Wydatki na wdrożenie systemu ochrony sygnalistów w kosztach firmy?

Wdrożenie systemu ochrony sygnalistów w firmie to istotny element zarządzania ryzykiem, transparentności oraz zgodności z przepisami prawa. System ten ma na celu umożliwienie pracownikom zgłaszania nieprawidłowości wewnątrz organizacji w sposób bezpieczny, chroniąc ich przed potencjalnymi represjami. W związku z tym wiele firm staje przed koniecznością poniesienia wydatków na jego implementację. Z punktu widzenia podatków i zarządzania finansami przedsiębiorstwa, pojawia się pytanie, czy takie wydatki można traktować jako koszty firmy.  

Wydatki na sygnalistów 

W Polsce system ochrony sygnalistów stał się szczególnie istotny po wprowadzeniu przez Unię Europejską Dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z dnia 23 października 2019 r. dotyczącej ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii. W Polsce implementacja dyrektywy ma miejsce na mocy ustawy o ochronie sygnalistów. 

Wdrożenie systemu ochrony sygnalistów może wiązać się z różnorodnymi kosztami, które zależą od wielkości firmy, stopnia skomplikowania systemu oraz jego integracji z innymi procesami. Główne kategorie wydatków obejmują kwestie takie jak: 

1. Koszty konsultacji prawnych – wdrożenie systemu zgodnego z wymogami prawnymi wymaga zazwyczaj współpracy z kancelariami prawnymi lub ekspertami, co wiąże się z kosztami doradztwa.  
2. Zakup lub rozwój oprogramowania – firmy mogą zdecydować się na zakup gotowych narzędzi do zgłaszania nieprawidłowości lub rozwój własnych rozwiązań IT. W obu przypadkach są to istotne wydatki związane z infrastrukturą IT.  
3. Szkolenia dla pracowników – aby system ochrony sygnalistów działał prawidłowo, konieczne jest przeszkolenie personelu. Szkolenia dotyczą nie tylko osób odpowiedzialnych za odbieranie zgłoszeń, ale także wszystkich pracowników, aby zrozumieli oni, jak działa system i jakie mają prawa jako sygnaliści. Szkolenia winny odbywać się cyklicznie.  
4. Koszty związane z utrzymaniem systemu – oprócz kosztów początkowych, konieczne jest również utrzymanie systemu, w tym regularne aktualizacje, audyty oraz monitorowanie poprawności funkcjonowania kanałów zgłoszeń.  
5. Koszty związane z obsługą zgłoszeń – Procesy związane z analizą i weryfikacją zgłoszeń mogą wymagać zatrudnienia dodatkowych pracowników lub zaangażowania zewnętrznych ekspertów. 

Co wliczymy w koszty firmowe? 

Z punktu widzenia rachunkowości, kluczowym pytaniem jest, czy wydatki związane z wdrożeniem systemu ochrony sygnalistów można uznać za koszty uzyskania przychodu. Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych (CIT) oraz analogicznymi zapisami w ustawie o podatku dochodowym od osób fizycznych (PIT), koszty uzyskania przychodu to wszelkie koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodu lub zabezpieczenia jego źródła. 

W przypadku wydatków na system ochrony sygnalistów można argumentować, że wydatki te są związane z działalnością operacyjną firmy. System sygnalistów pomaga zapobiegać nieprawidłowościom i łamaniu prawa wewnątrz firmy, co może minimalizować ryzyko nałożenia kar finansowych oraz szkód w reputacji firmy, a tym samym chronić źródła przychodów przedsiębiorstwa. Nadto, dzięki wczesnemu wykrywaniu nieprawidłowości, firma może działać sprawniej i unikać potencjalnych strat finansowych wynikających z działań niezgodnych z prawem. Wydatki te zatem przyczyniają się do zabezpieczenia źródła przychodów. 

Przedsiębiorstwa są także zobowiązane do wdrożenia takich systemów, dlatego wydatki te można traktować jako konieczne dla zachowania legalności działalności. Firmy nie mają wyboru, muszą wdrożyć procedury ochrony sygnalistów zgodnie z obowiązującym prawem. Wydatki te są więc wymuszone regulacjami prawnymi i niezbędne do prowadzenia legalnej działalności gospodarczej. Jako że spełniają one obowiązek prawny, można je zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów. 

W związku z powyższym, większość wydatków związanych z wdrożeniem systemu ochrony sygnalistów może być uznana za koszty uzyskania przychodu, o ile spełnia wymogi racjonalności i konieczności z perspektywy działalności gospodarczej. Z uwagi na to, wydatki związane z wdrożeniem systemu ochrony sygnalistów mogą być rozliczone w kosztach podatkowych jako koszty uzyskania przychodów. Po pierwsze, są one związane z obowiązkami wynikającymi z przepisów prawa, a po drugie, mają na celu zabezpieczenie interesów firmy poprzez zapobieganie nieprawidłowościom, co przyczynia się do ochrony źródła przychodów. Wydatki te mogą obejmować konsultacje zewnętrzne, szkolenia dla pracowników oraz zakup oprogramowania, a sposób ich rozliczenia zależy od charakteru poniesionych kosztów. 

Przygotuj się na nowe obowiązki dotyczące „sygnalistów” i skorzystaj z Przewodnika “Sygnaliści w firmie”, który powstał przy współpracy ekspertów Mariański Group, Instytutu Księgowości i Doradztwa Podatkowego oraz Whistlelink – https://platforma.ikidp.pl/courses/sygnalisci-w-firmie/  

Autor

Redaktor prowadzący

Redaktor naczelny