KSeF a najem prywatny w 2026 roku

Krajowy System e-Faktur, określany skrótem KSeF, to centralny system teleinformatyczny stworzony przez Ministerstwo Finansów, którego celem jest ujednolicenie sposobu wystawiania, odbierania i archiwizowania faktur w obrocie gospodarczym. W praktyce oznacza to odejście od faktur papierowych oraz przesyłanych e-mailem na rzecz faktur ustrukturyzowanych, które trafiają bezpośrednio do jednego, państwowego systemu. Dopiero moment nadania fakturze numeru identyfikującego w KSeF powoduje, że dokument uznawany jest za wystawiony w rozumieniu przepisów podatkowych. Jak to jednak wygląda w 2026 roku w kontekście najmu prywatnego?

KSeF i najem prywatny na gruncie podatkowym

Obowiązek stosowania KSeF wprowadzany jest etapami. Od 1 lutego 2026 roku system stał się obligatoryjny dla największych podatników, których sprzedaż w 2024 roku przekroczyła 200 milionów złotych brutto. Od 1 kwietnia 2026 roku obowiązek obejmie pozostałych podatników wystawiających faktury w relacjach B2B, w tym osoby fizyczne, które dotychczas nie prowadziły działalności gospodarczej, lecz dokumentują sprzedaż fakturą. Najmniejsi podatnicy, których sprzedaż fakturowana nie przekracza 10 000 zł brutto miesięcznie, zostaną objęci obowiązkiem dopiero od 1 stycznia 2027 roku. Te terminy mają kluczowe znaczenie również dla właścicieli nieruchomości wynajmowanych prywatnie.

Najem prywatny, niezależnie od tego, czy prowadzony jest przez przedsiębiorcę, czy przez osobę nieprowadzącą działalności gospodarczej, od zmian wprowadzonych w ramach Polskiego Ładu może być rozliczany wyłącznie w formie ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych. Oznacza to, że opodatkowaniu podlega sam przychód, bez możliwości pomniejszania go o koszty uzyskania przychodu. Podstawowa stawka ryczałtu wynosi 8,5 procent do kwoty 100 000 zł przychodu rocznie, natomiast nadwyżka ponad ten próg opodatkowana jest stawką 12,5 procent.

Na gruncie podatku VAT najem prywatny traktowany jest jak odpłatne świadczenie usług. Wynika to z faktu, że polega on na ciągłym i zarobkowym wykorzystywaniu składnika majątku. Kluczowe znaczenie ma jednak cel, na jaki wynajmowana jest nieruchomość. Najem lokali mieszkalnych wyłącznie na cele mieszkaniowe korzysta ze zwolnienia z VAT na podstawie ustawy. Zwolnienie to nie ma zastosowania, gdy lokal wykorzystywany jest do celów biurowych, komercyjnych lub w ramach najmu krótkoterminowego.

Jeżeli podatnik nie spełnia warunków zwolnienia przedmiotowego, może skorzystać ze zwolnienia podmiotowego, o ile jego obrót nie przekracza ustawowego limitu, który od 2026 roku wynosi 240 000 zł rocznie. Czynni podatnicy VAT, nawet gdy świadczą usługi zwolnione z podatku, są zobowiązani do wykazywania przychodów z najmu prywatnego w pliku JPK_V7.

Najem prywatny a obowiązek stosowania KSeF w 2026 roku

Najważniejszym kryterium decydującym o tym, czy przy najmie prywatnym pojawi się obowiązek korzystania z KSeF, jest status najemcy. Wynajem nieruchomości osobie fizycznej nieprowadzącej działalności gospodarczej co do zasady nie wymaga wystawienia faktury. W takich przypadkach przy zwolnieniu z VAT czynność może być ewidencjonowana bez wystawiania dokumentu sprzedaży, a faktura powstaje dopiero na wyraźne żądanie najemcy. Faktury wystawiane w relacjach B2C nie podlegają obowiązkowemu KSeF i mogą być sporządzane w tradycyjnej formie, poza systemem.

Zupełnie inaczej wygląda sytuacja, gdy najemcą jest firma, spółka lub inny podmiot posługujący się numerem NIP. W relacjach B2B obowiązek wystawienia faktury istnieje zawsze, niezależnie od tego, czy wynajmujący jest czynnym podatnikiem VAT, czy korzysta ze zwolnienia. Od momentu objęcia podatnika obowiązkiem KSeF faktura dokumentująca najem na rzecz firmy musi zostać wystawiona w systemie. Dotyczy to również osób fizycznych, które wynajmują nieruchomości prywatnie, poza działalnością gospodarczą. Faktura stanie się skuteczna dopiero po jej przyjęciu przez KSeF i nadaniu numeru identyfikacyjnego.

Przepisy przewidują okres przejściowy, w którym podatnicy wystawiający faktury o łącznej wartości do 10 000 zł brutto miesięcznie mogą jeszcze korzystać z faktur poza systemem. Po przekroczeniu tego limitu lub od 1 stycznia 2027 roku obowiązek KSeF stanie się bezwzględny.

Wynajmujący, którzy dokumentują najem fakturą na rzecz firmy, muszą liczyć się z koniecznością posługiwania się numerem NIP. Dla osób, które do tej pory rozliczały najem wyłącznie jako osoby prywatne, może to oznaczać obowiązek jego uzyskania. System KSeF opiera się, bowiem na identyfikacji podatnika właśnie poprzez NIP. W przypadku faktur wystawianych osobom fizycznym nieprowadzącym działalności gospodarczej nie stosuje się numeru PESEL, a wystarczające są podstawowe dane identyfikacyjne najemcy.

Ustawodawca przewidział przy tym sankcje za wystawienie faktury poza KSeF w sytuacji, gdy powinna ona zostać przesłana do systemu. Kary mogą sięgać równowartości całego podatku VAT wykazanego na fakturze albo określonego procentu jej wartości w przypadku podatników korzystających ze zwolnienia. Jednocześnie zapowiedziano okres przejściowy z łagodniejszym podejściem organów podatkowych, który ma umożliwić podatnikom dostosowanie się do nowych zasad (kary będą obowiązywać dopiero od początku 2027 roku).

Dołącz do Programu KSeF PRO i wdrażaj z nami KSeF w swojej firmie  https://platforma.ikidp.pl/courses/program-ksef-pro

Autor

Redaktor prowadzący

Redaktor naczelny