Dobrze przygotowana baza wiedzy jest jednym z najważniejszych elementów bezpiecznego wykorzystania AI w biurze rachunkowym. Powinna zawierać przede wszystkim aktualne przepisy, zweryfikowane materiały, procedury wewnętrzne oraz informacje dotyczące sposobu obsługi konkretnych procesów. Nie powinna być przypadkowym zbiorem dokumentów, ponieważ nieaktualne lub sprzeczne materiały mogą zwiększać ryzyko błędnych odpowiedzi. Każdy dokument warto oznaczyć datą, źródłem, statusem aktualności oraz osobą odpowiedzialną za jego weryfikację.
Szczególne znaczenie ma ustalenie hierarchii źródeł, tak aby asystent wiedział, które informacje powinien traktować jako nadrzędne. Materiały dotyczące różnych okresów należy wyraźnie rozdzielać, a nieaktualne dokumenty archiwizować lub usuwać z aktywnej bazy. Odpowiedź AI powinna być możliwa do zweryfikowania poprzez wskazanie dokumentu lub źródła, na którym została oparta. Dzięki temu pracownik może szybko sprawdzić, czy przedstawiona przez system informacja rzeczywiście odpowiada aktualnemu stanowi prawnemu.
Przy tworzeniu bazy trzeba również uwzględnić bezpieczeństwo danych klientów, dlatego rzeczywiste dokumenty zawierające dane osobowe czy informacje finansowe nie powinny być bezrefleksyjnie przekazywane do systemu AI. W wielu przypadkach bezpieczniejszym rozwiązaniem będzie wykorzystanie zanonimizowanych przykładów i modeli dokumentów. Biuro powinno także określić, które odpowiedzi mogą być przygotowywane automatycznie, a które wymagają obowiązkowej kontroli. Im większe ryzyko podatkowe związane z konkretną sprawą, tym większe znaczenie powinna mieć weryfikacja człowieka.
Baza wiedzy powinna być regularnie audytowana i aktualizowana, szczególnie po zmianach przepisów lub procedur obowiązujących w biurze. Warto również prowadzić historię zmian i analizować przypadki, w których AI udzieliło błędnej odpowiedzi, aby eliminować źródło problemu. Najbezpieczniejszy model zakłada, że asystent AI pomaga wyszukiwać informacje, analizować materiały i przygotowywać robocze odpowiedzi, ale nie przejmuje odpowiedzialności za ostateczne rozstrzygnięcie.
AIsystent wspiera już uczestników kursu „Jak prowadzić fundację rodzinną – podatki, rachunkowość, dokumenty”. Dołącz do kursu i korzystaj na co dzień z atutów AIsystenta – https://platforma.ikidp.pl/courses/jak-prowadzic-fundacje-rodzinna-podatki-rachunkowosc-dokumenty/
Autor
Dorota Mariańska
Prezes Zarządu w Instytucie Księgowości i Doradztwa Podatkowego
W ramach Mariański Group zarządza Instytutem, Kancelarią oraz Biurem rachunkowym. Razem z mężem Adamem Mariańskim wspiera przedsiębiorców, księgowych i doradców podatkowych w codziennej pracy, łącząc praktykę prowadzenia działalności gospodarczej, potrzeby klientów z wiedzą prawną i podatkową całego zespołu Mariański Group. Entuzjastka wprowadzania skutecznych rozwiązań, narzędzi w procesach księgowych i zarządzania biurem rachunkowym. LinkedIn
Dorota Mariańska
Prezes Zarządu w Instytucie Księgowości i Doradztwa Podatkowego
W ramach Mariański Group zarządza Instytutem, Kancelarią oraz Biurem rachunkowym. Razem z mężem Adamem Mariańskim wspiera przedsiębiorców, księgowych i doradców podatkowych w codziennej pracy, łącząc praktykę prowadzenia działalności gospodarczej, potrzeby klientów z wiedzą prawną i podatkową całego zespołu Mariański Group. Entuzjastka wprowadzania skutecznych rozwiązań, narzędzi w procesach księgowych i zarządzania biurem rachunkowym. LinkedIn
Redaktor prowadzący
Adrian Szydlik
Radca prawny, entuzjasta rozwiązań edukacyjnych w prawie i podatkach
Właściciel Kancelarii AS Legal&Tax, platformy z kursami online dla studentów prawa ,,Prawo dla Ciebie” oraz współwłaściciel centrum szkoleń ,,S&G Akademia”. Z Instytutem Księgowości i Doradztwa Podatkowego współpracuje od 2023 roku, odpowiada za dobór tematyczny publikowanych treści, aktywnie wspiera proces ich powstawania i publikowania. LinkedIn
Adrian Szydlik
Radca prawny, entuzjasta rozwiązań edukacyjnych w prawie i podatkach
Właściciel Kancelarii AS Legal&Tax, platformy z kursami online dla studentów prawa ,,Prawo dla Ciebie” oraz współwłaściciel centrum szkoleń ,,S&G Akademia”. Z Instytutem Księgowości i Doradztwa Podatkowego współpracuje od 2023 roku, odpowiada za dobór tematyczny publikowanych treści, aktywnie wspiera proces ich powstawania i publikowania. LinkedIn
Redaktor naczelny
prof. Adam Mariański
Przewodniczący Rady Programowej Instytutu Księgowości i Doradztwa Podatkowego
Lider i założyciel Mariański Group oraz Instytutu Księgowości i Doradztwa Podatkowego. Doświadczony doradca polskich firm rodzinnych, w tym także w procesie sukcesji biznesu, współtwórca ostatecznej wersji ustawy o fundacjach rodzinnych. Najlepszy w Polsce doradca podatkowy w dziedzinie podatku dochodowego według 13. ,14. oraz 17. edycji rankingu „Rzeczpospolitej”. Specjalizuje się w sukcesji podatkowej, fundacji rodzinnej, podatkach dochodowych, kontrolach i postępowaniu podatkowym oraz w ochronie praw jednostki w prawie podatkowym i planowaniu podatkowym. LinkedIn
prof. Adam Mariański
Przewodniczący Rady Programowej Instytutu Księgowości i Doradztwa Podatkowego
Lider i założyciel Mariański Group oraz Instytutu Księgowości i Doradztwa Podatkowego. Doświadczony doradca polskich firm rodzinnych, w tym także w procesie sukcesji biznesu, współtwórca ostatecznej wersji ustawy o fundacjach rodzinnych. Najlepszy w Polsce doradca podatkowy w dziedzinie podatku dochodowego według 13. ,14. oraz 17. edycji rankingu „Rzeczpospolitej”. Specjalizuje się w sukcesji podatkowej, fundacji rodzinnej, podatkach dochodowych, kontrolach i postępowaniu podatkowym oraz w ochronie praw jednostki w prawie podatkowym i planowaniu podatkowym. LinkedIn