Zawiesiłeś swoją JDG? Nie ochroni Cię to przed obowiązkiem KSeF

Wielu przedsiębiorców prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą wychodzi z założenia, że zawieszenie działalności oznacza całkowite wstrzymanie obowiązków publicznoprawnych. W praktyce jednak zawieszenie JDG nie zawsze prowadzi do „zamrożenia” wszystkich powinności wobec fiskusa. Szczególne znaczenie ma to w kontekście obowiązkowego korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur, czyli KSeF. Sam fakt zawieszenia działalności nie musi bowiem chronić przedsiębiorcy przed obowiązkiem wystawienia lub odbioru faktury ustrukturyzowanej.

Zawieszenie wykonywania działalności gospodarczej oznacza, że przedsiębiorca w okresie zawieszenia co do zasady nie prowadzi bieżącej działalności i nie osiąga z niej przychodów. Nie oznacza to jednak, że przestaje istnieć jako podatnik VAT czy podatnik podatku dochodowego. Status przedsiębiorcy pozostaje, a niektóre czynności (zwłaszcza związane z rozliczeniami sprzed okresu zawieszenia) nadal mogą być wykonywane.

Zawieszenie działalności a KSeF

Zawieszenie wykonywania działalności gospodarczej zostało uregulowane w ustawie – Prawo przedsiębiorców. Przedsiębiorca, który nie zatrudnia pracowników, może zawiesić działalność na co najmniej 30 dni, składając wniosek do CEIDG. W okresie zawieszenia nie może prowadzić bieżącej działalności ani osiągać bieżących przychodów z tego źródła, jednak ustawodawca wyraźnie dopuścił możliwość podejmowania określonych czynności, w tym zbywania własnych środków trwałych.

Przykładowo – sprzedaż samochodu ujętego w ewidencji środków trwałych jest więc czynnością dozwoloną w okresie zawieszenia. Jeżeli sprzedaż samochodu będzie podlegała opodatkowaniu VAT albo nabywcą będzie inny podatnik VAT bądź osoba prawna, powstanie obowiązek wystawienia faktury zgodnie z art. 106b ustawy o VAT. W sytuacji gdy w dacie sprzedaży przedsiębiorca objęty jest już obowiązkiem stosowania Krajowego Systemu e-Faktur, faktura ta powinna zostać wystawiona jako faktura ustrukturyzowana i przesłana za pośrednictwem KSeF. Zawieszenie działalności nie wyłącza bowiem obowiązku stosowania systemu, jeżeli dochodzi do czynności rodzącej obowiązek fakturowania.

Inaczej będzie w przypadku sprzedaży na rzecz osoby fizycznej nieprowadzącej działalności gospodarczej. Faktury wystawiane konsumentom co do zasady mogą być wystawiane poza KSeF. Przedsiębiorca może jednak dobrowolnie zdecydować się na ich wystawienie w systemie, przy czym wówczas konieczne jest uzgodnienie z nabywcą sposobu przekazania dokumentu, a faktura powinna zawierać kod QR umożliwiający jej weryfikację.

Obowiązek odbioru faktur kosztowych w KSeF

Drugą problematyczną kwestią jest to, że po wejściu w życie obowiązkowego KSeF czynni podatnicy VAT, w tym operatorzy telekomunikacyjni, wystawiają faktury sprzedażowe jako faktury ustrukturyzowane w systemie. Zgodnie z art. 106na ustawy o VAT faktura ustrukturyzowana uznawana jest za otrzymaną z chwilą nadania jej numeru identyfikacyjnego w KSeF.

Oznacza to, że faktury za np. paliwo czy też telefon wystawione na NIP przedsiębiorcy będą trafiały do KSeF i to tam będą uznawane za skutecznie doręczone. Zawieszenie działalności gospodarczej nie powoduje wyłączenia przedsiębiorcy z systemu jako odbiorcy faktur. Jeżeli ponosi on koszty związane z działalnością – na przykład abonament telefoniczny niezbędny do zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów – faktury dokumentujące te wydatki powinny być monitorowane i pobierane z systemu KSeF.

W praktyce oznacza to, że nawet w okresie zawieszenia przedsiębiorca powinien zachować dostęp do systemu i kontrolować wpływające dokumenty, aby prawidłowo wywiązać się z obowiązków ewidencyjnych i podatkowych.

Po trzecie, szczególnie newralgiczną kwestią są korekty. Zdarza się, że już po zawieszeniu działalności pojawia się potrzeba wystawienia faktury korygującej do sprzedaży zrealizowanej przed zawieszeniem. Może to wynikać z reklamacji, zwrotu towaru czy też stwierdzenia błędu w pierwotnym dokumencie. Obowiązek korekty nie znika wraz z zawieszeniem działalności.

Jeżeli w danym momencie obowiązuje powszechny system e-fakturowania, korekta powinna zostać wystawiona w tej samej formie, jaka jest wymagana przepisami, czyli jako faktura ustrukturyzowana w KSeF. Brak aktywnej sprzedaży nie zwalnia z obowiązku prawidłowego udokumentowania zmiany podstawy opodatkowania.

W praktyce jednak część problemów związanych z obsługą faktur w okresie zawieszenia działalności można ograniczyć poprzez odpowiednie zarządzanie uprawnieniami w KSeF. Przedsiębiorca ma możliwość nadania wybranej osobie lub podmiotowi uprawnień do odbioru oraz wystawiania faktur w systemie. Dzięki temu, nawet w okresie zawieszenia działalności, możliwe jest bieżące monitorowanie dokumentów pojawiających się w KSeF oraz ewentualna obsługa faktur, które mogą zostać wystawione np. przez kontrahentów. Rozwiązanie to może być szczególnie przydatne w sytuacji, gdy przedsiębiorca nie planuje regularnie logować się do systemu w czasie zawieszenia działalności.

Z uwagi na to, przedsiębiorca planujący zawieszenie działalności powinien przeanalizować, czy w okresie przerwy mogą wystąpić zdarzenia wymagające fakturowania. Warto uporządkować rozliczenia z kontrahentami, rozważyć wystawienie faktur jeszcze przed datą zawieszenia oraz upewnić się, że w razie potrzeby będzie możliwe techniczne skorzystanie z KSeF.

Dołącz do Programu KSeF PRO i wdrażaj z nami KSeF w swojej firmie https://platforma.ikidp.pl/courses/program-ksef-pro/

Autor

Redaktor prowadzący

Redaktor naczelny