Pierwszym krokiem do wdrożenia standaryzacji jest rzetelna diagnoza aktualnego sposobu działania biura rachunkowego. W praktyce oznacza to konieczność przeanalizowania, w jaki sposób wykonywane są kluczowe czynności, takie jak księgowanie dokumentów, obsługa KSeF, kontakt z klientem, zamknięcia miesiąca czy też przygotowanie deklaracji podatkowych. Na tym etapie często ujawnia się duże zróżnicowanie praktyk wewnętrznych, które wynika z indywidualnych nawyków pracowników, braku jednolitych instrukcji lub historycznego rozwoju biura.
Kolejnym etapem jest mapowanie procesów, czyli ich szczegółowe opisanie od momentu wejścia informacji do biura aż do momentu jej finalnego przetworzenia. W praktyce chodzi o stworzenie przejrzystej struktury pokazującej, jakie kroki są wykonywane, przez kogo, w jakiej kolejności i z użyciem jakich narzędzi. Na tym etapie niezwykle ważne jest oddzielenie działań rzeczywiście niezbędnych od tych, które wynikają wyłącznie z przyzwyczajenia lub historycznych schematów pracy. Dopiero uporządkowanie procesów pozwala zrozumieć, które elementy można zautomatyzować.
Po uporządkowaniu procesów przychodzi czas na ich formalizację w postaci procedur i instrukcji operacyjnych. Nie chodzi tutaj o rozbudowane dokumenty teoretyczne, lecz o praktyczne opisy działań, które można zastosować w codziennej pracy. Procedura powinna jasno określać, co należy zrobić, w jakim terminie, przy użyciu jakich narzędzi oraz jakie są kryteria poprawnego wykonania zadania.
Jednym z najtrudniejszych elementów standaryzacji jest jej wdrożenie w zespole. Nawet najlepiej zaprojektowane procedury nie przyniosą efektu, jeśli nie zostaną zaakceptowane i konsekwentnie stosowane przez pracowników. W praktyce oznacza to konieczność przeprowadzenia procesu zarządzania zmianą, który obejmuje szkolenia, komunikację wewnętrzną oraz stopniowe wprowadzanie nowych standardów pracy.
Szukasz wzoru umowy na usługi księgowe i kadrowo-płacowe? Sprawdź i skorzystaj https://platforma.ikidp.pl/courses/wzor-umowy-na-uslugi-ksiegowe-i-kadrowo-placowe/
Autor
Dorota Mariańska
Prezes Zarządu w Instytucie Księgowości i Doradztwa Podatkowego
W ramach Mariański Group zarządza Instytutem, Kancelarią oraz Biurem rachunkowym. Razem z mężem Adamem Mariańskim wspiera przedsiębiorców, księgowych i doradców podatkowych w codziennej pracy, łącząc praktykę prowadzenia działalności gospodarczej, potrzeby klientów z wiedzą prawną i podatkową całego zespołu Mariański Group. Entuzjastka wprowadzania skutecznych rozwiązań, narzędzi w procesach księgowych i zarządzania biurem rachunkowym. LinkedIn
Dorota Mariańska
Prezes Zarządu w Instytucie Księgowości i Doradztwa Podatkowego
W ramach Mariański Group zarządza Instytutem, Kancelarią oraz Biurem rachunkowym. Razem z mężem Adamem Mariańskim wspiera przedsiębiorców, księgowych i doradców podatkowych w codziennej pracy, łącząc praktykę prowadzenia działalności gospodarczej, potrzeby klientów z wiedzą prawną i podatkową całego zespołu Mariański Group. Entuzjastka wprowadzania skutecznych rozwiązań, narzędzi w procesach księgowych i zarządzania biurem rachunkowym. LinkedIn
Redaktor prowadzący
Adrian Szydlik
Radca prawny, entuzjasta rozwiązań edukacyjnych w prawie i podatkach
Właściciel Kancelarii AS Legal&Tax, platformy z kursami online dla studentów prawa ,,Prawo dla Ciebie” oraz współwłaściciel centrum szkoleń ,,S&G Akademia”. Z Instytutem Księgowości i Doradztwa Podatkowego współpracuje od 2023 roku, odpowiada za dobór tematyczny publikowanych treści, aktywnie wspiera proces ich powstawania i publikowania. LinkedIn
Adrian Szydlik
Radca prawny, entuzjasta rozwiązań edukacyjnych w prawie i podatkach
Właściciel Kancelarii AS Legal&Tax, platformy z kursami online dla studentów prawa ,,Prawo dla Ciebie” oraz współwłaściciel centrum szkoleń ,,S&G Akademia”. Z Instytutem Księgowości i Doradztwa Podatkowego współpracuje od 2023 roku, odpowiada za dobór tematyczny publikowanych treści, aktywnie wspiera proces ich powstawania i publikowania. LinkedIn
Redaktor naczelny
prof. Adam Mariański
Przewodniczący Rady Programowej Instytutu Księgowości i Doradztwa Podatkowego
Lider i założyciel Mariański Group oraz Instytutu Księgowości i Doradztwa Podatkowego. Doświadczony doradca polskich firm rodzinnych, w tym także w procesie sukcesji biznesu, współtwórca ostatecznej wersji ustawy o fundacjach rodzinnych. Najlepszy w Polsce doradca podatkowy w dziedzinie podatku dochodowego według 13. ,14. oraz 17. edycji rankingu „Rzeczpospolitej”. Specjalizuje się w sukcesji podatkowej, fundacji rodzinnej, podatkach dochodowych, kontrolach i postępowaniu podatkowym oraz w ochronie praw jednostki w prawie podatkowym i planowaniu podatkowym. LinkedIn
prof. Adam Mariański
Przewodniczący Rady Programowej Instytutu Księgowości i Doradztwa Podatkowego
Lider i założyciel Mariański Group oraz Instytutu Księgowości i Doradztwa Podatkowego. Doświadczony doradca polskich firm rodzinnych, w tym także w procesie sukcesji biznesu, współtwórca ostatecznej wersji ustawy o fundacjach rodzinnych. Najlepszy w Polsce doradca podatkowy w dziedzinie podatku dochodowego według 13. ,14. oraz 17. edycji rankingu „Rzeczpospolitej”. Specjalizuje się w sukcesji podatkowej, fundacji rodzinnej, podatkach dochodowych, kontrolach i postępowaniu podatkowym oraz w ochronie praw jednostki w prawie podatkowym i planowaniu podatkowym. LinkedIn
