Tworzenie procedur wewnętrznych dla korzystania z AI w biurze rachunkowym

Sztuczna inteligencja coraz mocniej wpływa na sposób funkcjonowania biur rachunkowych. Narzędzia AI wykorzystywane są już nie tylko do automatyzacji prostych czynności administracyjnych, ale również do analizy dokumentów, tworzenia projektów odpowiedzi dla klientów, porządkowania danych księgowych, wspierania procesów compliance czy przygotowywania zestawień i analiz finansowych.

W praktyce wiele biur rachunkowych korzysta dziś z rozwiązań AI nawet nieświadomie. Pracownicy wykorzystują publiczne chatboty do tworzenia treści maili, podsumowań dokumentów, analiz przepisów czy też generowania odpowiedzi dla klientów. Powoduje to jednak szereg ryzyk związanych z ochroną danych, tajemnicą zawodową, bezpieczeństwem informacji oraz odpowiedzialnością za błędne wyniki generowane przez systemy sztucznej inteligencji. Dlatego coraz większego znaczenia nabiera tworzenie wewnętrznych procedur regulujących zasady korzystania z AI w biurze rachunkowym.

Korzystanie z AI w księgowości wiąże się z wysokim poziomem ryzyka

Biuro rachunkowe przetwarza ogromne ilości danych poufnych, finansowych i podatkowych. Bardzo często obejmują one również dane osobowe pracowników klientów, informacje o wynagrodzeniach, zobowiązaniach podatkowych, strukturach właścicielskich czy sytuacji finansowej przedsiębiorców. Wprowadzenie takich danych do zewnętrznych narzędzi AI bez odpowiednich zabezpieczeń może prowadzić do poważnych naruszeń obowiązków prawnych oraz odpowiedzialności wobec klientów.

Ryzyka związane z korzystaniem ze sztucznej inteligencji w biurze rachunkowym obejmują między innymi naruszenie tajemnicy zawodowej,
naruszenie RODO, ujawnienie danych finansowych klientów, wykorzystanie danych do trenowania modeli AI, podejmowanie decyzji na podstawie nieprawidłowych analiz, utratę kontroli nad przepływem danych, naruszenie zasad cyberbezpieczeństwa. W praktyce wiele zagrożeń wynika nie z samego korzystania z AI, ale z braku jasnych zasad używania takich narzędzi przez pracowników.

Wewnętrzna procedura dotycząca korzystania ze sztucznej inteligencji nie powinna być traktowana wyłącznie jako dokument technologiczny. W rzeczywistości jest ona częścią szerszego systemu compliance i bezpieczeństwa informacji funkcjonującego w biurze rachunkowym.

Dobrze przygotowana procedura powinna łączyć kwestie ochrony danych osobowych,
tajemnicy zawodowej, cyberbezpieczeństwa, organizacji pracy, kontroli jakości, odpowiedzialności pracowników, zarządzania ryzykiem, zgodności z przepisami prawa. W praktyce oznacza to konieczność współpracy osób odpowiedzialnych za kwestie prawne, podatkowe, organizacyjne oraz informatyczne.

Pierwszym krokiem powinien być audyt korzystania z AI

W wielu biurach rachunkowych problemem jest brak wiedzy o tym, w jaki sposób pracownicy już dziś wykorzystują narzędzia AI. Przed stworzeniem procedury warto więc przeprowadzić wewnętrzny audyt obejmujący to, jakie narzędzia AI są używane,
jakiego rodzaju dane są wprowadzane do systemów, czy pracownicy korzystają z prywatnych kont, czy wykorzystywane są darmowe rozwiązania, jak wygląda proces weryfikacji wyników generowanych przez AI, czy istnieją zasady zatwierdzania odpowiedzi tworzonych przez systemy AI. Bardzo często okazuje się, że pracownicy wykorzystują publiczne narzędzia AI do analizowania dokumentów klientów lub tworzenia odpowiedzi zawierających dane poufne, nie zdając sobie sprawy z ryzyk prawnych.

Jednym z podstawowych elementów procedury powinno być wskazanie dopuszczonych narzędzi AI. Biuro rachunkowe powinno określić które systemy mogą być wykorzystywane, w jakim zakresie można z nich korzystać, czy wymagane są konta firmowe, jakie ustawienia bezpieczeństwa muszą być aktywowane, kto odpowiada za akceptację nowych narzędzi. Brak takich zasad prowadzi do sytuacji, w której każdy pracownik korzysta z innych rozwiązań, często bez jakiejkolwiek kontroli bezpieczeństwa. W praktyce coraz więcej firm ogranicza możliwość używania prywatnych kont oraz publicznych, darmowych wersji systemów AI przy pracy na danych klientów.

Najważniejszym obszarem procedury AI w biurze rachunkowym powinny być zasady dotyczące ochrony danych. Procedura powinna jasno wskazywać, że do narzędzi AI nie wolno wprowadzać pełnych danych osobowych klientów, numerów PESEL, danych finansowych pozwalających zidentyfikować klienta, treści deklaracji podatkowych, danych kadrowo-płacowych, informacji objętych tajemnicą przedsiębiorstwa, dokumentów zawierających dane wrażliwe.

W praktyce rekomendowane jest stosowanie anonimizacji danych przed użyciem AI. Oznacza to usuwanie informacji pozwalających na identyfikację klienta lub konkretnej osoby. W wielu przypadkach konieczne może być również przeprowadzenie analizy ryzyka oraz oceny skutków dla ochrony danych osobowych.

Do tego, nawet najlepiej przygotowana procedura nie będzie skuteczna bez odpowiedniego przeszkolenia zespołu. Pracownicy biura rachunkowego powinni rozumieć jak działają systemy AI, jakie są ich ograniczenia, jakie ryzyka wiążą się z korzystaniem z AI, jak chronić dane klientów, jak weryfikować odpowiedzi generowane przez system, jakie działania są zabronione. Szkolenia powinny być przy tym regularnie aktualizowane, ponieważ technologie AI rozwijają się bardzo dynamicznie, a ryzyka związane z ich wykorzystaniem stale się zmieniają.

Podsumowując, sztuczna inteligencja staje się naturalnym elementem funkcjonowania nowoczesnych biur rachunkowych. Może znacząco usprawniać pracę, automatyzować procesy i zwiększać efektywność obsługi klientów. Jednocześnie korzystanie z AI wiąże się z istotnymi ryzykami prawnymi, organizacyjnymi i bezpieczeństwa. Dlatego tworzenie wewnętrznych procedur dotyczących korzystania z AI powinno być dziś jednym z podstawowych elementów systemu compliance w biurze rachunkowym.

Dobrze przygotowana procedura pozwala nie tylko ograniczyć ryzyka związane z ochroną danych i odpowiedzialnością zawodową, ale również uporządkować sposób korzystania z nowych technologii oraz zwiększyć bezpieczeństwo klientów i samego biura. W praktyce najważniejsze znaczenie mają jasne zasady dotyczące ochrony danych, weryfikacji wyników generowanych przez AI, odpowiedzialności pracowników oraz kontroli wykorzystywanych narzędzi. Wraz z rozwojem regulacji dotyczących sztucznej inteligencji procedury te będą stawały się coraz ważniejszym elementem profesjonalnego zarządzania biurem rachunkowym.

Prowadzisz biuro rachunkowe? Sprawdź nasze propozycje na blogu https://ikidp.pl/category/blog/biuro-rachunkowe/

Autor

Redaktor prowadzący

Redaktor naczelny