Dostępność systemu KSeF

W zakresie dostępności systemu KSeF należy wskazać, że w przypadku niedostępności systemu Ministerstwo Finansów zakłada publikację (z odpowiednim wyprzedzeniem) odpowiednich komunikatów w Biuletynie Informacji Publicznej. W czasie takiej niedostępności podatnicy nie będą mogli wystawiać faktur ustrukturyzowanych i będą zobowiązani do ich wystawiania w sposób dotychczasowy. Z wyjaśnień MF wynika, iż wszelkie przestoje w systemie KSeF będą miały charakter incydentalny, krótkotrwały i nie będą miały istotnego wpływu na możliwość korzystania z niego przez podatników. Faktury wystawione w trybie awaryjnym powinny być natomiast wysłane w ciągu 24 godzin od awarii, jednak nawet jeżeli zrobimy to później, datą wystawienia pozostanie data z pola P_1. KAS będzie indywidualnie analizował powody takiego późniejszego dosłania faktur.

Tryby awaryjne

Wskazane tryby awaryjne działają w taki sposób że jeżeli Ministerstwo opublikuje informacje, że nie działa KSeF, to ta informacja będzie publikowana w biuletynie Informacji Publicznej (lub jeżeli po naszej stronie coś nie będzie działało, czyli nasz system nie będzie działał albo nasz Internet nie będzie działał), to wtedy możemy wystawiać fakturę w trybie awaryjnym. Ministerstwo ma jeszcze w najbliższym czasie opublikować dokładniejsze wytyczne wskazujące odpowiednie informacje w tym zakresie.

Powinny one obejmować to, po czym poznać, że coś nie działa (czyli czy na przykład jak KSeF działa wolno to oznacza to, że działa, czy nie działa – czy też jak system przyjmuje nam co drugą fakturę, to oznacza to, że działa, czy nie działa). Co do zasady jeżeli okaże się, że KSeF nie działa, to wówczas musimy wystawić fakturę w postaci pliku XML zgodnego z KSeFem, czyli musimy ją przygotować, tak jakbyśmy ją mieli wysłać do KSeFu.

Pojawia się pytanie – co to znaczy wystawić fakturę w trybie awaryjnym? To znaczy wygenerować ją w postaci XML-a, czyli pliku gotowego do wysyłki do KSeFu. Trzeba wydrukować go do pliku PDF, na takim pliku PDF nadrukować kod QR, który zostanie omówiony w dalszej części. Następnie po wydrukowaniu QR kod musimy wysłać mailem lub w drodze papierowej nabywcy. Następnie – w ciągu 7 dni (jeżeli nie działa KSeF), lub jednego dnia (jeżeli nie działa coś po naszej stronie, tj. 24 godziny), trzeba wysłać to do systemu KSeF, uzupełniając te rzeczy, które wystawiliśmy poza KSeF.

Wobec tego mamy taką możliwość generowania faktur offline poza KSeF i dosyłania ich post factum do KSeFu, ale musimy mieć dowód na to, że robimy to z uwagi nie na nasze samowolne działania, ale z uwagi na to, że KseF w danym momencie nie działał. Czas dostarczenia przy braku możliwości wystawienie faktury w KSeF po stronie KseF liczony będzie od momentu usunięcia awarii. Natomiast jeżeli brak możliwości wynika z naszej strony, to ten czas liczony jest od momentu wystawienia faktury.

Kod QR – tryb awaryjny

Warto omówić jeszcze szerzej same kody QR stosowane w trybie awaryjnym. Taki kod QR trzeba nadrukować na wizualizacji każdej faktury. Wygenerowanie obywać się będzie w systemie podatnika offline. Kod jest skrótem faktury, a wygenerować można go na dwa sposoby: w oparciu o numer KSeF lub dedykowany klucz, który należy wcześniej pobrać (przez API lub GUI). Klucz jest ważny dla wielu faktur przez dłuższy czas – generowanie kodu nie potrzebuje zatem bieżącej interakcji z systemem KSeF. Jeżeli odbiorca go zeskanuje, zostanie odesłany do KSeF gdzie będzie mógł porównać wersję papierową z wersją elektroniczną (nie jest jeszcze całkiem jasne, jaki zakres danych zostanie mu wtedy ujawniony). W przypadku różnic, decydujące znaczenie ma wersja elektroniczna w KSeF.

Co ważne z punktu widzenia trybu awaryjnego, w trybie normalnym jeżeli wystawiamy fakturę do KSeFu, to datą wystawienia takiej faktury jest data jej wysyłki do systemu. Natomiast jeżeli jesteśmy w trybie awaryjnym, to wtedy datą wystawienia jest taka data wystawienia, którą wpiszemy w fakturze. Wobec tego w polu P1 wpisujemy dzisiejszą datę wystawienia faktury, zatem wysyłamy to i dosyłamy na awaryjne API KseF. API awaryjne działa identycznie jak zwykłe API, ale ono w numerze KSeF ujawni datę z pola P1, a nie datę z pola faktycznej wysyłki.

Kodów QR musimy użyć za każdym razem, kiedy chcemy użyć wizualizacji faktury na zewnątrz. To znaczy, jeżeli chcemy fakturę zwizualizować do naszych wewnętrznych potrzeb, to wówczas nie ma takiej potrzeby, żeby używać kodów QR. Wówczas możemy po prostu wydrukować tę fakturę. Natomiast jeżeli chcemy jej użyć do potrzeby zewnętrznych musimy ten kod QR nadrukować na fakturę. W praktyce takich potrzeb zewnętrznych mogą być tak naprawdę trzy rodzaje. Po pierwsze, możemy sprzedawać na rzecz podmiotów zagranicznych – wtedy my wrzucamy fakturę do KSeF, natomiast te podmioty nie mogą jej odebrać, zatem my musimy ją zwizualizować do PDF i nadrukować kod QR.

Drugi przypadek to jest sprzedaż krajowa lokalna, gdzie co prawda nie mamy żadnego obowiązku, żeby wydać komuś fakturę papierową, ale chcemy to zrobić, bo np. kontraktowo się tak umówiliśmy. Może to także nastąpić w przypadku, kiedy uważamy, że ta papierowa faktura albo PDF-owa fakturę jest jakimś ważnym tokenem też, który jest nam potrzebny. Wówczas także możemy taką fakturę wydrukować i również opatrzyć kodem QR. Trzecia sytuacja jest to zaś przypadek, w którym jesteśmy w trybie awaryjnym.

Skąd się bierze kod QR? Musimy zrobić skrót faktury, czyli podsumować wszystkie dane na fakturze i dołączyć do tego jeżeli KSeF działa – numer KseF faktury, a jeśli nie działa – to token awaryjny. Wówczas taki kod QR drukujemy na fakturze. Nastepnie wystarczy zeskanować ten kod QR, żeby tą fakturę móc obejrzeć w KSeF.

Identyfikator zbiorczy

Kolejna kwestia to identyfikator zbiorczy, która jest dość skomplikowanym zagadnieniem. Co do zasady na zleceniu płatności należy bowiem nadrukować numer KSeF płaconej faktury. Jeżeli płacimy za jedną fakturę, to jest to dość proste – sprzedawca wystawia fakturę, dostaje numer KseF, nabywca taką fakturę z KSeFu pobiera z numerem, a następnie wpisuje ją w zlecenie przelewu. Bank taki przelew wykonuje, sprzedawca pobiera zlecenie, a w tym informacje o numerze KSeF (wiąże wtedy płatność z fakturą). Natomiast może się zdarzyć, że chcemy zapłacić za więcej niż jedną fakturę, co może okazać się problematyczne.

Sam numer KSeF ma 35 znaków i jest dość długi. Powstaje pytanie – ile tych znaków się zmieści nam w opisie przelewu? Wówczas Ministerstwo wychodzi nam nieco naprzeciw i mówi, że możemy wtedy zrobić identyfikator zbiorczy. Jeżeli zapłacimy np. za 5 faktur na raz, to możemy poprosić KSeF o wygenerowanie dla nas identyfikatora zbiorczego. Wtedy KseF nam taki identyfikator odeśle, my wskazujemy go w tytule przelewu bankowego, przelew przechodzi do sprzedawcy, a sprzedawca dostaje nie numer KseF, tylko odpowiedni identyfikator zbiorczy. Wówczas sprzedawca może sprawdzić ten identyfikator zbiorczy w systemie, a system przekazuje mu informacje o wszystkich 5 fakturach, które pod tym identyfikatorem zbiorczym się znalazły. Ma to na celu pomóc zautomatyzować połączenie przelewów z kilkoma płatnościami. Jest to także niestety narzędzie w rękach UOKIKu, który w ten sposób, będzie sprawdzał, czy ktoś nie zalega z płatnościami za fakturę zbyt długo.

Dołącz do Programu „KSeF PRO” i wejdź bezpiecznie z nami do KSeF – Program „KSeF PRO”