Decyzja o zakończeniu współpracy z biurem rachunkowym lub księgowym jest dla wielu przedsiębiorców trudna i często wiąże się z koniecznością zadbania o szereg formalności. Przedsiębiorca decydujący się na zmianę obsługi księgowej powinien w pierwszej kolejności dokładnie przeanalizować treść zawartej umowy, aby ustalić, jaki obowiązuje okres wypowiedzenia i w jakiej formie należy złożyć oświadczenie o rezygnacji. Wypowiedzenie takie może złożyć także samo biuro rachunkowe.
Najczęściej umowy o usługi księgowe zawierane są na czas nieokreślony z miesięcznym lub trzymiesięcznym terminem wypowiedzenia, ale w praktyce spotyka się też postanowienia przewidujące możliwość rozwiązania umowy ze skutkiem natychmiastowym w przypadku rażących zaniedbań strony. Niezwykle ważne jest również, aby wypowiedzenie zostało dokonane w formie pisemnej, najlepiej listem poleconym lub w formie elektronicznej z kwalifikowanym podpisem, tak aby można było wykazać datę jego doręczenia. Pamiętać należy, aby w dokumentacji zachować dokument wskazujący na datę wysłania wypowiedzenia – np. dowód nadania listu poleconego.
Rozwiązanie umowy o usługi księgowe nie kończy się jedynie na złożeniu wypowiedzenia. Biuro rachunkowe, z którym współpraca jest kończona, ma obowiązek przekazania pełnej dokumentacji księgowej klienta, w tym ksiąg rachunkowych, ewidencji podatkowych, rejestrów VAT, dokumentów kadrowo-płacowych oraz wszelkiej korespondencji z organami podatkowymi i ZUS. Przekazanie dokumentacji powinno nastąpić bez zbędnej zwłoki i najlepiej w formie protokołu zdawczo-odbiorczego, aby potwierdzić zakres i datę przekazanych materiałów.
Kluczowym aspektem wypowiedzenia umowy o usługi księgowe jest zapewnienie płynności i ciągłości rozliczeń. Przedsiębiorca powinien tak zaplanować moment zmiany, aby uniknąć przerwy w obsłudze księgowej i terminowo składać deklaracje podatkowe oraz sprawozdania. Dlatego warto zawczasu nawiązać współpracę z nowym biurem rachunkowym, które przejmie obowiązki bezpośrednio po zakończeniu współpracy z dotychczasowym. Ważne, aby nowy podmiot miał czas na zapoznanie się z dokumentacją.
Szukasz wzoru umowy na usługi księgowe i kadrowo-płacowe? Zajrzyj tutaj https://platforma.ikidp.pl/courses/wzor-umowy-na-uslugi-ksiegowe-i-kadrowo-placowe/
Autor
Agata Kotwica-Stefańska
Adwokat, specjalizacja – postępowanie cywilne, administracyjne i karne
Zajmuje się bieżącą obsługą przedsiębiorców, sporządza opinie prawne oraz reprezentuje klientów w trakcie postępowań przed sądami powszechnymi i sądami administracyjnymi. LinkedIn
Redaktor prowadzący
Adrian Szydlik
Radca prawny, entuzjasta rozwiązań edukacyjnych w prawie i podatkach
Właściciel Kancelarii AS Legal&Tax, platformy z kursami online dla studentów prawa ,,Prawo dla Ciebie” oraz współwłaściciel centrum szkoleń ,,S&G Akademia”. Z Instytutem Księgowości i Doradztwa Podatkowego współpracuje od 2023 roku, odpowiada za dobór tematyczny publikowanych treści, aktywnie wspiera proces ich powstawania i publikowania. LinkedIn
Redaktor naczelny
prof. Adam Mariański
Przewodniczący Rady Programowej Instytutu Księgowości i Doradztwa Podatkowego
Lider i założyciel Mariański Group oraz Instytutu Księgowości i Doradztwa Podatkowego. Doświadczony doradca polskich firm rodzinnych, w tym także w procesie sukcesji biznesu, współtwórca ostatecznej wersji ustawy o fundacjach rodzinnych. Najlepszy w Polsce doradca podatkowy w dziedzinie podatku dochodowego według 13. ,14. oraz 17. edycji rankingu „Rzeczpospolitej”. Specjalizuje się w sukcesji podatkowej, fundacji rodzinnej, podatkach dochodowych, kontrolach i postępowaniu podatkowym oraz w ochronie praw jednostki w prawie podatkowym i planowaniu podatkowym. LinkedIn
