Obowiązek aktualizacji danych w rejestrze fundacji rodzinnych

Fundacje rodzinne podlegają obowiązkowi wpisu do rejestru fundacji rodzinnych (RFR). Rejestracja w RFR jest jednak ostatnim krokiem do powstania fundacji rodzinnej. Przed rejestracją funkcjonuje jako podmiot w organizacji i posiada wówczas określone możliwości działania, jednak dopiero z chwilą rejestracji nabywa osobowość prawną. Po dokonaniu rejestracji fundacja rodzinna musi także regularnie aktualizować swoje dane w rejestrze. Obowiązek ten jest szczególnie istotny dla utrzymania transparentności działalności fundacji oraz dla zapewnienia, że jej działania są zgodne z obowiązującymi przepisami prawa.

Dane fundacji rodzinnej

Fundator fundacji rodzinnej określa szczegółowy cel działania fundacji w statucie, co pozwala na sprecyzowanie, jakie zadania i funkcje fundacja ma realizować. Dzięki temu fundacja rodzinna staje się narzędziem służącym do efektywnego zarządzania majątkiem rodzinnym oraz zabezpieczenia interesów beneficjentów. Beneficjentami przy tym mogą być osoby niespokrewnione z fundatorem.

Fundacja rodzinna nabywa osobowość prawną w momencie wpisania jej do rejestru fundacji rodzinnych, który jest prowadzony przez Sąd Okręgowy w Piotrkowie Trybunalskim. Opłatę stałą w kwocie 250 złotych pobiera się od wniosku o wpis w rejestrze fundacji rodzinnych. Rejestr ten ma charakter jawny, co oznacza, że każdy może uzyskać poświadczone odpisy, wyciągi, zaświadczenia oraz inne informacje zawarte w rejestrze fundacji rodzinnych. Dodatkowo w rejestrze nie ujawnia się danych beneficjentów, a jedynie dane członków organów, w tym zgromadzenia beneficjentów. W skład tego organu wchodzą wyłącznie wybrani beneficjenci.

Warto wskazać także na to, że jawność RFR ma inny charakter od jakości rejestru przedsiębiorców KRS. Po pierwsze, dostęp do danych dotyczących fundacji, tj. wyciągów czy też odpisów odbywa się w formie papierowej, na wniosek i za opłatą, a na przygotowanie wnioskowanych dokumentów sąd ma 3 dni i są one przesyłane do wnioskodawcy pocztą. Oznacza to, że w okresie pomiędzy wydaniem dokumentów z RFR, a ich otrzymaniem przez wnioskodawcę, mogą zostać wprowadzone kolejne zmiany. Jest to istotna kwestia, bowiem  w KRS posiadamy stały dostęp online i na bieżąco możemy zweryfikować np. zasady reprezentacji, skład organów, czy też kapitał zakładowy.

Drugą różnicą jest zakres jawności obydwu rejestrów. Zasadą jest w tym przypadku, że każdy może udać się osobiście do sądu rejestrowego i przejrzeć fizyczne akta spółki, natomiast w przypadku fundacji rodzinnej grono osób uprawnionych do przeglądania akt rejestrowych jest ograniczone do fundatora, członków organów fundacji rodzinnej, beneficjentów oraz osób, które wykażą w tym swój interes prawny. Informacje te są udostępniane w siedzibie Sądu Okręgowego w Piotrkowie Trybunalskim pod nadzorem upoważnionego pracownika sądowego. Jednocześnie do RFR dostęp ma każdy, niezależnie od obywatelstwa.

Obowiązek aktualizacji danych

Każda fundacja rodzinna w Polsce ma obowiązek zgłaszania wszelkich zmian dotyczących danych objętych wpisem w rejestrze fundacji rodzinnych. Dane w RFR nie musza być aktualizowane regularnie, a jedynie w razie ich zmiany. Obowiązek ten wynika z potrzeby utrzymania aktualnych informacji o fundacji, jej beneficjentach, zarządzie i majątku, co umożliwia skuteczne monitorowanie działalności fundacji oraz zapewnia zgodność z przepisami prawa. Rejestr fundacji rodzinnych jest prowadzony zgodnie z przepisami określonymi w rozporządzeniu Ministra Sprawiedliwości z dnia 18 maja 2023 r. (Dz.U. z 2023 r., poz. 971). Rozporządzenie to szczegółowo reguluje sposób prowadzenia rejestru, treść wpisów oraz zasady udzielania informacji na temat fundacji rodzinnych.

Warto wspomnieć, że zgłoszeń dokonuje się na formularzach urzędowych. Formularz RFR-Z to kluczowy dokument wykorzystywany w przypadku konieczności zgłoszenia zmian dotyczących fundacji rodzinnej w rejestrze fundacji rodzinnych, który jest prowadzony przez Sąd Okręgowy w Piotrkowie Trybunalskim. Zmiany mogą dotyczyć np. nazwy fundacji, zmiany siedziby lub adresu, zmian w statucie fundacji rodzinnej, zmian informacji o czasie, na jaki została ustanowiona fundacja rodzinna oraz inne. Zasadniczo fundacja niezwłocznie zgłasza do sądu rejestrowego zmiany, nie później jednak niż w terminie 7 dni od dnia zdarzenia uzasadniającego dokonanie wpisu, chyba że przepis szczególny stanowi inaczej (art. 122 ust. 1 ustawy o fundacji rodzinnej).

Do niego załącza się formularze przeznaczone do odpowiednich danych, np. w zakresie członków zgromadzenia beneficjentów, przedmiotu działalności oraz innych kwestii. Jednakże ustawodawca nie przewidział formularzy dla wszystkich danych objętych obowiązkiem aktualizacji – brakuje np. formularza do zgłaszania zmiany w zakresie wysokości funduszu założycielskiego, chociaż zmiany w tym zakresie również należy zgłaszać do RFR.

Co jeszcze istotne, domniemywa się, że dane wpisane do rejestru fundacji rodzinnych są prawdziwe. Z tego wynika, że jeżeli np. dane fundacji rodzinnej wpisano do rejestru fundacji rodzinnych niezgodnie z wnioskiem o wpis albo bez tego wniosku, fundacja ta nie może zasłaniać się wobec osoby trzeciej działającej w dobrej wierze zarzutem, że dane te nie są prawdziwe, jeżeli nie wystąpiła niezwłocznie z właściwym wnioskiem o wpis. Istotna w tym zakresie jest także odpowiedzialność za szkodę spowodowaną brakiem aktualizacji. Fundacja rodzinna ponosi bowiem odpowiedzialność za szkodę wyrządzoną zgłoszeniem do rejestru fundacji rodzinnych nieprawdziwych danych, jeżeli podlegały obowiązkowi wpisu na jej wniosek, a także niezgłoszeniem danych podlegających obowiązkowi wpisu do tego rejestru w ustawowym terminie, chyba że szkoda nastąpiła wskutek siły wyższej albo wyłącznie z winy poszkodowanego lub osoby trzeciej, za którą nie ponosi odpowiedzialności (art. 124 ust. 4 ustawy o fundacji rodzinnej).

Podsumowując, obowiązek aktualizacji danych w rejestrze fundacji rodzinnych jest jednym z kluczowych obowiązków, jakie ciążą na fundacji. Regularna aktualizacja danych pozwala na utrzymanie pełnej zgodności z przepisami prawa, zapewnia transparentność działalności fundacji oraz chroni ją przed potencjalnymi sankcjami i problemami w funkcjonowaniu. W związku z tym fundacja rodzinna powinna monitorować zmiany w swojej działalności i dbać o ich terminowe zgłaszanie do rejestru.

Dołącz do kursu „Jak prowadzić fundację rodzinną – podatki, rachunkowość, dokumenty” https://platforma.ikidp.pl/courses/jak-prowadzic-fundacje-rodzinna-podatki-rachunkowosc-dokumenty/

Autor

Redaktor prowadzący

Redaktor naczelny