Współpraca doradcy podatkowego z biurem rachunkowym – modele i konflikty interesów

Współpraca doradcy podatkowego z biurem rachunkowym stanowi obecnie jeden z najczęściej spotykanych modeli świadczenia usług na rynku obsługi przedsiębiorców. Dynamicznie zmieniające się przepisy prawa podatkowego, wzrost odpowiedzialności przedsiębiorców za prawidłowość rozliczeń oraz rosnące oczekiwania klientów powodują, że tradycyjne usługi księgowe coraz częściej uzupełniane są o specjalistyczne doradztwo podatkowe. Biura rachunkowe, które jeszcze kilka lat temu skupiały się przede wszystkim na prowadzeniu ksiąg i sporządzaniu deklaracji, coraz częściej stają przed koniecznością zapewnienia klientom wsparcia w zakresie interpretacji przepisów, planowania podatkowego, reprezentacji przed organami. Same biura rachunkowego nie mogą tego jednak robić.

W praktyce oznacza to potrzebę współpracy z doradcą podatkowym posiadającym ustawowe uprawnienia do wykonywania czynności doradztwa podatkowego. Taka współpraca może przyjmować różne formy organizacyjne i biznesowe – od luźnej relacji partnerskiej, po stałą obsługę podwykonawczą. Jednocześnie współdziałanie dwóch podmiotów wykonujących usługi na rzecz tego samego klienta rodzi liczne problemy dotyczące odpowiedzialności, zakresu kompetencji, tajemnicy zawodowej oraz potencjalnych konfliktów interesów.

Zakres kompetencji biura rachunkowego i doradcy podatkowego

Relacja pomiędzy biurem rachunkowym a doradcą podatkowym wymaga przede wszystkim prawidłowego rozgraniczenia kompetencji obu podmiotów. Biuro rachunkowe wykonuje co do zasady czynności związane z usługowym prowadzeniem ksiąg rachunkowych, ewidencji podatkowych, sporządzaniem deklaracji oraz rozliczeń podatkowych.

Doradca podatkowy posiada natomiast ustawowo określone uprawnienia obejmujące udzielanie porad, opinii i wyjaśnień z zakresu prawa podatkowego czy też reprezentowanie klientów przed organami administracji publicznej i sądami administracyjnymi. Szczególne znaczenie ma fakt, że doradca podatkowy podlega obowiązkowi zachowania tajemnicy zawodowej oraz zasadom etyki zawodowej wynikającym z regulacji samorządowych.

Model współpracy partnerskiej

Jednym z najczęściej spotykanych modeli jest współpraca partnerska pomiędzy niezależnym doradcą podatkowym a biurem rachunkowym. W takim modelu oba podmioty zachowują odrębność organizacyjną i formalną, natomiast współpracują przy obsłudze wspólnych klientów. Biuro rachunkowe odpowiada za bieżącą księgowość i rozliczenia, zaś doradca podatkowy wspiera klientów w bardziej skomplikowanych zagadnieniach podatkowych.

Model ten charakteryzuje się stosunkowo dużą elastycznością oraz ograniczeniem kosztów stałych. Biuro rachunkowe może oferować klientom szerszy zakres usług bez konieczności zatrudniania doradcy podatkowego na etacie, natomiast doradca uzyskuje dostęp do stałego źródła klientów. W praktyce współpraca taka opiera się często na wzajemnych rekomendacjach.

Istotnym problemem pozostaje jednak kwestia odpowiedzialności wobec klienta. W przypadku błędnego rozliczenia podatkowego może powstać trudność w ustaleniu, czy odpowiedzialność spoczywa na księgowym prowadzącym ewidencję, czy na doradcy podatkowym rekomendującym określone rozwiązanie. Dlatego kluczowe znaczenie ma precyzyjne określenie zakresu obowiązków każdego z podmiotów oraz zasad komunikacji z klientem.

Jednym z najważniejszych zagadnień związanych ze współpracą doradcy podatkowego z biurem rachunkowym są konflikty interesów. Mogą one występować zarówno na poziomie relacji z klientem, jak i pomiędzy samymi podmiotami współpracującymi.

Do konfliktu interesów może dojść przykładowo wtedy, gdy biuro rachunkowe popełni błąd w rozliczeniach klienta, a doradca podatkowy zostanie poproszony o ocenę skutków tego błędu lub reprezentowanie klienta w sporze z organem podatkowym. W takiej sytuacji doradca może znaleźć się w położeniu, w którym interes klienta wymaga ujawnienia nieprawidłowości po stronie biura rachunkowego będącego jednocześnie partnerem biznesowym doradcy.

Współpraca doradcy podatkowego z biurem rachunkowym wiąże się również z koniecznością ustalenia zasad odpowiedzialności za szkody wyrządzone klientowi. W praktyce kluczowe znaczenie ma rozróżnienie odpowiedzialności kontraktowej wynikającej z zawartej umowy oraz odpowiedzialności zawodowej związanej z wykonywaniem czynności doradztwa podatkowego.

Współpraca pomiędzy doradcą podatkowym a biurem rachunkowym wymaga przetwarzania znacznej ilości poufnych informacji dotyczących klientów. Problem pojawia się w sytuacji, gdy informacje przekazywane są pomiędzy doradcą a personelem biura rachunkowego. Konieczne jest wówczas odpowiednie zabezpieczenie przepływu danych oraz ustalenie zasad dostępu do dokumentów. W praktyce coraz większego znaczenia nabierają także kwestie cyberbezpieczeństwa i ochrony danych elektronicznych.

Wspólna obsługa klienta wymaga również precyzyjnego określenia, kto jest administratorem danych osobowych oraz jakie są podstawy prawne przetwarzania informacji. Nieprawidłowości w tym zakresie mogą prowadzić nie tylko do odpowiedzialności cywilnej, ale również do sankcji administracyjnych wynikających z przepisów o ochronie danych osobowych.

W celu ograniczenia ryzyk związanych ze współpracą doradcy podatkowego z biurem rachunkowym konieczne jest zawarcie odpowiednio skonstruowanej umowy o współpracy. Dokument taki powinien precyzyjnie określać zakres obowiązków stron, zasady odpowiedzialności, sposób komunikacji z klientem oraz procedury dotyczące sytuacji konfliktowych.

Szukasz wzoru umowy na usługi księgowe i kadrowo-płacowe? Sprawdź i skorzystaj https://platforma.ikidp.pl/courses/wzor-umowy-na-uslugi-ksiegowe-i-kadrowo-placowe/

Autor

Redaktor prowadzący

Redaktor naczelny