Krajowy System E-Faktur (KSeF) stanowi kluczowy element w procesie elektronicznego obiegu faktur w Polsce. Konsultacje dotyczące KSeF przeprowadzone 29 lutego 2024 roku przyniosły szereg wniosków i potencjalnych zmian mających na celu usprawnienie funkcjonowania systemu oraz dostosowanie go do zmieniających się potrzeb i wymagań rynku. W dniu 29 lutego w godzinach 10.00-11.30 zaplanowane zostało spotkanie z Jednostkami Samorządu Terytorialnego (JST). W trakcie tych konsultacji organizatorzy chieli rozważyć kwestie związane z wystawianiem faktur przez JST, zakres uprawnień w KSeF oraz szczegółowe elementy faktur wystawianych w KSeF.
Tego samego dnia w godzinach 12.30-14.00 zaplanowano konsultacje dotyczące wdrożenia KSeF w odpowiednich etapach. Te konsultacje ustalono w celu przeanalizowania kwestii związanych z wprowadzeniem obowiązku KSeF z uwzględnieniem ewentualnego różnicowania terminów wejścia w życie dla niektórych rozwiązań.
Ostatnie z konsultacji odbyły się w dniu 1 marca 2024 roku w godzinach 10.00-11.30 – a ich zakresem objęto wyjaśnienia, interpretacje, szkolenia. Spotkanie służyło poznaniu oczekiwań przedsiębiorców w zakresie materiałów dotyczących KSeF. Zostały w jego trakcie też omówione plany Ministerstwa dotyczące akcji szkoleniowej i informacyjnej oraz zasady uczestnictwa ekspertów Ministerstwa w spotkaniach, konferencjach i szkoleniach organizowanych przez podmioty zewnętrzne. Konsultacje dotyczyły także kampanii informacyjnych i budowania świadomości przedsiębiorców na temat KSeF.
Wnioski z konsultacji – jakie zmiany w KseF?
W trakcie konsultacji z dnia 29 lutego uczestnicy dyskusji byli zgodni co do tego, że etapowanie wdrażania Krajowego Systemu e-Faktur w oparciu o wielkość podmiotu (analogicznie do JPK) byłoby problematyczne i mogłoby spowodować znaczne zamieszanie. Wynikałoby to głównie z braku pewności w kwestii ustalania, komu należy wystawić fakturę w formie elektronicznej za pośrednictwem KSeF, a komu nie, lub kto ma otrzymać wizualizację faktury. Zdaniem uczestników dyskusji, bardziej sensownym podejściem byłoby etapowe wprowadzenie obowiązkowego korzystania z KSeF, gdzie pierwszym etapem byłoby obligatoryjne wystawianie faktur w formie elektronicznej. Dopiero w kolejnym etapie można by wprowadzić np. konieczność podawania numerów KSeF w tytułach przelewów. Taki sposób postępowania pozwoliłby na stopniowe wdrożenie nowych rozwiązań, unikając jednocześnie konieczności podejmowania decyzji przy każdym wystawianiu faktury. Co do terminu obowiązkowego wdrożenia KSeF, opinie uczestników były podzielone i mieściły się głównie w szerokim przedziale czasowym między II a IV kwartałem 2025 roku.
W zakresie konsultacji dot. JST podnoszono, że jedna jednostka samorządu terytorialnego może mieć kilkadziesiąt lub nawet kilkaset jednostek zależnych. W takich sytuacjach proces nadawania uprawnień do korzystania z KSeF odpowiednim osobom w poszczególnych jednostkach oraz zarządzanie tymi uprawnieniami staje się skomplikowany i bardzo trudny do realizacji. Zwracano także uwagę, że KSeF nie umożliwia wystawienia faktury w przypadku, gdy ten sam podmiot (na przykład gmina) pełni funkcję zarówno jako JST, jak i organu administracji, co oznacza, że jest jednocześnie Podmiotem1 i Podmiotem2 na fakturze.
Natomiast w zakresie ostatnich konsultacji z 01.03 przedstawiciele Ministerstwa Finansów potwierdzili, że planowana jest kampania medialna, której celem jest dotarcie do jak największej liczby odbiorców. Na razie nie ustalono dokładnego terminu rozpoczęcia kampanii. W okresie przełomu kwietnia i maja zaś zostać zorganizowane praktyczne szkolenia w Urzędach Skarbowych na terenie całej Polski.
Po tym Ministerstwo Finansów zakończyło konsultacje dotyczące Krajowego Systemu e-Faktur. W drugiej połowie marca planuje przedstawić propozycje zmian w ustawie o VAT. Istnieje możliwość, że sprzedawcy będą mieli opcję dobrowolnego wystawiania faktur w KSeF także dla konsumentów (B2C). Parametry techniczne pozostaną jednak bez zmian. Celem jest, żeby do końca kwietnia zamknąć proces konsultacyjny. Pozwoliłoby to do końca czerwca 2024 roku zakończyć kwestie legislacyjne.
Jak wskazuje Iwona Biernat-Baran, doradca podatkowy, członek Krajowej Rady Doradców Podatkowych oraz ekspert w Programie KSeF PRO: ,,Mimo iż nie znamy jeszcze nowego terminu wejścia w życie KSeF, przedsiębiorcy nie powinni przerywać prac. Wydaje się, ze realnym terminem wejścia w życie reformy będzie początek 2025 r., więc czasu na wdrożenie zmian wbrew pozorom nie pozostało wiele. Będzie to bardzo duże wyzwanie, szczególnie dla dużych firm, dlatego ten czas dobrze wykorzystać”.
Warto zauważyć, że konkretny zakres zmian i wprowadzonych nowych rozwiązań będzie zależał od wyników konsultacji oraz decyzji podjętych przez odpowiednie organy i instytucje odpowiedzialne za KSeF. Wdrożenie wnioskowanych zmian może przynieść korzyści zarówno dla przedsiębiorstw korzystających z systemu, jak i dla całościowego funkcjonowania procesu obiegu elektronicznych faktur w Polsce. Ostateczne decyzje w sprawie zmian w KSeF będą zależały od analizy wyników konsultacji oraz uwzględnienia potrzeb i opinii wszystkich zainteresowanych stron, w tym przedsiębiorstw, organów administracji publicznej oraz ekspertów ds. informatyzacji i podatków.
Sprawdź Program KSeF PRO, dołącz do nas i bądź przygotowany na KSeF – Program KSEF PRO