Krajowy System e-Faktur (KSeF) w Polsce stanowić ma elektroniczny system służący do wystawiania, przesyłania i przechowywania faktur ustrukturyzowanych. Jest to inicjatywa mająca na celu usprawnienie procesu fakturowania oraz poprawę kontroli i nadzoru podatkowego. Po przeprowadzeniu konsultacji społecznych, zapowiedziano pewne zmiany w systemie, w tym przesunięcie terminu obowiązkowego wdrożenia czy też np. rozważenie możliwości rozszerzenia stosowania e-faktur na faktury B2C (biznes do klienta).

Po przeprowadzeniu konsultacji społecznych wskazano, że ustalony termin obowiązkowego wdrożenia KSeF zostanie przesunięty. Decyzja ta jest podyktowana z jednej strony wprowadzeniem zmian w samym systemie (który okazał się nie do końca sprawny po przeprowadzonym audycie), a także potrzebą dostosowania się przedsiębiorstw do wymagań systemu oraz zapewnienia odpowiedniego czasu na przygotowanie się do zmian.

Według informacji dostarczonych przez Ministerstwo Finansów, w spotkaniach dotyczących KSeF, które odbyły się od 16 lutego do 1 marca, uczestniczyło około 10 tysięcy osób, zarówno osobiście, jak i online. W dniu 21 marca 2024 r. o godz. 12:00 odbyło się natomiast spotkanie, na którym MF podsumowało spotkania konsultacyjne dotyczące KSeF oraz zaprezentowało proponowane rozwiązania. MF podtrzymało deklarację, że od KSeF nie ma odwrotu i będzie on wprowadzony na 100%.

Resort zadeklarował, że uwagi zgłoszone przez uczestników konsultacji zostaną dokładnie przeanalizowane, a projekt rozwiązań legislacyjnych będzie przedmiotem dalszych uzgodnień w drugiej połowie marca. Data obowiązkowego KSeF zostanie podana na przełomie kwietnia i maja tego roku. Nowy projekt ustawy ma być natomiast przygotowany i opublikowany do końca czerwca 2024 roku. Ma to zapewnić podatnikom co najmniej półroczne vacatio legis.

Co może ulec zmianie?

Po wysłuchaniu opinii społeczności biznesowej oraz innych zainteresowanych stron, możliwe jest przeprowadzenie zmian dotyczących dotychczasowego funkcjonowania KSeF czy też jego zakresu. W wyniku nowelizacji, po dokonanym audycie planowane jest zidentyfikowanie ewentualnych błędów lub niedociągnięć w systemie i podjęcie działań mających na celu ich naprawę. Niektóre dotychczasowe regulacje, które miały zostać wprowadzone w zakresie KSeF także mogą jeszcze ulec zmianie.

W wyniku konsultacji społecznych ustalono np. że istnieje również możliwość rozważenia rozszerzenia stosowania e-faktur na faktury wystawiane klientom indywidualnym (B2C). Dotychczasowy zakres stosowania e-faktur koncentrował się głównie na transakcjach międzyfirmowych (B2B). W trakcie konsultacji pojawił się bowiem postulat, by przedsiębiorcy mieli możliwość dobrowolnego wystawiania faktur w KSeF również dla konsumentów.

Poza tym, dyskutowane są także kwestie dotyczące likwidacji not korygujących oraz duplikatów faktur, wskazywania KSeF ID przy płatności, pól obligatoryjnych w fakturach wystawianych przez JST, procesu nadawania uprawnień przez samorządy, kwestii wizualizacji e-faktur, dokumentów wydawanych nabywcy ,,przy kasie” (np. przy zakupie paliwa na stacji), jak również aspekty związane z tokenami autoryzacyjnymi czy też trybem awaryjnym systemu. Ministerstwo wskazało przy tym jednak, że nie przewiduje modyfikacji schemy FA(2), a potencjalna opcja wdrożenia KSeF etapami (analogicznie jak JPK) ma być jeszcze przedmiotem konsultacji. Na ten moment MF nie zakłada też wprowadzenia zmian w zakresie daty wystawienia faktury ustrukturyzowanej (uznawanej za wystawioną w dniu jej przesłania do KSeF).

Co ciekawe, Ministerstwo Finansów zapowiedziało także po opublikowaniu nowych przepisów szereg różnego rodzaju szkoleń z zakresu KSeF. Jak wskazało MF, szkolenia z Krajowego Systemu e-Faktur i jego użycia w praktyce mają być przeprowadzone praktycznie w każdym powiecie w kraju. Ministerstwo ma plan szkoleń przedsiębiorców, które mają one rozpocząć się w urzędach skarbowych na przełomie kwietnia i maja.

Kluczowe wnioski – spotkanie w MF dotyczące KSeF – 21 marca 2024 roku

Co istotne, w trakcie spotkania z dnia 21 marca 2024 roku:

• 1. przedstawiono propozycję jednoczesnego wdrożenia KSeF dla wszystkich podatników (bez okresu przejściowego dla podatników zwolnionych z VAT),
  2. zaproponowano odroczenia: kar i obowiązku podania numeru KSeF w płatnościach oraz dodatkowe odroczenie dla faktur wystawianych z kasy rejestrującej i paragonów z NIP uznanych za faktury,
  3. ważną propozycją okazało się wprowadzenie w okresie przejściowym opcji wystawiania faktur „offline” poza KSeF i kodem QR, z obowiązkiem wprowadzenia do KSeF następnego dnia roboczego – dla wszystkich podatników (bez względu na awarie),
  4. w połowie kwietnia ma zostać uruchomiona aplikacja mobilna KSeF – MF mocno kładzie nacisk i zachęca przedsiębiorców do korzystania z bezpłatnych narzędzi: aplikacji KSeF, aplikacji Mikrofirma.
  5. w najbliższym czasie udostępniona zostanie dokumentacja dla integratorów, jak również odbędą się spotkania z developerami,
  6. MF bardzo się starało się nie zmieniać schemy i faktycznie wyjść na przeciw podatnikom.

Ministerstwo Finansów planuje również indywidualne konsultacje dotyczące korzystania z tych bezpłatnych narzędzi w nadchodzących miesiącach. Dodatkowo, zapowiedziano organizację webinariów poświęconych konkretnym tematom dla różnych grup przedsiębiorstw, oraz możliwość uzyskania wsparcia w korzystaniu z KSeF poprzez infolinię. Szkolenia te będą prowadzone do odwołania.

Na podstawie konsultacji społecznych można także oczekiwać zwiększonej inicjatywy w zakresie komunikacji i edukacji dotyczącej KSeF. Przedsiębiorstwa i inne podmioty będą informowane o zmianach w systemie oraz dostępnych wsparciach i szkoleniach mających na celu ułatwienie wdrożenia e-faktur. W kontekście wprowadzania zmian w KSeF można też oczekiwać przedstawienia w najbliższym czasie nowego projektu przepisów. Ewentualne dalsze konsultacje w tym zakresie mogą być prowadzone w celu uzyskania opinii na temat ewentualnych dalszych zmian w systemie. Te działania mają na celu usprawnienie i dostosowanie systemu e-faktur do potrzeb przedsiębiorców oraz zwiększenie skuteczności i efektywności procesu fakturowania elektronicznego.

Dołącz do Programu KSeF PRO i wdrażaj z nami KSeF w swojej firmie https://ikidp.pl/ksef/program-ksef-pro/