Korzyści z dobrze przygotowanej umowy na usługi księgowe

Umowa na usługi księgowe to kluczowy dokument w relacji między przedsiębiorcą a biurem rachunkowym. Jej dobrze przemyślana i skonstruowana treść może przynieść wiele korzyści dla obu stron. Umowa powinna precyzyjnie definiować, jakie usługi będą świadczone przez biuro rachunkowe. Może to obejmować prowadzenie ksiąg rachunkowych, sporządzanie sprawozdań finansowych, przygotowywanie deklaracji podatkowych, a także inne specyficzne usługi. Jasno określony zakres usług zapobiega późniejszym nieporozumieniom i zapewnia, że obie strony mają te same oczekiwania. 

Dobrze przygotowana umowa na usługi księgowe 

Poza tym, jasno określone zasady współpracy zapewniają bezpieczeństwo obydwu stronom umowy i minimalizują ryzyko (obszary odpowiedzialności) po stronie biura rachunkowego. Nie powinniśmy, zatem bać się obszerności i szczegółowości takich umów – im granice są wyraźniej postawione, tym lepiej stronom się współpracuje. Im więcej aspektów poruszymy w takiej umowie, im więcej zamieścimy pouczeń dla klienta i im więcej wskażemy klientowi wyjątków – tym bardziej jako biuro rachunkowe czujemy się bezpieczniej. W takim przypadku nie odpowiadamy, bowiem za cały biznes i środowisko biznesowe klienta, musimy więc też te granice wyraźnie postawić i wstawić klientowi, co leży w jego gestii. 

Umowa powinna zawierać przy tym zapisy dotyczące odpowiedzialności każdej ze stron. Biuro rachunkowe powinno być odpowiedzialne za prawidłowe wykonywanie powierzonych mu zadań, ale z zastrzeżeniem, że klient dostarczy niezbędne i prawdziwe informacje. Dobrze sformułowane klauzule mogą chronić przed ewentualnymi roszczeniami wynikającymi z błędów księgowych, zarówno z winy biura, jak i klienta. 

Oprócz tego, taka umowa powinna też dokładnie określać zasady wynagrodzenia za świadczone usługi. Wynagrodzenie powinno być adekwatne do zakresu, rodzaju i obszarów świadczonych usług. Może to być opłata stała, opłata za godzinę pracy, czy też opłata uzależniona od zakresu wykonanych prac. Precyzyjne ustalenie kosztów eliminuje ryzyko nieporozumień finansowych oraz umożliwia lepsze planowanie budżetu przez klienta. Umowa może przy tym zawierać harmonogram realizacji usług, w tym terminy przekazywania dokumentów przez klienta oraz terminy wykonania poszczególnych zadań przez biuro rachunkowe. Dobrze określone terminy pomagają w organizacji pracy i zapobiegają opóźnieniom, które mogą skutkować np. karami za nieterminowe złożenie deklaracji podatkowych. 

Jakie jeszcze korzyści? 

Dodatkowo, istotne jest także uregulowanie obszarów obowiązkowych – trzeba zwrócić uwagę czy w naszych umowach i w załącznikach do nich mamy właściwie uregulowane obszary dotyczące RODO, umowy powierzenia, kwestie dotyczące AML, schematów podatkowych, oświadczeń ZUS. Przy czym pamiętać trzeba, że regulacje odnoszące się do RODO, dotyczyć powinny nie tylko klientów, ale także każdy księgowy w swoim biurze rachunkowym powinien posiadać dla pracowników odpowiednie upoważnienia, dostępy, rejestry czy też procedurę powiadomienia w razie wycieku danych, wymaganą przez RODO. Biuro rachunkowe, mając dostęp do wrażliwych informacji finansowych klienta, powinno zobowiązać się do ich odpowiedniego zabezpieczenia. W razie naruszeń w tym zakresie możemy się, bowiem narazić na dotkliwe kary. 

Kluczowe jest także prawidłowe wdrożenie KSeF, czyli przemyślenie tego, jaki model współpracy z danym klientem wybieramy. Czasem lepiej jest mieć, bowiem dziesięciu wyselekcjonowanych klientów aniżeli stu, których obsługujemy losowo inie zachowując odpowiednich standardów współpracy. Nie z każdym klientem możemy, bowiem mieć jeden model współpracy, a z różnymi kontrahentami możemy współdziałać w różny sposób, na różnych zasadach, w tym także w kwestiach dotyczących KSeF.  

Umowa powinna przewidywać możliwość jej rozwiązania przez każdą ze stron, wraz z określeniem warunków takiego rozwiązania. To ważne, aby mieć jasność co do procedur i ewentualnych kosztów związanych z wcześniejszym zakończeniem współpracy. Warto też, aby umowa przewidywała procedurę wprowadzania zmian w jej treści. Przedsiębiorstwo może się rozwijać, co może wymagać dostosowania zakresu usług księgowych. Elastyczność umowy w tym zakresie umożliwia bieżące dostosowanie współpracy do potrzeb klienta. 

Podsumowując, dobrze przygotowana umowa na usługi księgowe jest fundamentem efektywnej i bezproblemowej współpracy między przedsiębiorcą a biurem rachunkowym. Zapewnia jasność, bezpieczeństwo oraz chroni interesy obu stron. Przed jej podpisaniem warto dokładnie przeanalizować wszystkie zapisy i ewentualnie skonsultować je z prawnikiem, aby uniknąć potencjalnych problemów w przyszłości. Warto postawić zatem na kompleksowe rozwiązania – zapewnić komfortowe warunki współpracy i wybrać odpowiednią, rozbudowaną umowę o świadczenie usług księgowych z załącznikami. 

Szukasz wzoru umowy na usługi księgowe i kadrowo-płacowe? Umowa z 8 załącznika czeka na Ciebie, sprawdź i skorzystaj! https://platforma.ikidp.pl/courses/wzor-umowy-na-uslugi-ksiegowe-i-kadrowo-placowe/ 

Autor

Redaktor prowadzący

Redaktor naczelny