Na początku listopada 2024 roku Ministerstwo Finansów przedstawiło projekt nowelizacji ustawy o Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF), wprowadzający długo oczekiwane zmiany, takie jak obsługa załączników oraz nowa wersja schemy FA(3). Choć propozycje te są znaczącym krokiem naprzód, w pełni funkcjonalne wdrożenie e-fakturowania wciąż stawia przed podatnikami liczne wyzwania.
Załączniki do faktur w KSeF – nowość z ograniczeniami
Jedną z najistotniejszych zmian jest wprowadzenie możliwości przesyłania załączników do faktur w ramach KSeF. W teorii załączniki mają uprościć proces przekazywania dokumentów powiązanych z fakturami, takich jak np. specyfikacje towarów czy też związane z fakturami umowy. W praktyce jednak, jak wskazuje Ministerstwo Finansów, zakres tej funkcjonalności będzie ograniczony do wybranych formatów plików i rozmiarów. W rezultacie często podatnicy nadal będą musieli korzystać z dodatkowych kanałów komunikacji w przypadku bardziej złożonych dokumentów.
Obsługa załączników jest krokiem w stronę większej cyfryzacji procesów księgowych, lecz jej niedoskonałości mogą opóźniać pełną automatyzację. Dla firm oznacza to konieczność przystosowania swoich systemów do nowego sposobu zarządzania dokumentacją, jednocześnie zachowując alternatywne rozwiązania dla wymiany informacji poza systemem KSeF.
Schema FA(3) – co nowego?
Nowa wersja schemy FA(3) ma na celu dostosowanie systemu KSeF do zmieniających się wymagań technologicznych oraz potrzeb podatników. Kluczowe zmiany obejmują:
- Rozszerzenie zakresu danych – w schemie FA(3) pojawią się nowe pola, które umożliwią dokładniejsze opisanie transakcji, w tym bardziej precyzyjne oznaczenia towarów i usług.
- Lepsza integracja z systemami księgowymi – aktualizacje schemy mają na celu ułatwienie automatycznego przetwarzania danych przez różne programy księgowe.
- Zgodność z międzynarodowymi standardami – FA(3) zbliża polski system e-fakturowania do standardów obowiązujących w innych krajach UE, co ułatwi jego harmonizację w ramach przyszłych regulacji europejskich.
Pozostałe zmiany
Nadto, jedną z najbardziej oczekiwanych zmian jest odroczenie obowiązku wskazywania numeru identyfikacyjnego KSeF (tzw. KSeF ID) w tytułach płatności dokonywanych w ramach mechanizmu podzielonej płatności (MPP) oraz przy płatnościach za pomocą instrumentów umożliwiających wskazanie tytułu płatności. Jest to istotna nowość, która nie była uwzględniona we wcześniejszych przepisach.
Kolejną ważną zmianą jest rezygnacja z możliwości wystawiania faktur fiskalnych na kasach rejestrujących. Od 1 sierpnia 2026 roku paragony fiskalne do kwoty 450 zł nie będą uznawane za faktury uproszczone. Decyzja ta ma na celu ograniczenie zakresu zastosowania kas fiskalnych jedynie do sprzedaży B2C, co wpisuje się w szersze dążenie Ministerstwa Finansów do centralizacji i ujednolicenia systemu ewidencji sprzedaży. Poza tym, od 2026 roku wprowadzone zostaną również kary pieniężne za nieprzestrzeganie obowiązków związanych z KSeF, w tym obowiązku wystawiania faktur w tym systemie zamiast w tradycyjnej formie. Wysokość kar oraz szczegóły ich stosowania zostaną określone w odrębnych aktach prawnych, ale już teraz wiadomo, że resort finansów będzie stawiać na ich prewencyjny charakter, aby zachęcić podatników do terminowego wdrożenia nowych rozwiązań.
Jednym z wyzwań w kontekście obligatoryjnego e-fakturowania jest rozdzielenie transakcji B2B i B2C. Zgodnie z planami Ministerstwa Finansów, wystawianie e-faktur dla transakcji B2C będzie możliwe na zasadzie dobrowolności. Kluczowym elementem tych faktur stanie się numer NIP nabywcy, który musi być podany przy zakupie. W przypadku braku NIP-u sprzedawca będzie zobowiązany zapewnić klientowi dostęp do faktury poza KSeF. Podatnicy będą mieli możliwość przesyłania faktur do KSeF z jednodniowym opóźnieniem roboczym w stosunku do ich przekazania kontrahentowi.
Dodatkowo, według nowych rozwiązań do końca września 2026 roku podatnicy dokumentujący transakcje na niewielkie kwoty (do 450 zł na fakturę oraz łącznie do 10 tys. zł miesięcznie) będą zwolnieni z obowiązku wystawiania e-faktur. Regulacje te pozwolą na płynniejsze przejście do nowej rzeczywistości e-fakturowania i ograniczą koszty adaptacji dla najmniejszych podmiotów.
Zmiany w KSeF na 2025 rok to istotny krok w stronę cyfryzacji procesów fakturowania w Polsce. W obliczu nadchodzących zmian kluczowe dla firm będzie skuteczne przygotowanie technologiczne oraz organizacyjne, które pozwoli na maksymalne wykorzystanie możliwości nowego systemu. Przygotowania warto zacząć już teraz.
Dołącz do Programu KSeF PRO i wdrażaj z nami KSeF w swojej firmie https://ikidp.pl/ksef/program-ksef-pro/
Autor
Monika Wolska-Bryńska
Radca prawny, specjalizacja – procedura podatkowa, w tym postępowania podatkowe i sądowo-administracyjne
Menedżer w Zespole Postępowań w Mariański Group Kancelaria Prawno-Podatkowa Sp.k., odpowiada za prowadzenie spraw klientów w ramach postępowań podatkowych oraz wtórnych do nich – postępowań zabezpieczających i egzekucyjnych, reprezentuje klientów w sporach przed organami podatkowymi oraz przed sądami administracyjnymi oraz występuje w postępowaniach karno-skarbowych. MarianskiGroup
Redaktor prowadzący
Adrian Szydlik
Radca prawny, entuzjasta rozwiązań edukacyjnych w prawie i podatkach
Właściciel Kancelarii AS Legal&Tax, platformy z kursami online dla studentów prawa ,,Prawo dla Ciebie” oraz współwłaściciel centrum szkoleń ,,S&G Akademia”. Z Instytutem Księgowości i Doradztwa Podatkowego współpracuje od 2023 roku, odpowiada za dobór tematyczny publikowanych treści, aktywnie wspiera proces ich powstawania i publikowania. LinkedIn
Redaktor naczelny
prof. Adam Mariański
Przewodniczący Rady Programowej Instytutu Księgowości i Doradztwa Podatkowego
Lider i założyciel Mariański Group oraz Instytutu Księgowości i Doradztwa Podatkowego. Doświadczony doradca polskich firm rodzinnych, w tym także w procesie sukcesji biznesu, współtwórca ostatecznej wersji ustawy o fundacjach rodzinnych. Najlepszy w Polsce doradca podatkowy w dziedzinie podatku dochodowego według 13. ,14. oraz 17. edycji rankingu „Rzeczpospolitej”. Specjalizuje się w sukcesji podatkowej, fundacji rodzinnej, podatkach dochodowych, kontrolach i postępowaniu podatkowym oraz w ochronie praw jednostki w prawie podatkowym i planowaniu podatkowym. LinkedIn