Wydatek przed założeniem działalności – czy mogę go później wliczyć w KUP?

Rozpoczęcie działalności gospodarczej bardzo często wiąże się z ponoszeniem wydatków jeszcze przed formalną rejestracją firmy. Przyszli przedsiębiorcy inwestują w szkolenia, zakup sprzętu, przygotowanie strony internetowej czy też zdobycie uprawnień zawodowych. Powstaje wówczas istotne pytanie podatkowe: czy wydatki poniesione przed rozpoczęciem działalności mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodu po jej zarejestrowaniu? Aktualne stanowisko organów podatkowych potwierdza, że w wielu przypadkach jest to możliwe, o ile spełnione są określone warunki.

Ogólna definicja kosztu uzyskania przychodu i interpretacje podatkowe

Podstawową zasadą prawa podatkowego jest to, że kosztem uzyskania przychodu może być każdy wydatek, który został poniesiony w celu osiągnięcia przychodu, zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, o ile nie został wyłączony z kosztów przez przepisy szczególne. Kluczowe znaczenie ma zatem związek przyczynowo-skutkowy pomiędzy wydatkiem a przyszłą działalnością gospodarczą.

Nie ma przy tym wymogu, aby koszt został poniesiony dopiero po formalnej rejestracji działalności. Istotne jest, aby wydatek był racjonalnie i obiektywnie związany z planowaną działalnością oraz służył jej uruchomieniu lub funkcjonowaniu.

Istotne znaczenie ma rozróżnienie między momentem poniesienia wydatku a momentem rozpoczęcia działalności. Sam fakt, że wydatek został poniesiony wcześniej, nie wyklucza możliwości uznania go za koszt podatkowy. Warunkiem jest to, aby działalność gospodarcza została faktycznie rozpoczęta, a poniesiony wydatek był z nią związany.

Oznacza to, że podatnik musi być w stanie wykazać, iż już w momencie ponoszenia wydatku działał z zamiarem rozpoczęcia konkretnej działalności gospodarczej. Nie może to być wydatek o charakterze osobistym lub przypadkowym, który dopiero później został wykorzystany w działalności.

Przykładowo, zakup komputera, który od początku był przeznaczony do prowadzenia działalności gospodarczej, może stanowić koszt podatkowy, nawet jeśli został dokonany przed formalną rejestracją firmy. Natomiast komputer kupiony pierwotnie do celów prywatnych, a dopiero później wykorzystany w działalności, może budzić wątpliwości organów podatkowych.

Istotne znaczenie w tym zakresie ma interpretacja wydana przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 10 października 2025 r. (0113-KDIPT2-1.4011.660.2025.6.AS), dotycząca podatnika, który przed rozpoczęciem działalności poniósł wydatek na specjalistyczne szkolenie pilota samolotów. Szkolenie to było warunkiem koniecznym do wykonywania planowanej działalności gospodarczej polegającej na świadczeniu usług lotniczych, takich jak loty widokowe czy transport pasażerski.

Organ podatkowy uznał, że wydatek ten może zostać zaliczony do kosztów uzyskania przychodów, mimo że został poniesiony przed formalną rejestracją działalności gospodarczej. Kluczowe znaczenie miało to, że szkolenie było bezpośrednio związane z przyszłą działalnością gospodarczą i było niezbędne do jej prowadzenia. Zdobyte kwalifikacje umożliwiły podatnikowi uzyskiwanie przychodów, a więc wydatek pozostawał w bezpośrednim związku przyczynowo-skutkowym z przyszłym źródłem przychodów. Organ podkreślił również, że każdy wydatek należy analizować indywidualnie, biorąc pod uwagę jego cel, charakter oraz związek z działalnością gospodarczą.

Wydatki przygotowawcze jako koszty podatkowe

Do typowych wydatków ponoszonych przed rozpoczęciem działalności, które mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów, należą wydatki na zakup sprzętu komputerowego, oprogramowania, wyposażenia biura, stworzenie strony internetowej, zakup domeny, szkolenia zawodowe, usługi księgowe lub doradcze związane z przygotowaniem działalności, a także opłaty rejestracyjne i administracyjne.

Tego rodzaju wydatki stanowią tzw. koszty przygotowawcze, które są bezpośrednio związane z przyszłym źródłem przychodów. W konsekwencji mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów po rozpoczęciu działalności. Kluczowe znaczenie ma odpowiednie udokumentowanie wydatku. Podatnik powinien posiadać fakturę lub inny dowód księgowy wystawiony na swoje imię i nazwisko. Po rozpoczęciu działalności gospodarczej taki wydatek może zostać wprowadzony do ewidencji księgowej jako koszt.

Wydatki poniesione przed rozpoczęciem działalności gospodarczej mogą zatem zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodu, jeżeli pozostają w bezpośrednim związku z przyszłą działalnością gospodarczą i zostały poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zabezpieczenia ich źródła. Kluczowe znaczenie ma wykazanie gospodarczego uzasadnienia wydatku oraz jego właściwe udokumentowanie.

W praktyce oznacza to, że przyszli przedsiębiorcy powinni zachowywać dokumentację dotyczącą wydatków poniesionych w fazie przygotowawczej działalności, ponieważ w wielu przypadkach mogą oni skorzystać z prawa do zaliczenia tych wydatków do kosztów podatkowych po rozpoczęciu działalności gospodarczej.

Bądź na bieżąco z najważniejszymi zmianami podatkowymi, dołącz do Instytutu https://ikidp.pl/rejestracja

Autor

Redaktor prowadzący

Redaktor naczelny