Jakie dokumenty w biurze rachunkowym dotyczące sygnalistów przygotować?

W biurze rachunkowym, podobnie jak w wielu innych organizacjach, istotne jest wdrożenie systemu zgłaszania naruszeń, znanego jako whistleblowing. System ten pozwala pracownikom i innym interesariuszom na zgłaszanie nieprawidłowości w sposób bezpieczny i poufny. Przygotowanie odpowiednich dokumentów jest kluczowe dla skutecznego funkcjonowania tego systemu. Powyższe wiąże się także z wchodzącą w życie we wrześniu w Polsce ustawą o ochronie sygnalistów. Wszystkie biura rachunkowe, bez względu na liczbę osób wykonujących pracę zarobkową na ich rzecz – będą zobowiązane do stosowania przepisów o ochronie sygnalistów. 

Nowe obowiązki dla przedsiębiorców! 

Omawiana ustawa nakłada na przedsiębiorców i inne podmioty szereg różnego rodzaju obowiązków dotyczących sygnalistów, czyli osób zgłaszających nieprawidłowości w danym miejscu pracy. Pierwszym krokiem jest stworzenie Polityki ochrony sygnalistów, która określa zasady i procedury związane z zgłaszaniem naruszeń. Dokument ten powinien zawierać definicje kluczowych terminów, takich jak sygnalista, zgłoszenie, czy działania odwetowe. Ważne jest, aby polityka jasno określała zakres i cel, procedury zgłaszania naruszeń, kanały zgłaszania (w tym możliwość zgłoszeń anonimowych), ochronę sygnalistów przed represjami oraz sposoby rozpatrywania zgłoszeń. Ponadto, polityka powinna zawierać zasady informowania sygnalistów o wynikach ich zgłoszeń oraz obowiązki i odpowiedzialnośći poszczególnych jednostek organizacyjnych. 

Kolejnym dokumentem jest Procedura zgłaszania naruszeń, która szczegółowo opisuje kroki, jakie należy podjąć w przypadku zgłaszania nieprawidłowości. Procedura powinna zawierać instrukcje dotyczące zgłaszania nieprawidłowości, formularze zgłoszeniowe, informacje kontaktowe do osób odpowiedzialnych za przyjmowanie zgłoszeń oraz opis procesu potwierdzania otrzymania zgłoszenia. Ważne jest również określenie terminów i sposobu informowania sygnalistów o postępach w sprawie. 

W związku z włączeniem biur rachunkowych do katalogu instytucji obowiązanych, każde biuro rachunkowe musi wdrożyć odpowiednie procedury i zasady zgodne z wymogami ustawy AML/CFT. Obejmuje to m.in. identyfikację klientów, monitorowanie transakcji oraz zgłaszanie podejrzanych operacji do Generalnego Inspektora Informacji Finansowej (GIIF). Tak samo każde biuro rachunkowe, jako instytucja obowiązana w myśl ustawy AML/CFT, jest również zobowiązane do dostosowania się do przepisów ustawy o ochronie sygnalistów. W związku z powyższym, każde biuro rachunkowe powinno zweryfikować swoje procedury i zasady zgłaszania naruszeń, które zostały ustalone na potrzeby wdrożenia przepisów ustawy AML/CFT, w świetle wymagań ustawy o ochronie sygnalistów. Biura rachunkowe mają do wyboru zatem dwie drogi: jedna wspólna procedura zgłaszania naruszeń prawa albo dwie odrębne procedury. 

Dokumentacja dotycząca sygnalistów 

Ważnym dokumentem może być również Polityka ochrony danych osobowych, która określa, jak przetwarzane i chronione są dane osobowe sygnalistów. Polityka ta powinna zawierać informacje o rodzajach danych osobowych gromadzonych od sygnalistów, zasady i procedury dotyczące przechowywania i przetwarzania danych osobowych, informacje o prawach sygnalistów dotyczących ich danych osobowych oraz środki bezpieczeństwa stosowane do ochrony danych osobowych.  

Co ważne, nie można przy tym zapomnieć o szkoleniach i informacjach dla pracowników. Program szkoleniowy oraz materiały informacyjne powinny być dostępne dla wszystkich pracowników (łącznie z osobami świadczącymi pracę na podstawie innych umów niż stosunek pracy), aby zapewnić im odpowiednią wiedzę na temat systemu zgłaszania nieprawidłowości. W skład tego programu powinien wchodzić plan szkoleń, materiały edukacyjne (takie jak broszury i prezentacje), harmonogram szkoleń oraz testy wiedzy i ankiety oceniające zrozumienie polityk i procedur przez pracowników.  

Ostatnim, ale nie mniej ważnym elementem jest raportowanie i monitorowanie skuteczności systemu sygnalistów. Dokumenty dotyczące raportowania mogą zawierać wzory raportów z działalności systemu, metryki i wskaźniki do monitorowania jego skuteczności, procedury przeglądu i aktualizacji polityk oraz zasady raportowania do zarządu i innych organów nadzorczych. Wreszcie, niezbędne jest prowadzenie rejestru zgłoszeń, który będzie dokumentował wszystkie zgłoszenia otrzymane przez biuro rachunkowe. Rejestr powinien zawierać dane dotyczące zgłoszenia (data, sposób zgłoszenia, opis nieprawidłowości), status zgłoszenia, podjęte działania, wyniki dochodzenia oraz informacje o komunikacji z sygnalistą. 

Wdrożenie systemu zgłaszania naruszeń w biurze rachunkowym wymaga przygotowania szeregu dokumentów, które zapewnią sprawne i efektywne zarządzanie zgłoszeniami. Kluczowe jest stworzenie jasnych i przejrzystych procedur, które będą chronić sygnalistów oraz zapewnią poufność i anonimowość zgłoszeń. Dbałość o te aspekty przyczyni się do budowania zaufania w organizacji oraz minimalizowania ryzyka wystąpienia nieprawidłowości. 

Ustawa o ochronie sygnalistów wchodzi w życie po trzech miesiącach od dnia jej ogłoszenia, czyli od 24 czerwca 2024 r. Podmioty prawne mają czas do 25 września 2024 r. na wdrożenie wewnętrznych procedur zgłoszeń. Przepisy dotyczące zgłoszeń zewnętrznych zaczną obowiązywać po upływie sześciu miesięcy od dnia ogłoszenia ustawy. Niedopełnienie obowiązku wdrożenia procedur zgodnych z ustawą lub naruszenie jej wymogów stanowi wykroczenie, za które może być nałożona kara grzywny. 

Przygotuj się na nowe obowiązki dotyczące „sygnalistów” i skorzystaj z Przewodnika “Sygnaliści w biurze rachunkowym”, który powstał przy współpracy ekspertów Mariański Group, Instytutu Księgowości i Doradztwa Podatkowego oraz Whistlelink – https://platforma.ikidp.pl/courses/sygnalisci-w-biurze-rachunkowym/  

Autor

Redaktor prowadzący

Redaktor programowy