Zmiana umowy spółki z o. o. – jak to zrobić?

Umowa spółki z ograniczoną odpowiedzialnością stanowi podstawowy dokument regulujący funkcjonowanie spółki. To właśnie w niej określone są najważniejsze zasady działania przedsiębiorstwa, w tym m.in. przedmiot działalności spółki, wysokość kapitału zakładowego, liczba i wartość nominalna udziałów objętych przez poszczególnych wspólników oraz czas trwania spółki jeśli jest oznaczony. W praktyce prowadzenia działalności gospodarczej czasem pojawia się potrzeba modyfikacji tych postanowień. W związku z tym, zmiana umowy spółki z o.o. jest stosunkowo częstym zdarzeniem, jednak musi zostać przeprowadzona zgodnie z określoną procedurą wynikającą z przepisów prawa handlowego.

Kiedy konieczna jest zmiana umowy spółki?

Co istotne, zmiany umowy spółki mogą dotyczyć zarówno jej postanowień obligatoryjnych, jak i fakultatywnych, bez względu na ich charakter. Zmiany treści mogą polegać na modyfikacji dotychczasowych postanowień, wprowadzeniu do umowy nowych, mogą także mieć charakter mieszany i łączyć w sobie wskazane rodzaje zmian.

Zmiana umowy spółki z o.o. jest obligatoryjna w sytuacji, gdy wspólnicy chcą zmodyfikować postanowienia zawarte w umowie. Dotyczy to w szczególności takich kwestii jak między innymi: zmiana firmy (nazwy) spółki, zmiana siedziby spółki, przedmiotu działalności, czasu trwania spółki, liczby i wartości nominalnej udziałów objętych przez poszczególnych wspólników.

Jedyny wyjątek od zasady, że zmiana umowy spółki wymaga uchwały wspólników, dotyczy obniżenia kapitału zakładowego w razie automatycznego umorzenia udziałów. Powierza on kompetencję do podjęcia uchwały o obniżeniu kapitału zakładowego zarządowi w przypadku umorzenia udziałów w razie zajścia przewidzianego w umowie spółki zdarzenia. Zarząd powinien podjąć taką uchwałę niezwłocznie po zajściu zdarzenia powodującego umorzenie. Natomiast jeżeli umorzenie udziałów następuje z obniżeniem kapitału zakładowego, konieczne jest szybkie podjęcie decyzji w tym zakresie. Skutek w postaci umorzenia następuje bowiem w takim przypadku z chwilą obniżenia kapitału zakładowego wymaga więc podjęcia uchwały obniżającej kapitał zakładowy do sumy wartości nominalnej pozostałych po umorzeniu udziałów. Z tego względu ustawodawca przyznał w tym zakresie prawo i obowiązek podjęcia uchwały o obniżeniu kapitału zakładowego zarządowi. Niniejsza regulacja ma charakter wyjątkowy i nie może stanowić podstawy kreowania innych przypadków, w których zarząd miałby uprawnienia do podejmowania decyzji w sprawie zmian wysokości kapitału zakładowego.

Kolejnym istotnym wymogiem jest również forma dokonania zmiany. Co do zasady zmiana umowy spółki z o.o. musi zostać dokonana w formie aktu notarialnego. Oznacza to, że uchwała wspólników w tej sprawie powinna zostać sporządzona przez notariusza. Wyjątek dotyczy spółek zarejestrowanych przy wykorzystaniu wzorca umowy w systemie teleinformatycznym S24. W takich przypadkach możliwe jest dokonanie zmiany umowy również za pośrednictwem tego systemu, jednak wyłącznie w zakresie przewidzianym w jego formularzach.

Warto pamiętać, że jeżeli spółka została pierwotnie zarejestrowana w systemie S24, ale wspólnicy zdecydują się na dokonanie zmiany umowy w formie aktu notarialnego, kolejne zmiany również będą musiały być dokonywane w tej formie.

Wymagana ilość głosów przy zmianie umowy

Zmiana umowy spółki z o.o. jest traktowana przez ustawodawcę jako istotna decyzja dotycząca funkcjonowania przedsiębiorstwa. Z tego powodu przepisy przewidują szczególne wymogi dotyczące większości głosów potrzebnej do podjęcia uchwały w tej sprawie. Podstawowym krokiem prowadzącym do zmiany umowy spółki jest powzięcie przez wspólników uchwały w tej sprawie. Nie jest dopuszczalne upoważnienie w umowie spółki do dokonywania jej zmian udzielone zarządowi lub radzie nadzorczej. Wspólnicy mogą podjąć taką uchwałę na zgromadzeniu wspólników, formalnie zwołanym, jeżeli zmiana zawarta została w porządku obrad przesłanym wspólnikom, a także poza porządkiem obrad, przy zachowaniu warunków określonych w kodeksie spółek handlowych, jak również na zgromadzeniu odbytym mimo braku formalnego zwołania. Uchwała o zmianie umowy spółki zapada kwalifikowaną większością głosów wynoszącą dwie trzecie głosów, z tym że umowa spółki może ustanowić surowsze warunki podjęcia takich uchwał. Niektóre kwalifikowane przypadki zmiany umowy spółki wymagają zachowania szczególnych warunków. Uchwała dotycząca istotnej zmiany przedmiotu działalności wymaga większości trzech czwartych głosów, chyba że umowa spółki przewiduje warunki surowsze. Z kolei zmiana umowy spółki zwiększająca świadczenia wspólników lub uszczuplająca prawa udziałowe bądź prawa przyznane osobiście poszczególnym wspólnikom wymaga zgody wszystkich wspólników, których dotyczy.

Zmiana umowy spółki wymaga wpisu do rejestru. Wpis zmiany umowy spółki do rejestru ma charakter obowiązkowy i dokonywany jest na wniosek. Ma on charakter konstytutywny, czyli zmiana umowy spółki wywołuje skutki prawne dopiero z chwilą wpisu do rejestru.

W przypadku spółek zarejestrowanych w tradycyjny sposób w systemie PRS zgłoszenie powinno nastąpić w terminie sześciu miesięcy od dnia podjęcia uchwały. Natomiast w przypadku spółek funkcjonujących w systemie S24 termin na dokonanie zgłoszenia wynosi siedem dni. Jest to termin instrukcyjny, mający na celu zmobilizowanie zarządu do jak najszybszego zgłoszenia zmian. Jeśli jednak zmiana umowy spółki nie zostanie zgłoszona do sądu rejestrowego w terminie 6 miesięcy od dnia sporządzenia odpowiednich uchwał o zmianie umowy spółki lub gdy sąd odmówi w tym terminie rejestracji zmian, zmiany umowy spółki nie będą już mogły zostać zarejestrowane (należałoby przeprowadzić je od nowa).

Do wniosku o wpis zmiany do rejestru należy dołączyć tekst jednolity umowy spółki po zmianach podpisany przez członków zarządu zgodnie z zasadami reprezentacji. W przypadku zmian dokonanych u notariusza konieczne jest również wskazanie numeru uchwały z systemu CREWAN, który jest nadawany przez notariusza sporządzającego protokół.

Chcesz mieć pewność jak prowadzić sprawy podatkowe i księgowe spółki z ograniczoną odpowiedzialnością? Sprawdź i dołącz do kursu https://platforma.ikidp.pl/courses/rachunkowosc-spolki-z-ograniczona-odpowiedzialnoscia-z-planem-kont-i-polityka-rachunkowosci

Autor

Redaktor prowadzący

Redaktor naczelny