W celu efektywnego zarządzania procesem związanym z fakturami elektronicznym, konieczne jest odpowiednie przydzielanie uprawnień użytkownikom systemu. Dobra praktyka polega na nadawaniu dostępu tylko tym osobom, które tego faktycznie potrzebują, w celu zapewnienia bezpieczeństwa i skuteczności procesów biznesowych. Istotne w tym zakresie jest rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 27 grudnia 2021 r. w sprawie korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur, Poz. 2481. Rozporządzenie określa:
- rodzaje uprawnień do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur;
- sposoby nadawania, zmiany lub odbierania uprawnień do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur oraz wzór zawiadomienia o nadaniu lub odebraniu tych uprawnień;
- sposoby uwierzytelnienia podmiotów korzystających z Krajowego Systemu e-Faktur;
- dane faktury ustrukturyzowanej, których podanie umożliwia dostęp do tej faktury w Krajowym Systemie e-Faktur.
Pytania pojawiają się zaś w praktyce w zakresie sytuacji, kiedy nie jesteśmy jednoosobową działalnością gospodarczą, jeżeli jesteśmy np. spółką. Wówczas musimy wskazać osobę, która będzie pierwszą osobą uprawnioną do KSeF, która będzie posiadała uprawnienia pierwotne. Co ważne, to może być osoba uprawniona do reprezentacji spółki, ale to może być również osoba w zatrudniona w spółce, nieuprawniona do takiej reprezentacji, jak również w ogóle osoba spoza organizacji.
Tak możemy wskazać osoby w zasadzie dowolnie, ale wniosek o jej wskazanie musi podpisać zgodnie z reprezentacją osoba uprawniona do reprezentacji takiej spółki. Następnie ta osoba, której nadano to uprawnienia może wygenerować token (ogólny, pierwotny) do wszystkiego albo udzielić dalszych uprawnień pojedynczym osobom do pojedynczych czynności. Te uprawnienia będą mogły być również egzekwowane przy użyciu tokena.
Rodzaje uprawnień
W praktyce istnieją także różnego rodzaje uprawnienia dotyczące systemu KSeF. Wśród nich można wskazać na uprawnienia właścicielskie, uprawnienia do nadawania dalszych uprawnień – przewidziane wyłącznie dla os. fiz.; uprawnienia do wystawiania faktur; uprawnienia do dostępu do faktur, uprawnienia do samofakturowania oraz tzw. uprawnienia Komornicze lub dla Organu Egzekucyjnego.
Natomiast należy też zwrócić uwagę na ewentualnie zbyt dużą liczbę uprawnień, ponieważ przyznanie np. uprawnień do wystawiania faktur oznacza, że dana osoba może wystawiać wszystkie faktury bez żadnych ograniczeń kwotowych. Może to być także dostęp do faktur – może to być dostęp np. do faktur sprzedażowych, do faktur zakupowych, do tych i do tych, a także do tych faktur wystawionych przez daną spółkę wcześniej.
Wobec tego nie mamy takiej instytucji swoistego ,,odcięcia”, zatem od momentu udzielenia uprawnień taka osoba, której udzielimy uprawnień, może mieć dostęp także do wszystkich danych wstecz. Takie uprawnienie warto zatem zawęzić tylko do określonych kontrahentów albo do jakichś konkretnych wartości.
Uprawnień mogę udzielić także do samofakturowania w moim imieniu i jest przedostatni rodzaj udzielonych uprawnień. To są uprawnienia udzielone konkretnemu podmiotowi i w takim wypadku nie udzielamy uprawnień osobie fizycznej, tylko udzielamy uprawnień danemu podmiotowi – na przykład biuro księgowemu, doradcy podatkowemu albo jakiemuś innemu podmiotowi, co do którego chcę, żeby wystawiał faktury w moim imieniu.
Przy tym nie należy mylić samofakturowania z fakturowaniem, w samofakturowaniu mogę wystawiać tylko faktury na siebie, a jeżeli upoważnię dany podmiot do obsługi KSeF w moim imieniu, to może on wystawiać faktury na wszystkich moich kontrahentów i mieć dostęp do wszystkich moich faktur zakupowych. Pojawia się pytanie – po co mogę upoważnić taki podmiot? Dzieje się to przede wszystkim po to, żebym nie musiał się przejmować tym, kto w tym podmiocie zatrudniony będzie mnie obsługiwał. Wówczas np. po takim upoważnieniu to już biuro księgowe przejmuje zarządzanie tymi osobami, które konkretnie w moim imieniu dokonują operacji.
Istnieją także uprawnienia komornicze czy tez uprawnienia organu egzekucyjnego, które także miejmy nadzieję nigdy się nie zdarzą. Natomiast jeżeli sąd wydałby taką decyzję, lub że komornik w naszym imieniu bądź organ egzekucyjny może wystawiać faktury, to nada mu w KSeF uprawnienia do wykonywania takich operacji w naszym imieniu.
To jest wszystko opisane oczywiście we wskazanym rozporządzeniu Ministra Finansów. Warto zatem z takimi uprawnieniami też się zapoznać, bowiem w większości przypadków może się okazać, że dana osoba będzie upoważniać tylko jedną osobę w KSeF, ale trzeba to dobrze przemyśleć, żeby nie znaleźć się następnie w trudnej sytuacji (np. osoba, która ma uprawnienia na przykład wyjechała na urlop albo coś jej się stało, a my nie dostaniemy się w tym czasie do KSeF, a tam leżą jakieś faktury zakupowe albo sprzedażowe). Wobec tego warto jest zatem zabezpieczyć się jakimś drugimi uprawnieniami, żeby nie musieć ewentualnie w takiej sytuacji składać ponownie wniosku do urzędu, żeby ponownie wskazać jakąś inną osobę. Z uwagi na to taką osobę ratunkową pewnie warto też mieć.
Sposoby nadawania uprawnień
Wobec tego, istnieje kilka sposobów nadawania uprawnień w KSeF:
- za pomocą odpowiednio dostosowanego oprogramowania księgowego (API),
- z poziomu aplikacji webowej udostępnionej przez MF,
- za pomocą zawiadomienia ZAW-FA składanego do US.
. Wzór zawiadomienia ZAW-FA dostępny jest na stronie: https://www.podatki.gov.pl/vat/formularze-do-druku-vat/. ZAW-Fa to zawiadomienie o nadaniu lub odebraniu uprawnień do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur.
Jeżeli chodzi o sam wniosek, to jeszcze raz warto podkreślić, że jest on papierowy, więc trzeba go wydrukować, podpisać, wysłać do urzędu i w tej chwili czas oczekiwania na wpisanie tej osoby to jest około trzech tygodni, więc relatywnie sprawnie/szybko to idzie. Natomiast sugerowałbym, że jeżeli nie są państwo jednoosobowymi działalnościami gospodarczymi, to muszą państwo tutaj taki wniosek złożyć jak najszybciej, żeby nie czekać z tym zbyt długo. Co miesiąc pojawia się kilka tysięcy nowych wniosków, wobec czego ten okres z trzech tygodni zapewne z biegiem czasu zapewne się wydłuży.
Wobec tego, na ten moment należy już zatem zacząć myśleć nad tym, kto w naszej organizacji będzie te uprawnienia miał i może już powoli się do tego faktu przygotowywać.
Dołącz do Programu „KSeF PRO” i przygotuj się z nami do wdrożenia KSeF – IKiDP – Program „KSeF PRO”