Ponowny automatyczny zapis do PPK – nowe uprawnienia Państwowej Inspekcji Pracy.

Czym jest ponowny automatyczny zapis do PPK?

Uczestnictwo w PPK jest dobrowolne, a więc uczestnik PPK może zrezygnować z dokonywania wpłat do PPK na podstawie deklaracji złożonej podmiotowi zatrudniającemu w formie pisemnej. Natomiast w dniu 01 styczniu 2023 roku weszła w życie nowelizacja ustawy o PPK, z której wynika, że podmiot zatrudniający musi dokonywać automatycznego zapisu osób zatrudnionych do PPK co cztery lata. Początek 2023 roku oznacza zatem wyzerowanie licznika ważności deklaracji rezygnacji z dokonywania wpłat do PPK.

PPK – ważne terminy

1 stycznia 2023 roku – zaczyna obowiązywać nowelizacja ustawy o PPK i przepis o ponownym automatycznym zapisie będzie skuteczny – kolejne automatyczne zapisy będą się odbywały co cztery lata, czyli pierwszy ponowny automatyczny zapis w roku 2023, kolejny w 2027, 2031 itd.

28 lutego 2023 roku – dzień, do którego pracodawcy mają obowiązek poinformowania wszystkich objętych nowym automatycznym zapisem, że począwszy od 1 kwietnia wpłaty do PPK będą obowiązywały (to ważne, ponieważ ustawa z drugiej strony nakłada na inspekcję pracy możliwość karania pracodawców za nieprzestrzeganie obowiązków w ramach ustawy o PPK). Obowiązek informacyjny może być spełniony w dowolny sposób.

1 kwietnia 2023 roku – wszyscy, którzy powinni zostać objęci ponownym automatycznym zapisem, stają się formalnie uczestnikami PPK, co oznacza, że umowa o prowadzenie między tymi osobami a instytucją finansową jest zawarta i należy terminowo dokonywać wpłat do PPK.

Zmiany w uprawnieniach Państwowej Inspekcji Pracy

W dniu 04 czerwca 2022 roku weszła w życie nowelizacja ustawy o Państwowej Inspekcji Pracy (dalej PIP), w której przyznano jej nowe uprawnienia w zakresie kontroli osób zatrudniających w ramach Pracowniczych Planów Kapitałowych (dalej PPK). Nowe przepisy zostały zawarte w ustawie z dnia 28 kwietnia 2022 r. o zasadach realizacji zadań finansowanych ze środków europejskich w perspektywie finansowej 2021–2027 (Dz.U. z 2022 r. poz. 1079).

Znajomość uprawnień PIP w kontekście realizacji obowiązków wynikających z ustawy o PPK, w tym ponownego automatycznego zapisu do PPK, pozwoli podmiotom zatrudniającym uniknąć kar finansowych.

Kogo może kontrolować PIP?

Podmiotami kontrolowanymi w zakresie obowiązków wynikających z ustawy o PPK są wszystkie podmioty zatrudniające, czyli:
a) pracodawca, jeżeli posiada numer identyfikacyjny,
b) nakładca,
c) rolnicze spółdzielnie produkcyjne lub spółdzielnie kółek rolniczych,
d) zleceniodawca, jeżeli posiada numer identyfikacyjny,
e) podmiot, w którym działa rada nadzorcza,
f) płatnik – jeżeli pracodawca, o którym mowa w lit. a, lub zleceniodawca, o którym mowa w lit. d, nie posiada numeru identyfikacyjnego;

wszyscy w zakresie dotyczącym określonej kategorii osób zatrudnionych.

Kim jest osoba zatrudniona?

Osobami zatrudnionymi w ustawie o PPK są:
a) pracownicy (z wyjątkiem pracowników przebywających na urlopach górniczych i urlopach dla pracowników zakładu przeróbki mechanicznej węgla oraz młodocianych w rozumieniu art. 190 § 1 Kodeksu pracy);
b) osoby fizyczne wykonujące pracę nakładczą, które ukończyły 18. rok życia;
c) członkowie rolniczych spółdzielni produkcyjnych lub spółdzielni kółek rolniczych;
d) osoby fizyczne, które ukończyły 18. rok życia, wykonujące pracę na podstawie umowy agencyjnej lub umowy zlecenia albo innej umowy o świadczenie usług, do której stosuje się przepisy dotyczące zlecenia;
e) członkowie rad nadzorczych wynagradzani z tytułu pełnienia tych funkcji;
f) osoby wskazane w lit. a-d przebywające na urlopach wychowawczych lub pobierające zasiłek macierzyński lub zasiłek w wysokości zasiłku macierzyńskiego;

– podlegające obowiązkowo ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym z tych tytułów.

Co PIP może kontrolować?

1/ Dopełnienie obowiązku zawarcia umowy o zarządzanie PPK w przewidzianym przepisami terminie.
Podmiot zatrudniający musi zawrzeć umowę o zarządzanie PPK nie później niż na 10 dni roboczych przed dniem, w którym w stosunku do pierwszej osoby zatrudnionej jest obowiązany zawrzeć umowę o prowadzenie PPK.

2/ Dopełnienie obowiązku zawarcia w imieniu i na rzecz osoby zatrudnionej umowy o prowadzenie PPK w przewidzianym terminie.
Dotychczas wymagany był trzymiesięczny staż pracy i dopiero po jego upływie należało dokonać zgłoszenia do 10 dnia następnego miesiąca. Obecnie pracodawca będzie mógł zawrzeć umowę o prowadzenie PPK w imieniu i na rzecz nowej osoby zatrudnionej już po upływie 14 dni zatrudnienia, nie później jednak niż do 10 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym upłynęły 3 miesiące (90 dni) zatrudnienia tej osoby.

3/ Dopełnienie obowiązku dokonywania wpłat do PPK w przewidzianym przepisami terminie.
Terminowe wpłaty powinny być dokonane do 15 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym zostały obliczone i pobrane.

4/ Kwestię zgłaszania wymaganych ustawą danych lub zgłaszania nieprawdziwych danych albo udzielania w tych sprawach nieprawdziwych wyjaśnień lub odmawiania ich udzielenia.

5/ Prowadzenie dokumentacji związanej z obliczaniem wpłat do PPK.
Nigdzie nie zdefiniowano, w jaki sposób powinna być prowadzona taka dokumentacja i co powinno wchodzić w jej zakres, a więc podmioty kontrolowane nie miały i wciąż nie posiadają wytycznych odnośnie prowadzenia takiej dokumentacji.

6/ Nakłanianie osoby zatrudnionej lub uczestnika PPK do rezygnacji z oszczędzania w PPK.
Jeżeli pracodawca wiązałby np. premię czy podwyżkę z rezygnacją z PPK, byłoby to bez wątpienia zniechęcanie do oszczędzania w ramach PPK.

Możliwe są również mniej jasne praktyki, np. wielokrotne wysłanie do pracowników deklaracji rezygnacji. Pojawia się tutaj pytanie, czy to już zniechęcanie do uczestnictwa, czy jeszcze dopełnianie obowiązku informacyjnego. Wydaje się, że wielokrotne wysłanie całości danych o PPK, w tym o rezygnacji z oszczędzania – to bardziej informowanie. Natomiast wielokrotne wysyłanie tylko deklaracji rezygnacji, możemy uznać za zachęcanie do tego, żeby zrezygnować z PPK.

7/ Realizację wszystkich obowiązków wynikający z przepisów ustawy o PPK (np. obowiązku informacyjnego, a także kwestie dotyczące wyboru instytucji finansowej czy uzgodnienia tego z reprezentacją osób zatrudnionych).

Punkt pierwszy to wykroczenie, które zostało uregulowane w art. 106 ustawy o PPK i kara jaką może wymierzyć PIP to kara grzywny w wysokości do 1,5% budżetu wynagrodzeń u danego podmiotu w roku obrotowym poprzedzającym popełnienie czynu zabronionego. Kolejne cztery punkty to wykroczenia przewidziane w art. 107 w/w ustawy, za które można wymierzyć karę grzywny w wysokości od 1000 zł do 1 000 000 zł. Wykroczenie wymienione w pkt 6 zdefiniowano w art. 108, a maksymalna kara grzywny to 1,5% funduszu wynagrodzeń u danego podmiotu zatrudniającego w roku obrotowym poprzedzającym popełnienie czynu zabronionego.

Istotne jest to, że w 2021 roku i w pierwszej połowie roku 2022, PIP nie miała możliwości kontrolowania zniechęcania do uczestnictwa w PPK. Taką możliwość przewidziała dopiero nowelizacja ustawy z czerwca 2022 roku. Dotychczas zatem nie były w tym zakresie wymierzane żadne kary i nie istnieją wytyczne dotyczące uznawania określonego działania za formę nakłaniania do rezygnacji z oszczędzania w PPK. Kontrolowanie realizacji innych obowiązków wynikających z ustawy o PPK, to również nowe uprawnienie PIP wprowadzone wyżej wskazaną nowelizacją.

Kogo dotyczy ponowny automatyczny zapis?

Kategoria osób, które będą zapisywane do PPK, jest dość szeroka, głównie pracownicy zatrudnieni na podstawie umowy o pracę, ale także osoby fizyczne wykonujące pracę nakładczą, członkowie rolniczych spółdzielni produkcyjnych lub spółdzielni kółek rolniczych. Natomiast pracownicy i osoby fizyczne, które wykonują pracę na podstawie umowy zlecenia to dwie główne kategorie, z tym zastrzeżeniem, że muszą one podlegać obowiązkowo ubezpieczeniom emerytalnym i rentowym. Osobami zatrudnionymi w rozumieniu ustawy o PPK, są także pracownice i zleceniobiorczynie, które przebywają na urlopie wychowawczym bądź pobierają zasiłek macierzyński lub zasiłek w wysokości zasiłku macierzyńskiego. Takie osoby również są zapisywane do Pracowniczych Planów Kapitałowych, o czym warto pamiętać. Ta kategoria pojawiła się na etapie jednej z kilku nowelizacji ustawy podczas tworzenia PPK.

Przy PPK istotny jest wiek osób zapisywanych:
1/ od 18 do 54 lat – z automatycznym zapisem;
2/ od 55 do 69 lat – z zapisem na wniosek zapisywanego;
3/ osoby powyżej 70 roku życia, których do Pracowniczego Planu Kapitałowego nie zapisujemy.

Przy nadchodzących zapisach patrzymy na rok 2023 i na te osoby, które są w widełkach od pełnoletności, czyli od osiemnastych urodzin, do 11 miesiąca 54 roku życia. Jeżeli ktoś będzie obchodził 55 urodziny w styczniu, to już ponownym automatycznym zapisem nie zostanie objęty, ale jeżeli będzie miał 55 urodziny w lipcu 2023 roku, to do PPK musi zostać ponownie automatycznie zapisany. Osoby 55 plus nie interesują pracodawcy pod kątem PPK. Jeżeli jednak chciałyby wykorzystać moment ponownego automatycznego zapisu i złożą do pracodawcy odpowiedni wniosek, również mogą zostać uczestnikami PPK, pod warunkiem że nie ukończyły 70 roku życia.

Jeżeli spojrzymy wprost do artykułu 23 ustawy o PPK, to – czytając literalnie przepisy – powinniśmy się skupiać tylko i wyłącznie na uczestnikach, czyli na tych osobach, na rzecz których i w imieniu których była zawierana umowa o prowadzenie PPK. Natomiast interpretacja i stanowisko, które zostały przez PFR uzgodnione i opublikowane w lipcu 2022 roku, wskazują, że interesują nas wszystkie osoby, które złożyły deklarację rezygnacji z dokonywania rejestracji do PPK. Bez względu na to, czy na etapie tworzenia PPK zrobiły to już jako uczestnik, czy jeszcze przed formalnym i ostatecznym terminem zawierania umowy o prowadzenie – są objęte ponownym automatycznym zapisem.

Nadal będą możliwe rezygnacje z PPK.
Osoby w wieku 18-54 lat, mimo że zostaną objęte automatycznym zapisem – jeżeli nie będą chciały być w Pracowniczym Planie Kapitałowym, będą mogły ponownie złożyć deklarację rezygnacji z dokonywania wpłat. Tę samą, która obowiązuje od roku 2019 i którą pracodawcy przyjmowali w momencie tworzenia PPK albo przy zatrudnianiu nowej osoby. Natomiast jeżeli ktoś jej nie złoży, będzie nadal uczestnikiem PPK.

Obowiązek informacyjny pracodawcy.

Pracodawca obligatoryjnie musi poinformować osoby w wieku 55-69 lat o możliwości przystąpienia do PPK oraz ma obowiązek poinformować uczestnika PPK o możliwości zadeklarowania wpłaty dodatkowej i o możliwości obniżenia wysokości wpłaty podstawowej.

Natomiast pracodawca może (ale nie musi) poinformować osoby zatrudnione o warunkach uczestnictwa w PPK oraz obowiązkach i uprawnieniach podmiotu zatrudniającego. Nie jest to zatem obowiązek, który będzie kontrolowany.

W celu uniknięcia kar nakładanych przez PIP pamiętać należy o:

1/ terminach obowiązujących przy zatrudnianiu nowych osób;
2/ terminowym dokonywaniu wpłat;
3/ niezniechęcaniu do PPK;
4/ obowiązkach związanych z ponownym automatycznym zapisem;
5/ przygotowaniu budżetu na wpłaty do PPK osób po pierwszym ponownym automatycznym zapisie (pracodawcy powinni mieć przygotowany budżet wynagrodzeń od drugiego kwartału 2023 roku na wpłaty do PPK w związku z tym, że może się zwiększyć liczba uczestników po ponownym
automatycznym zapisie).

Jeżeli widzisz, że temat może pomóc Ci w pracy i chcesz lepiej go poznać, to skorzystaj z kursu „Pracownicze Plany Kapitałowe – ponowny zapis i najważniejsze obowiązki pracodawców, księgowych i kadrowych”