Umowa na usługi księgowe i kadrowe jest kluczowym dokumentem regulującym współpracę między przedsiębiorstwem a firmą świadczącą usługi w zakresie prowadzenia księgowości i obsługi kadrowo-płacowej. W dzisiejszym artykule przedstawiamy najważniejsze regulacje i kwestie, o których należy pamiętać przy zawieraniu takiej umowy.
Umowa na usługi księgowe i kadrowe
Oprócz oznaczenia stron i ich oświadczeń, w umowie należy dokładnie określić zakres świadczonych usług księgowych i kadrowo-płacowych. Należy precyzyjnie opisać obowiązki stron, w tym zakres dokumentów do przekazywania oraz terminy ich dostarczania. W umowie warto wskazać także aspekty związane z tym, w jakim terminie klient powinien dostarczać do biura odpowiednie dokumenty (tak, aby biuro było w stanie terminowo i bez stresu go rozliczyć – np. do piątego dnia miesiąca następującego po miesiącu, którego dotyczy rozliczenie).
Umowa powinna także zawierać informacje dotyczące wynagrodzenia za świadczone usługi, w tym stawki godzinowe lub miesięczne opłaty. Umowa powinna również określać jakie dokumenty w ramach tej umowy są obsługiwane, jakie informacje do jakich organów są zgłaszane (zwłaszcza w przypadku obsługi kadr). Należy również określić sposób rozliczania dodatkowych kosztów, jak np. opłaty za usługi dodatkowe. Często jest to załączone do umowy w ramach odpowiednich załączników, z uwagi na to, że wiele biur rachunkowych nie świadczy takiego pełnego zakresu usług.
Umowa powinna określać odpowiedzialność każdej ze stron za ewentualne błędy lub zaniedbania w prowadzeniu księgowości lub obsłudze kadr. Warto w takiej umowie także odpowiednio zabezpieczyć się i wskazać wyłączenia – czego umowa nie obejmuje i czego w ramach stałej obsługi biuro księgowe nie będzie wykonywać. Ewentualnie można sporządzić zakres tzw. prac dodatkowych, czyli np. kwestie dotyczące wykonywania dodatkowych bilansów na potrzeby kredytu, bilansów na potrzeby rozliczeń między wspólnikami, wraz z odpowiednią wyceną. W zależności od tego, na czym ma polegać dana praca dodatkowa, może to być wynagrodzenie ryczałtowe (np. za sporządzenie bilansu) albo też godzinowe (np. w zakresie wsparcia przy kontroli). Jest to o tyle istotne, że w ostatnim czasie prowadzonych jest coraz więcej kontroli podatkowych i czynności sprawdzających. Wówczas konieczna może być współpraca oraz pomoc ze strony biura rachunkowego.
Jeśli chodzi zaś o oświadczenia stron zawarte w umowie, to warto pamiętać w tym zakresie o wprowadzeniu nowych regulacji związanych z wejściem w życie obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Poza klasycznymi oświadczeniami, w których strony wzajemnie weryfikują, czy mają narzędzia do wykonywania umowy, można zawrzeć także aspekty związane z odpowiednim oprogramowaniem KSeF posiadanym przez biuro rachunkowe czy też podatnika (w zależności od tego, jaki model współpracy wybiorą strony i jak podzielą się obowiązkami wynikającymi z wprowadzeniem obowiązkowego KSeF w ciągu najbliższych miesięcy). W kontekście KSeF istotne mogą być także postanowienia dotyczące załączników do faktur (system nie przewiduje załączników, a mogą być one bardzo istotne do celów rozliczeniowych, zwłaszcza przy branży transportowej).
O czym pamiętać?
Warto w przypadku sporządzania takich umów pamiętać także o to, by zadbać o zgodność postanowień umowy z przepisami dotyczącymi ochrony danych osobowych, w tym Rozporządzeniem Ogólnym o Ochronie Danych Osobowych (RODO). Warto uwzględnić klauzule dotyczące poufności informacji i obowiązku zachowania tajemnicy zawodowej. Umowa taka powinna także zawierać określenie terminu jej obowiązywania oraz warunki jej ewentualnego rozwiązania. Należy uwzględnić możliwość wypowiedzenia umowy ze stosownym wyprzedzeniem oraz ewentualne kary umowne za jej naruszenie.
W umowie można uwzględnić inne istotne dla stron kwestie, np. zakres wsparcia technicznego, terminy sporządzania raportów czy możliwość audytu. Kluczowe jest precyzyjne sformułowanie wszystkich postanowień, aby uniknąć ewentualnych nieporozumień, w tym zadbanie także o odpowiednie załączniki do umowy. Nie można w tym zakresie bać się szerokich treści oraz dość szerokich umów.
Podsumowując, zawarcie umowy na usługi księgowe i kadrowe wymaga uwzględnienia wielu istotnych kwestii prawnych, finansowych i organizacyjnych. Warto skonsultować się z profesjonalistami, takimi jak adwokat, radca prawny czy też doradca podatkowy, aby upewnić się, że umowa spełnia wszystkie wymogi i zapewnia optymalne warunki współpracy dla obu stron takiego dokumentu.
Zadbaj o bezpieczeństwo swojego biura rachunkowego i popraw rentowność, skorzystaj ze sprawdzonego wzoru umowy Wzór umowy na usługi księgowe i kadrowo-płacowe