Zasady kontroli podatkowej. Jakie wzory pism warto sobie przygotować?

Kontrola podatkowa stanowi procedurę, której celem jest sprawdzenie, czy podatnicy oraz inne podmioty prawidłowo wypełniają swoje obowiązki podatkowe. Aby zapewnić jej prawidłowy przebieg, proces kontroli regulują określone zasady, które mają na celu ochronę interesów zarówno organów skarbowych, jak i kontrolowanych podmiotów. W dzisiejszym artykule omawiamy kluczowe zasady kontroli podatkowej oraz wskazujemy, jakie wzory pism warto przygotować w przypadku prowadzenia kontroli. 

Zasady kontroli podatkowej 

Kontrola prowadzona przez fiskusa powinna opierać się o określone zasady. Zasady te powinny przyświecać organom podatkowym na każdym etapie działania – od kontroli podatkowej po postępowanie podatkowe. Mają charakter nadrzędny i stoją na straży praw podatników.  

Pierwsza z nich to zasada pisemności. Zasada ta oznacza, że wszystkie czynności i decyzje w toku kontroli podatkowej muszą być sporządzone na piśmie. Każde działanie kontrolne, w tym wezwania, postanowienia i przede wszystkim – protokół, który ją kończy, powinno mieć formę dokumentu pisemnego. Jest ona bardzo istotna dla podatników i księgowych – jeśli organ wymaga od nas podania określonych danych, to powinniśmy udzielać ich na piśmie. Nie udzielamy informacji w formie rozmowy, maila czy też w trakcie połączenia telefonicznego, zawsze wnosimy o zobowiązanie nas do przedstawienia danych informacji na piśmie. Wtedy mamy możliwość zweryfikowania, czy to czego organ żąda jest zgodne z przepisami i musimy to udostępnić. Po drugie, nie mamy wątpliwości co do tego, czego organ od nas zażądał i w związku z tym mamy klarowność, że nasza odpowiedź jest zgodna z wezwaniem. Pisemność zapewnia także przejrzystość postępowania oraz możliwość odwołania się od rozstrzygnięć organów podatkowych. 

Kolejna to zasada szybkości postępowania i ekonomiki. Zasada ta zobowiązuje organy podatkowe do prowadzenia kontroli w sposób sprawny, bez nieuzasadnionych opóźnień oraz z zachowaniem racjonalności kosztów zarówno po stronie organu, jak i kontrolowanego. Kontrola powinna być przeprowadzana w taki sposób, aby nie zakłócała nadmiernie działalności przedsiębiorstwa i była zakończona w możliwie najkrótszym terminie. Organ powinien przeprowadzić możliwie szybko wszystkie dowody, które zmierzają do ustalenia całości stanu faktycznego. 

Następną z omawianych jest zasada zaufania. Organy skarbowe są zobowiązane do działania w sposób budzący zaufanie kontrolowanego podmiotu do władzy publicznej. Oznacza to, że kontrola powinna być prowadzona z poszanowaniem praw kontrolowanego oraz w sposób rzetelny i uczciwy. Organ nie może podejmować czynności, które nie są zgodne z przepisami. Łączy się to z zasadą pisemności i koniecznością wskazywania podstaw prawnych swoich działań przez organ. 

Pozostałe zasady to m.in. zasada prawdy obiektywnej (organy podatkowe mają obowiązek dążyć do wyjaśnienia wszystkich okoliczności sprawy w sposób obiektywny, a prawda obiektywna oznacza, że w toku kontroli nie wolno pomijać dowodów mogących wyjaśnić faktyczny stan rzeczy) czy też zasada inicjatywy dowodowej (gdzie organ jest gospodarzem postępowania, on powinien inicjować całe postępowanie z udziałem podatnika).  

Jakie wzory pism sobie przygotować? 

Na tym etapie można także wskazać wzory pism, jakie mogą być konieczne do przedłożenia w trakcie kontroli. Pierwszym z takich pism jest standardowa odpowiedź na wezwanie – organ podatkowy może wezwać przedsiębiorcę do złożenia wyjaśnień lub dostarczenia określonych dokumentów. Warto przygotować wzór pisma, który zawiera m.in. dane nadawcy (przedsiębiorcy), dane organu prowadzącego kontrolę, treść odpowiedzi, w której odnosi się do zakresu wezwania, wskazuje dostarczane dokumenty lub wyjaśnienia, podpis oraz datę. Podobnie jak w przypadku zapytań krzyżowych, w odpowiedzi na wezwanie odpowiadamy wyłącznie w zakresie informacji, które dotyczą dokumentów (ewentualnie można nieco szerzej opisać kontekst faktyczny całej sytuacji, jeśli ona wykracza poza dokumenty, nadal jednak warto trzymać się wyłącznie rodzaju podatku i okresu, który jest kontrolowany). 

Drugie z pism to zastrzeżenia do protokołu badania ksiąg podatkowych. Często w trakcie kontroli organ bada nasze księgi, a wtedy do protokołu możemy złożyć zastrzeżenia, jeśli nie zgadzamy się z oceną przedstawioną przez organ. W nich wskazujemy odpowiedź na zarzuty organu co do nieprawidłowości, nierzetelności w księgach. Możemy już tutaj wskazać konkretne zarzuty dotyczące naruszenia przepisów prawa materialnego czy też procesowego, jakich organ się dopuścił. Wskazujemy także argumenty oraz dowody, które bronią racji podatnika i wyjaśniają kwestionowane okoliczności. 

, Kontrola podatkowa kończy się protokołem kontroli, z którym przedsiębiorca ma prawo się zapoznać i zgłosić zastrzeżenia do protokołu. Warto przygotować wzór pisma, w którym zgłosimy swoje zastrzeżenia – mogą one także dotyczyć różnego rodzaju zarzutów materialnych i formalnych. W kontroli celno-skarbowej nie mamy możliwości wniesienia zastrzeżeń co do ustaleń organu, ale możliwe jest zajęcia stanowiska co do wyniku kontroli, które dołączane jest do materiału dowodowego. 

Reasumując, zasady kontroli mają na celu zapewnienie rzetelności, sprawiedliwości oraz efektywności procesu kontroli. Zrozumienie tych zasad może pomóc przedsiębiorcy w skutecznej ochronie swoich interesów i praw podczas kontroli. Przygotowanie wzorów pism, takich jak odpowiedź na wezwanie, zastrzeżenia do protokołu z kontroli czy też zastrzeżenia do protokołu badania ksiąg podatkowych, może natomiast znacznie ułatwić reakcję na działania organów podatkowych i wpłynąć na wynik kontroli. 

Skorzystaj z kompleksowego wsparcia w tworzeniu pism podatkowych na każdym etapie kontaktów z urzędem – https://platforma.ikidp.pl/courses/wzory-pism-podatkowych-czynnosci-sprawdzajace-kontrole-postepowania-podatkowe-i-sadowo-administracyjne-zabezpieczenia-i-egzekucje/  

Autor

Redaktor prowadzący

Redaktor naczelny