Jeden kanał zgłoszeń sygnalistów w biurze rachunkowym – czy to wystarczy?

W małych biurach rachunkowych często pojawia się pytanie dotyczące tego, czy wdrożenie jednego kanału zgłaszania naruszeń, np. tradycyjnej „skrzynki skarg i zażaleń” wystarcza do spełnienia wymogów ustawy o ochronie sygnalistów. Wymogi te w swoich założeniach stawiają na transparentność i anonimowość zgłaszania nadużyć, co ma zapewnić skuteczną ochronę osób zgłaszających oraz minimalizować ryzyko represji.  

Zgłoszenia wewnętrzne według ustawy 

Zgodnie z art. 26 ust. 1 ustawy o ochronie sygnalistów, sposoby przekazywania zgłoszeń wewnętrznych obejmują co najmniej możliwość dokonywania zgłoszeń ustnie lub pisemnie. Oznacza to, że przedsiębiorstwo może ograniczyć się do zapewnienia tylko jednego z tych sposobów, choć może również wprowadzić oba, jeśli uzna to za konieczne lub odpowiednie. Zgłoszenia pisemne mogą być zatem składane fizycznie, np. poprzez skrzynkę skarg i zażaleń, co w mniejszych przedsiębiorstwach bywa często wykorzystywane. 

Niezwykle istotne jest, aby w przypadku zgłoszeń pisemnych, szczególnie składanych w formie fizycznej (np. skrzynka skarg), pracodawca zapewnił ich regularne sprawdzanie. Zgodnie bowiem z przepisami ustawy, procedura zgłoszeń wewnętrznych powinna określać m.in. obowiązek potwierdzenia sygnaliście przyjęcia zgłoszenia wewnętrznego w terminie 7 dni od dnia jego otrzymania (art. 25 ust. 1 pkt 5 ustawy). Codzienne sprawdzanie skrzynki lub poczty elektronicznej zapewnia dochowanie terminów i pozwala na odpowiednią reakcję. 

Czy sama skrzynka zgłoszeń wystarczy? 

W małych firmach fizyczna „skrzynka skarg i zażaleń” może wydawać się najprostszym rozwiązaniem. Wystarczy zamontować ją w miejscu dostępnym dla pracowników i klientów, a w procedurze zgłaszania naruszeń jasno określić, że niepodpisane zgłoszenia będą rozpatrywane jako anonimowe, a te podpisane pozostaną imienne. Jednak mimo prostoty tego rozwiązania, pojawia się wiele wątpliwości dotyczących jego skuteczności i dyskrecji. 

Warto wspomnieć także, że według art. 7 ust. 1 ustawy podmiot prawny, taki jak biuro rachunkowe, nie ma obowiązku przyjmowania zgłoszeń anonimowych, chyba że zdecyduje się na to w swoich wewnętrznych regulacjach. Jeśli pracodawca wprowadzi możliwość zgłaszania anonimowego, powinien jasno wskazać to w procedurach wewnętrznych oraz zapewnić odpowiednie narzędzia umożliwiające takie zgłaszanie. W przeciwnym razie zgłoszenia anonimowe mogą być zignorowane. 

Największym mankamentem takiej omawianej przez nas „skrzynki” jest jednak ryzyko braku dyskrecji. W małych biurach rachunkowych, gdzie liczba pracowników jest ograniczona, wrzucenie kartki do skrzynki może zostać zauważone przez współpracowników, co może zniechęcić do składania zgłoszeń. Dodatkowo fizyczna forma zgłaszania wymaga późniejszej obsługi, co może prowadzić do wątpliwości dotyczących zapewnienia pełnej anonimowości zgłaszających. 

Warto przy tym także rozważyć inne opcje, które również spełniać wymogi ustawowe i jednocześnie zapewniać większą dyskrecję i dostępność dla pracowników:

1. Anonimowe skrzynki e-mail – czyli utworzenie specjalnego adresu e-mail, do którego dostęp będzie miała tylko upoważniona osoba może być skuteczniejszym rozwiązaniem. Można dodatkowo zadbać o anonimizację adresu nadawcy, co zwiększy poczucie bezpieczeństwa zgłaszających.
2. Zewnętrzne systemy zgłaszania – niektóre firmy decydują się na skorzystanie z usług zewnętrznych dostawców, oferujących anonimowe platformy do zgłaszania naruszeń. Tego rodzaju systemy są dostępne online, a zgłoszenia są odpowiednio szyfrowane i chronione przed dostępem niepowołanych osób.
3. Bezpośrednie spotkania – choć mniej popularne w kontekście anonimowości, niektóre małe firmy oferują możliwość bezpośredniego spotkania z osobą odpowiedzialną za przyjmowanie zgłoszeń. Taki kanał jest odpowiedni tylko w przypadku zgłoszeń, gdzie anonimowość nie jest priorytetem. 

Wobec tego pracodawcy, zgodnie z ustawą o ochronie sygnalistów, muszą zapewnić co najmniej jeden kanał zgłaszania naruszeń – ustny lub pisemny. Fizyczna „skrzynka skarg i zażaleń” może być skutecznym rozwiązaniem, ale należy zadbać o jej regularne sprawdzanie oraz umiejscowienie jej w miejscu zapewniającym dyskrecję osobom z niej korzystającym. Pracodawca może również wybrać drogę elektroniczną. 

Wdrożenie tylko jednego kanału zgłaszania może zatem spełniać podstawowe wymogi ustawy dotyczące zapewnienia kanału zgłoszeń wewnętrznych. Niemniej jednak w małych biurach rachunkowych warto rozważyć elastyczne podejście i zastosowanie kilku uzupełniających się narzędzi. Zwiększy to komfort osób zgłaszających, a także pozytywnie wpłynie na transparentność i zaufanie w miejscu pracy. 

 Przygotuj się na nowe obowiązki dotyczące „sygnalistów” i skorzystaj z Przewodnika “Sygnaliści w biurze rachunkowym”, który powstał przy współpracy ekspertów Mariański Group, Instytutu Księgowości i Doradztwa Podatkowego oraz Whistlelink – https://platforma.ikidp.pl/courses/sygnalisci-w-biurze-rachunkowym/   

Autor

Redaktor prowadzący

Redaktor programowy