy to różnego rodzaju transakcji, dokumentów, świadków i innych dowodów, które mogą potwierdzać zaistnienie określonych wydarzeń. Trzeba też pamiętać, aby te wyjaśnienia i dowody, które składamy miały spójność z latami poprzednimi lub następującymi po okresie, jaki obejmuje kontrola – zwłaszcza jeśli dokonywaliśmy transakcji z danym kontrahentem w poprzednich albo kolejnych latach (aby objąć je tą samą linią dowodzenia). Widać to dobrze np. na podstawie dokumentacji cen transferowych, gdzie odbywa się sprzedaż towarów pomiędzy podmiotami powiązanymi w różnych latach. 

Oprócz tego, poza ograniczeniem ryzyka trzeba także zastanowić się nad tym, jak zminimalizować nasze wątpliwości co do poszczególnych kwestii. Można tutaj skorzystać z różnego rodzaju narzędzi, które rozwieją wątpliwości co do tego, czy dany podatek należy zapłacić (i w jakiej stawce) czy też nie (gdyż np. korzystamy w tym zakresie ze zwolnień). Narzędzia takie to m.in. interpretacje podatkowe, APA, opinie zabezpieczające WIS, WIA czy też WIT, które mają nas utwierdzić w tym, że idziemy we właściwym kierunku w zakresie danego podatku i mają wiążącą moc wobec opisanego tam stanu faktycznego i prawnego dla organu i podatnika (chronią nas przed zarzutami organu w danym kierunku w prowadzonej kontroli). 

Prawa i obowiązki kontrolowanego – w tym ciężar dowodowy 

Pierwszą istotną kwestią w zakresie praw i obowiązków kontrolowanego są kwestie dotyczące ciężaru dowodowego – naczelną zasadą kontroli jest bowiem to, że to organ jest gospodarzem kontroli i to po jego stronie leży obowiązek ustalenia kompletnego stanu faktycznego. Organ powinien przeprowadzić nie tylko dowody z urzędu i tylko na z góry postanowione przez niego tezy, ale także dowody z wniosku podatnika, które dotyczą danych twierdzeń sformułowanych na okoliczności dla niego korzystne. Tylko wtedy możliwe jest uzyskanie pełnego stanu faktycznego (a nie wybiórcze) i zebranie jak największej liczby dowodów – tak aby spisując to wszystko w protokole kontroli organ mógł przyjąć argumentację, która przemawia za podjętymi ustaleniami i która jest obiektywna. Ważąc dowody organ dochodzi, bowiem do wniosku, że pewne okoliczności są udowodnione przez organ lub podatnika, a pewne nie zostały wykazane.

Istnieje przy tym także jednak zasada ograniczonego obowiązku dowodzenia przez organy. Jeśli mamy, bowiem daną okoliczność udowodnioną, to organ nie ma obowiązku np. dalej przesłuchiwać kolejnych sześciu świadków, podczas gdy mamy potwierdzone te fakty  wcześniej na podstawie innych dowodów. Kolejny z zarzutów, jaki jest najczęściej powoływany przez pełnomocników w zakresie działań organów, to zarzut wybiórczego gromadzenia materiału dowodowego – tj. jeżeli w kontroli organ przeprowadza postępowanie dowodowe wybiórczo pod z góry przyjętą przez siebie tezę. Kontrolujący wówczas przeprowadzają tylko te dowody, które są potwierdzeniem ich założeń w sprawie.  

Bardzo dobrze jest również widziana na etapie postępowania podatkowego, wcześniejsza współpraca z organem – już w kontroli można, bowiem składać wnioski dowodowe, które są przeciwstawne dla tez przyjętych przez organ (dotyczących np. zaistnienia karuzeli podatkowej). Istnieje, bowiem konieczność dopuszczania w kontroli dowodów na korzyść podatnika – bez względu na ustalenia organów, o czym była również mowa powyżej.  

Jeśli chodzi zaś o podstawowe prawa kontrolowanego to warto wyróżnić tutaj: 1) prawo do ustanowienia pełnomocnika, 2) prawo wglądu do akt sprawy na bieżąco, 3) prawo do zgłaszania wniosków dowodowych i 4) prawo do końcowego zapoznania się z materiałem dowodowym zgromadzonym w aktach sprawy. W zakresie podstawowych obowiązków podatnika należy zaś wyróżnić: 1) udostępnienie dokumentów organowi, 2) udostępnienie obiektów do oględzin czy też 3) współpracowanie z organem w toku postępowania – wszystko to jednak oczywiście w ramach granic czasowych i przedmiotu prowadzonej kontroli. 

Kontrolowany może  także skonsultować się z doradcą podatkowym, aby upewnić się, że wszystkie aspekty prowadzonej przez niego działalności gospodarczej są zgodne z przepisami prawa podatkowego i aby być przygotowanym na ewentualne pytania ze strony kontrolujących. Warto też poinformować kluczowych pracowników o planowanej lub prowadzonej kontroli i ich obowiązkach podczas jej trwania. Trzeba upewnić się, że wiedzą, gdzie znajdują się istotne dokumenty i jak współpracować z kontrolującymi. 

Podsumowując zatem, przygotowanie do kontroli przez fiskusa wymaga staranności, rzetelności i dobrej organizacji. Znajomość praw i obowiązków kontrolowanego jest kluczowa dla zapewnienia prawidłowego przebiegu kontroli i minimalizacji ryzyka negatywnych konsekwencji. Współpraca z doradcą podatkowym oraz odpowiednie przygotowanie dokumentacji i zespołu mogą znacząco ułatwić przejście przez proces kontroli podatkowej lub celno-skarbowej. 

Skorzystaj z kompleksowego wsparcia w tworzeniu pism podatkowych na każdym etapie kontaktów z urzędem – https://platforma.ikidp.pl/courses/wzory-pism-podatkowych-czynnosci-sprawdzajace-kontrole-postepowania-podatkowe-i-sadowo-administracyjne-zabezpieczenia-i-egzekucje/ 

Autor

Redaktor prowadzący

Redaktor naczelny