Bezpieczeństwo danych przy korzystaniu z AI w księgowości – realne zagrożenia i rozwiązania

Sztuczna inteligencja coraz szybciej zmienia sposób funkcjonowania działów księgowości i biur rachunkowych. Automatyczne rozpoznawanie faktur, analiza kosztów czy też wsparcie przy sporządzaniu raportów finansowych stały się realnym elementem codziennej pracy. Narzędzia AI pozwalają skrócić czas wykonywania wielu procesów, ograniczyć liczbę błędów oraz zwiększyć efektywność pracy zespołów finansowych. Jednocześnie rozwój tych technologii powoduje pojawienie się nowych zagrożeń związanych z bezpieczeństwem danych.

Dlaczego AI w księgowości generuje szczególne ryzyko?

Księgowość należy do obszarów szczególnie wrażliwych pod względem ochrony informacji. Systemy finansowo-księgowe przetwarzają dane osobowe pracowników, kontrahentów i klientów, informacje o wynagrodzeniach, numerach rachunków bankowych, danych podatkowych, dokumentach kadrowych czy historii transakcji. Wprowadzenie narzędzi AI do takich procesów oznacza konieczność bardzo dokładnego zarządzania ryzykiem technologicznym, organizacyjnym i prawnym.

Systemy sztucznej inteligencji działają na dużych zbiorach danych i wymagają ciągłego dostępu do informacji w celu analizowania dokumentów, rozpoznawania wzorców oraz generowania odpowiedzi. Oznacza to, że dane finansowe bardzo często trafiają do środowisk chmurowych, zewnętrznych usług analitycznych lub modeli językowych obsługiwanych przez dostawców technologii.

Problem polega na tym, że użytkownicy często traktują narzędzia AI jak zwykłe aplikacje biurowe, nie zdając sobie sprawy, że przekazywane treści mogą być przetwarzane poza organizacją. Szczególnie niebezpieczne jest kopiowanie fragmentów dokumentów księgowych do publicznych chatbotów AI bez odpowiedniej anonimizacji. Zjawisko to określane jest coraz częściej mianem „Shadow AI”, czyli niekontrolowanego używania sztucznej inteligencji poza formalnym nadzorem działów IT i compliance.

Dodatkowym problemem jest skala automatyzacji. Im większa liczba procesów księgowych zostaje powierzona AI, tym większe konsekwencje może mieć pojedynczy błąd systemu lub wyciek danych. W przypadku tradycyjnych systemów ryzyko było zazwyczaj ograniczone do konkretnej aplikacji lub użytkownika. W środowisku AI zagrożenia mogą obejmować jednocześnie wiele systemów i ogromne ilości danych finansowych.

Najważniejsze zagrożenia związane z wykorzystaniem AI w księgowości

Najbardziej oczywistym zagrożeniem jest możliwość ujawnienia danych poufnych. Może do tego dojść zarówno wskutek cyberataku, jak i błędów użytkowników. Pracownik księgowości może nieświadomie przesłać do zewnętrznego narzędzia AI faktury zawierające dane kontrahentów, informacje podatkowe lub numery kont bankowych.

W praktyce problemem są również błędne konfiguracje systemów oraz niewłaściwe zarządzanie uprawnieniami dostępu. Raporty dotyczące bezpieczeństwa AI wskazują, że wiele organizacji nie posiada odpowiednich mechanizmów kontroli nad tym, jakie dane są przesyłane do modeli AI i kto ma do nich dostęp.

Szczególnie groźne są sytuacje, w których dane przesyłane do systemu AI mogą zostać wykorzystane do dalszego trenowania modeli. Nawet jeśli dostawca deklaruje odpowiednie zabezpieczenia, organizacja często traci pełną kontrolę nad cyklem życia danych.

W Unii Europejskiej korzystanie z AI musi być zgodne zarówno z RODO, jak i nowymi regulacjami wynikającymi z AI Act. Problem polega na tym, że wiele organizacji zakłada błędnie, iż samo spełnienie wymogów RODO automatycznie oznacza zgodność z regulacjami dotyczącymi AI. Tymczasem obowiązki związane z dokumentacją, nadzorem nad modelami czy monitorowaniem ryzyka są znacznie szersze.

W księgowości szczególne znaczenie mają zasady minimalizacji danych oraz ograniczenia celu przetwarzania. System AI nie powinien otrzymywać większego zakresu danych niż jest to absolutnie konieczne do wykonania konkretnego zadania. W praktyce jednak organizacje często przekazują do modeli pełne dokumenty zawierające nadmiarowe informacje.  Naruszenie przepisów może prowadzić nie tylko do kar finansowych, ale także do utraty reputacji i odpowiedzialności cywilnej wobec klientów.

Ataki cybernetyczne na systemy AI

Systemy sztucznej inteligencji stały się nowym celem cyberprzestępców. Zagrożenia obejmują m.in. kradzież danych, przejęcie dostępu do modeli, manipulację wynikami analiz czy tzw. prompt injection, czyli próby nakłonienia modelu do ujawnienia poufnych informacji.

W przypadku księgowości skutki takich działań mogą być bardzo poważne. Cyberprzestępcy mogą próbować uzyskać dostęp do danych finansowych przedsiębiorstwa, zmieniać informacje o płatnościach lub wykorzystywać AI do tworzenia zaawansowanych oszustw finansowych.  W praktyce największym źródłem problemów nie są zwykle same algorytmy, lecz czynnik ludzki. Pracownicy często korzystają z AI bez odpowiedniego szkolenia i świadomości zagrożeń. Dotyczy to szczególnie małych biur rachunkowych, które wdrażają nowe technologie bardzo szybko, ale bez rozwiniętych procedur bezpieczeństwa.

Do najczęstszych błędów należą przesyłanie danych do nieautoryzowanych narzędzi AI, korzystanie ze wspólnych kont użytkowników, brak wieloskładnikowego uwierzytelniania oraz przechowywanie danych na prywatnych urządzeniach. Poważnym problemem jest także brak przejrzystej odpowiedzialności. W wielu organizacjach nie wiadomo dokładnie, kto odpowiada za kontrolę bezpieczeństwa AI – dział IT, dział compliance, zarząd czy użytkownicy biznesowi. Taka sytuacja zwiększa ryzyko chaosu organizacyjnego i błędnych decyzji.

Jak skutecznie chronić dane przy wykorzystaniu AI

Podstawowym elementem bezpieczeństwa powinna być formalna polityka korzystania ze sztucznej inteligencji. Dokument taki powinien określać, jakie narzędzia są dozwolone, jakie dane można przetwarzać przy użyciu AI oraz jakie procedury obowiązują pracowników. Organizacja powinna jasno wskazać, że dane finansowe i osobowe nie mogą być przekazywane do publicznych modeli AI bez odpowiednich zabezpieczeń i anonimizacji. Konieczne jest również regularne szkolenie pracowników z zakresu cyberbezpieczeństwa i ochrony danych.

Jedną z najważniejszych zasad bezpieczeństwa jest ograniczanie ilości danych przekazywanych do systemów AI. Jeżeli analiza wymaga jedynie fragmentu dokumentu, nie należy przesyłać całej faktury czy kompletnej dokumentacji klienta. W praktyce warto stosować anonimizację lub pseudonimizację danych przed ich przetwarzaniem przez AI. Pozwala to ograniczyć skutki potencjalnego wycieku informacji oraz zwiększyć zgodność z przepisami RODO.

Poza tym, nie każde narzędzie AI zapewnia taki sam poziom bezpieczeństwa. Organizacje powinny wybierać rozwiązania posiadające odpowiednie certyfikaty bezpieczeństwa, takie jak SOC 2 czy ISO 27001, a także oferujące szyfrowanie danych, kontrolę dostępu oraz możliwość przechowywania danych w regionie UE. Bardzo ważne jest również dokładne analizowanie umów z dostawcami usług AI, szczególnie pod kątem zasad przechowywania danych, ich usuwania oraz możliwości wykorzystywania informacji do trenowania modeli.

Systemy AI wykorzystywane w księgowości powinny być objęte ścisłą kontrolą dostępu. Każdy użytkownik powinien posiadać indywidualne konto oraz dostęp wyłącznie do danych niezbędnych do wykonywania obowiązków. Coraz większe znaczenie ma także monitorowanie aktywności użytkowników oraz analiza logów bezpieczeństwa. Pozwala to szybciej wykrywać nieautoryzowane działania i ograniczać skutki incydentów.

Oprócz tego, wskazania wymaga, że znaczenie sztucznej inteligencji w księgowości będzie systematycznie rosło. Automatyzacja procesów finansowych staje się jednym z głównych kierunków rozwoju przedsiębiorstw, a AI będzie coraz częściej odpowiadała za analizę danych, wykrywanie nadużyć czy wspieranie decyzji biznesowych. Równocześnie rosnąć będzie znaczenie cyberbezpieczeństwa i zarządzania ryzykiem technologicznym. Organizacje będą musiały inwestować nie tylko w nowe narzędzia AI, ale również w systemy kontroli, audyty bezpieczeństwa oraz rozwój kompetencji pracowników. Coraz większą rolę odegrają także regulacje prawne związane z odpowiedzialnym wykorzystaniem AI.

Szukasz wzoru umowy na usługi księgowe i kadrowo-płacowe? Sprawdź i skorzystaj https://platforma.ikidp.pl/courses/wzor-umowy-na-uslugi-ksiegowe-i-kadrowo-placowe/

Autor

Redaktor prowadzący

Redaktor naczelny