Technologia KSeF

Oprogramowanie – Aplikacja Podatnika (KSeF) Ministerstwa Finansów 

Dla początków działania z KSeF kluczowe znaczenie mogą mieć działania takie jak autoryzacja, a następnie uwierzytelnienie się za pomocą odpowiedniej pieczęci. Autoryzacja stanowi proces potwierdzania uprawnień użytkownika do dostępu do określonych zasobów systemu. Natomiast uwierzytelnienie to potwierdzenie tożsamości użytkownika, zapewniające pewność, że osoba lub system komputerowy jest tym, za kogo się podaje.

Oprogramowanie – Aplikacja Podatnika (KSeF) Ministerstwa Finansów 

Klucz publiczny odgrywa kluczową rolę w zapewnieniu bezpieczeństwa, autentyczności i integralności faktur elektronicznych w Krajowym Systemie e-Faktur w Polsce. Służy on w KSeF do szyfrowania odpowiednich elementów kryptograficznych. Jest on wykorzystywany między innymi przy wysyłce wsadowej i interaktywnej faktur, a także korzysta się z niego przy użyciu np. tokena. 

Oprogramowanie – Aplikacja Podatnika (KSeF) Ministerstwa Finansów 

Interfejs KSeF (Krajowy System e-Faktur) to system stworzony w Polsce w celu obsługi ustrukturozowanych faktur, które są generowane, przesyłane i przechowywane w formie elektronicznej. OpenAPI (Open Application Programming Interface) to zbiór narzędzi i zasad, które umożliwiają interakcję i integrację różnych aplikacji. Istotna w tym zakresie jest także sama dokumentacja OpenApi w zakresie różnego rodzaju kontraktów.

Oprogramowanie – Aplikacja Podatnika (KSeF) Ministerstwa Finansów 

Oprócz kwestii związanych z przepisami prawnymi oraz podatkami, Krajowy System e-Faktur (KSeF) to także aspekty związane z rozwiązaniami technicznymi i branżą IT. Specyfikacja interfejsu KSeF i jego struktura logiczna obejmuje zestaw standardów, zasad oraz funkcjonalności niezbędnych do działania tego systemu. Warto zapoznać się z tymi funkcjonalnościami, aby wiedzieć dokładnie, w jaki sposób działa KSeF. 

Oprogramowanie – Aplikacja Podatnika (KSeF) Ministerstwa Finansów 

Bez logowania w systemie za pomocą Krajowego Systemu e-Faktur mamy także możliwość podglądu statusu przetwarzania wysyłki danej faktury do KSeF, a także podgląd i pobranie Urzędowego Poświadczenia Odbioru (czyli tzw. UPO). Konieczne w tym celu jest posiadanie oraz podanie odpowiedniego numeru referencyjnego sesji. Na tej podstawie system udzieli nam informacji, czy wysyłka została dokonana pomyślnie. 

Oprogramowanie – Aplikacja Podatnika (KSeF) Ministerstwa Finansów 

Krajowy System e-Faktur oferuje również możliwość anonimowego wyszukiwania faktur w systemie. Proces ten oparty jest o użycie specjalnej wyszukiwarki dostępnej w ramach aplikacji udostępnionej przez Ministerstwo Sprawiedliwości. Po wprowadzeniu odpowiednich danych dotyczących faktury (przede wszystkim jej numeru w KSeF), możemy łatwo wyszukać, czy dana faktura znajduje się już w systemie.

Oprogramowanie – Aplikacja Podatnika (KSeF) Ministerstwa Finansów 

System KSeF umożliwia nam generowanie tokenów dla aplikacji. Osoba, która posiada odpowiednie uprawnienia, będzie mogła wygenerować token w KSeF. Będzie to unikalny ciąg 40 cyfr przypisany do konkretnej organizacji i określonego zakresu uprawnień. Token jest zatem kluczowym elementem zapewniającym bezpieczeństwo i autoryzację przesyłanych danych w systemie. 

Oprogramowanie – Aplikacja Podatnika (KSeF) Ministerstwa Finansów 

W Krajowym Systemie e-Faktur proces nadawania uprawnień odgrywa istotną rolę, umożliwiając odpowiednie zarządzanie dostępem do danych oraz kontrolę nad przesyłanymi fakturami. Obejmuje to przyznawanie określonych możliwości i poziomów dostępu użytkownikom systemu. Konieczne w tym zakresie jest dokładne wskazanie osoby uprawniającej oraz samego uprawnionego.

Oprogramowanie – Aplikacja Podatnika (KSeF) Ministerstwa Finansów 

Do Krajowego Systemu e-Faktur możemy wysłać wiele różnego rodzaju dokumentów, w tym przede wszystkim faktury ustrukturyzowane. KSeF zapewnia nam możliwość sprawdzenia historii wysyłek w KSeF, tak abyśmy mieli pewność, co i kiedy zostało przez nas wysłane do systemu. Ta funkcja umożliwia pełną widoczność i kontrolę nad przekazanymi fakturami elektronicznymi. 

Oprogramowanie – Aplikacja Podatnika (KSeF) Ministerstwa Finansów 

Po wprowadzeniu do Krajowego Systemu e-Faktur różnego rodzaju dokumentów, mamy także możliwość sprawdzenia listy faktur w KSeF. Jest to proces istotny dla podatników i organów podatkowych, umożliwiający monitorowanie, weryfikację i zarządzanie fakturami ustrukturyzowanymi przesyłanymi do systemu. Wszelkie informacje na temat przesłanych faktur prezentują się w systemie w formie listy.

Oprogramowanie – Aplikacja Podatnika (KSeF) Ministerstwa Finansów 

Podczas wprowadzania faktury w Krajowym Systemie e-Faktur możliwe jest także jej zapisanie – w odpowiedniej formie, pliku o rozszerzeniu XML. Następnie w systemie możemy skorzystać z funkcji, jaką jest wczytywanie faktur. Po jej wczytaniu w KSeF system pokaże nam odpowiednie informacje, jakie zawiera dana faktura i jakie dane zostały do niej wcześniej wprowadzone. 

Oprogramowanie – Aplikacja Podatnika (KSeF) Ministerstwa Finansów 

Przy wprowadzaniu danych faktury przy jej wysyłce do KSeF, wprowadzić możemy także dane dotyczące tzw. innego podmiotu. Po wprowadzeniu zaś wszystkich danych (dotyczących samej faktury, nabywcy, odbiorcy oraz innych podmiotów), nadchodzi czas na jej wysyłkę. Po wybraniu odpowiedniego przycisku, taka faktura trafia bezpośrednio do Krajowego Systemu e-Faktur. 

Oprogramowanie – Aplikacja Podatnika (KSeF) Ministerstwa Finansów 

Wprowadzanie danych dotyczących faktury do Krajowego Systemu e-Faktur wymaga uzupełnienia wymaganych przez prawo danych. Wśród nich znajdują się także dotyczące dane nabywcy. Dane nabywcy zawarte na fakturze stanowią istotny element w procesie rozliczeń podatkowych. Wprowadzenie poprawnych informacji o nabywcy do KSeF pozwala na szybką identyfikację kontrahenta, co jest istotne zarówno dla dostawcy, jak i nabywcy. 

Oprogramowanie – Aplikacja Podatnika (KSeF) Ministerstwa Finansów 

Przy wprowadzania faktury do Krajowego Systemu e-Faktur, oprócz ogólnych danych dotyczących samej faktury, konieczne jest także podanie danych dotyczących samego sprzedawcy. Te informacje są kluczowe w celu zachowania przejrzystości oraz zgodności z przepisami podatkowymi. Warto zatem zapoznać się ze wskazówkami dotyczącymi tego, jakiego rodzaju informacje są wymagane w tym zakresie przez system. 

Oprogramowanie – Aplikacja Podatnika (KSeF) Ministerstwa Finansów 

Jednym z kluczowych elementów Krajowego Systemu e-Faktur jest wprowadzanie (przesyłanie) faktur do systemu. W tym celu konieczne jest podanie odpowiednich danych dotyczących określonej faktury, tak aby została ona przyjęta do KSeF. Właściwe wprowadzenie faktury do systemu obejmuje dostarczenie wszystkich tych danych, które są wymagane przez prawo. Bez nich faktura może zostać nieprzyjęta przez KSeF. 

Oprogramowanie – Aplikacja Podatnika (KSeF) Ministerstwa Finansów

KSeF ma na celu ułatwienie i usprawnienie procesu fakturowania. System po zalogowaniu się zawiera po lewej stronie interaktywne menu, a także szereg dostępnych różnego rodzaju funkcji. Warto zapoznać się szerzej ze wszystkimi dostępnymi funkcjami, tak aby wiedzieć, w jaki sposób efektywnie korzystać z systemu i w jaki sposób usprawnić naszą codzienną pracę.

Więcej informacji w zamieszczonym filmie, opracowanym na podstawie materiałów video Ministerstwa Finansów prezentowanych na kanale YouTube Ministerstwa Finansów – źródło: https://www.youtube.com/watch?v=flPCer5-bm0

Oprogramowanie – Aplikacja Podatnika (KSeF) Ministerstwa Finansów

Krajowy System e-Faktur (KSeF) w Polsce to elektroniczny system, który umożliwia przedsiębiorstwom oraz innym podmiotom generowanie, wysyłanie, odbieranie i przechowywanie faktur w formie elektronicznej. Podstawowym krokiem związanym z wprowadzeniem KSeF do swojej firmy jest proces zalogowania się do tego systemu. Takiego logowania można dokonać na kilka różnych sposobów.

Więcej informacji w zamieszczonym filmie, opracowanym na podstawie materiałów video Ministerstwa Finansów prezentowanych na kanale YouTube Ministerstwa Finansów – źródło: https://www.youtube.com/watch?v=flPCer5-bm0