W Polsce od początku 2020 roku wprowadzono zmiany dotyczące wystawiania faktur na podstawie paragonów. Nowe przepisy nakładają obowiązek wcześniejszego powiadomienia sprzedawcy o chęci otrzymania faktury na podstawie paragonu. Klient ma obowiązek złożenia takiego powiadomienia przed dokonaniem transakcji lub bezpośrednio przy zakupie towaru lub usługi (przed wystawieniem paragonu). W tym zakresie w ostatnim czasie zapadł także ważny wyrok WSA.
Faktura VAT do paragonu bez NIP
Nowe zasady dotyczące wystawiania faktur na podstawie paragonów wymagają świadomości i wcześniejszego powiadomienia sprzedawcy przez klientów. Zmiany mają na celu zwiększenie przejrzystości transakcji, ale mogą wymagać dostosowania procedur sprzedaży oraz świadomości klientów, aby uniknąć sytuacji, w której klient nie otrzyma faktury, gdy tego potrzebuje. Dla sprzedawców istotne jest informowanie klientów o możliwości wystawienia faktury oraz zachęcanie do wcześniejszego powiadomienia. Ogólne zasada stanowi zatem, iż przed dokonaniem transakcji i wystawieniem paragonu z kasy fiskalnej, konieczne jest wcześniejsze powiadomienie sprzedawcy o życzeniu otrzymania faktury, umożliwiające wprowadzenie numeru NIP kupującego.
Jeśli natomiast dana osoba zapomni o poproszeniu przy kasie o wystawienie faktury, wówczas może mieć ona problemy z dokonaniem odliczenia. W podobnej sprawie orzekał w ostatnim czasie Wojewódzki Sąd Administracyjny w Białymstoku w sprawie o sygnaturze akt I SA/Bk 264/23 (w nieprawomocnym jeszcze wyroku).
Ważny wyrok WSA!
Sama sprawa dotyczyła firmy z sektora doradczego. W swoim wniosku interpretacyjnym z marca 2023 r., firma wyjaśniła, że świadczy porady i konsultacje dla klientów indywidualnych i firm w różnych dziedzinach, czasem dotykając sfery prywatnej. Zaznaczyła, że niekiedy po zakończeniu konsultacji klient nie zgłasza potrzeby otrzymania faktury VAT, co skutkuje wydaniem zwykłego paragonu bez numeru identyfikacji podatkowej (NIP). Zdarza się jednak, że po pewnym czasie klient ponownie kontaktuje się z firmą z prośbą o wystawienie faktury VAT, dostarczając swój numer NIP i informacje dotyczące działalności gospodarczej. Z tego powodu firma chciała potwierdzić, czy ma prawo zrealizować takie żądanie. Firma była przekonana, że zgodnie z art. 106b ust. 1 pkt 1 ustawy o VAT, możliwe jest wystawienie pełnej faktury VAT, zawierającej dane klienta, pomimo wcześniejszego wydania paragonu bez NIP. Zgodnie bowiem z tym przepisem, podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem.
Fiskus w odpowiedzi na wniosek (interpretacja z dnia 5 maja 2023 roku, sygn. 0111-KDIB3-2.4012.157.2023.1.MN) wskazał jednak, iż nie jest możliwe wystawienie faktury VAT na podstawie paragonu, który nie zawiera numeru identyfikacji podatkowej (NIP). Fiskus wskazał na art. 106b ust. 5 ustawy o VAT, który to reguluje procedury dotyczące dokumentowania transakcji, które zostały zarejestrowane wcześniej w kasie fiskalnej. Jeśli klient dokonuje zakupu w charakterze podatnika, a nie konsumenta, powinien to zasygnalizować sprzedawcy podczas transakcji. Według wyjaśnień organów podatkowych, jeśli nabywca nie poda swojego numeru NIP przed zakończeniem rejestracji sprzedaży w kasie, uznaje się go za nabywcę w charakterze konsumenta. Mimo, że nabywca może później zażądać wystawienia faktury, sprzedawca powinien wystawić dokument tak, jak dla konsumenta, więc bez podania numeru NIP.
Sprawa trafiła do sądu. Wojewódzki Sąd Administracyjny również nie miał wątpliwości, że faktura na rzecz podatnika VAT może być wydana wyłącznie na podstawie wcześniej wystawionego paragonu fiskalnego zawierającego jego numer NIP. Sąd uznał, że oświadczenie przedsiębiorcy o dokonywaniu zakupu jako podatnik VAT jest decyzją jednorazową i wiążącą, mającą istotne znaczenie dla późniejszych konsekwencji podatkowych wynikających z wystawienia faktury VAT. Z orzeczenia płynie zatem jeden prosty wniosek: Przedsiębiorcą trzeba być już w momencie zakupu.
Więcej specjalistycznych artykułów na temat VAT – blog VAT