Firma odliczy wydatki na ładowanie przez pracownika auta elektrycznego?

Wraz z rosnącą popularnością samochodów elektrycznych coraz więcej pracowników korzysta z takich pojazdów również w celach służbowych. Powstaje zatem pytanie, czy pracodawca może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów wydatki związane z ładowaniem przez pracownika służbowego auta elektrycznego – szczególnie wtedy, gdy ładowanie odbywa się poza siedzibą firmy, np. w domu pracownika. Jak to zatem wygląda w praktyce? 

Odliczenie wydatków na ładowanie auta przez pracownika 

Zasadniczo, zgodnie z przepisami ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych (CIT) oraz ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (PIT), podatnik może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów te wydatki, które pozostają w związku przyczynowo-skutkowym z prowadzoną działalnością gospodarczą, a ich poniesienie ma na celu osiągnięcie przychodu, zabezpieczenie lub zachowanie jego źródła. Sam koszt ładowania pojazdu elektrycznego (analogicznie do zakupu paliwa do samochodu spalinowego) może więc zostać uznany za koszt uzyskania przychodów – pod warunkiem, że pojazd ten jest wykorzystywany na potrzeby działalności gospodarczej. 

Problem pojawia się wtedy, gdy ładowanie odbywa się poza siedzibą firmy, np. w miejscu zamieszkania pracownika. Pracodawca w takiej sytuacji zazwyczaj nie otrzymuje faktury od operatora stacji ładowania wystawionej na siebie, lecz od pracownika, który następnie domaga się zwrotu kosztów. Co zatem w takim przypadku? Najnowsze interpretacje podatkowe przynoszą jednak korzystne informacje zarówno dla firm, jak i ich pracowników. 

Interpretacje podatkowe 

Zgodnie z interpretacją Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 24 kwietnia 2025 r. (0114-KDIP2-2.4010.100.2025.2.ASK), spółka może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów wydatki na zwrot kosztów energii elektrycznej poniesione przez pracownika na ładowanie służbowego auta elektrycznego w miejscu zamieszkania. Warunkiem jest jednak, aby ładowanie odbywało się przez wyodrębniony punkt poboru energii (PPE), przeznaczony wyłącznie do tego celu i odpowiednio udokumentowany. 

Co istotne, jeśli pojazd jest wykorzystywany częściowo do celów prywatnych, co jest dozwolone w ramach umowy z pracownikiem, wówczas – zgodnie z art. 16 ust. 1 pkt 51 ustawy o CIT – z kosztów podatkowych wyłączone powinno być 25% wydatków. Oznacza to, że spółka może odliczyć 75% zwracanych pracownikowi kosztów energii. 

Z uwagi na to, aby skorzystać z możliwości odliczenia kosztów, firma musi zadbać o odpowiednie warunki techniczne: 

• Oddzielny PPE – punkt poboru energii przypisany wyłącznie do miejsca postojowego, z licznikiem zużycia założonym przez dostawcę energii. 
• Ładowarka z funkcją zdalnego dostępu i raportowania – umożliwiająca szczegółową kontrolę zużycia energii. 
• Faktura wystawiona na pracownika – przez dostawcę energii, obejmująca całość zużycia. 
• Zestawienie zużycia – przygotowane przez pracownika na podstawie danych z ładowarki i faktury, przekazywane pracodawcy. 

Drugim istotnym zagadnieniem jest rozliczenie podatkowe po stronie pracownika. W interpretacji z 24 kwietnia 2025 r. (0114-KDIP3-2.4011.192.2025.2.MJ) Dyrektor KIS potwierdził, że zwrot kosztów energii elektrycznej nie stanowi dla pracownika dodatkowego przychodu. Zgodnie zaś z art. 12 ust. 2a ustawy o PIT, zryczałtowany przychód pracownika z tytułu użytkowania samochodu służbowego do celów prywatnych wynosi 250 zł miesięcznie – dla pojazdów elektrycznych lub o mocy silnika do 60 kW; a 400 zł miesięcznie – dla pozostałych pojazdów. 

Z uwagi na to, najnowsze interpretacje podatkowe potwierdzają, że firmy mogą odliczać od przychodu wydatki na energię elektryczną do ładowania służbowych samochodów, również jeśli ładowanie odbywa się u pracownika w domu – o ile są spełnione wymogi dokumentacyjne. Sam zaś zwrot kosztów energii nie zwiększa przychodu pracownika, jeśli mieści się w zryczałtowanym limicie wynikającym z ustawy o PIT. To korzystne podejście fiskusa wspiera rozwój flot elektrycznych i ułatwia firmom ekologiczne inwestycje. Warto jednak każdorazowo zadbać o szczegółową dokumentację i wdrożenie klarownych procedur w tym zakresie w Twojej firmie. 

Bądź na bieżąco z najważniejszymi zmianami podatkowymi, dołącz do Instytutu https://ikidp.pl/rejestracja 

Autor

Redaktor prowadzący

Redaktor naczelny