Karuzele VAT i orzecznictwo TSUE w zakresie odpowiedzialności

Kwestie dotyczące odpowiedzialności podatnika na gruncie karnoskarbowym bardzo często związane są także z tzw. karuzelami VAT, które mimo tego, iż zmieniły się warunki gospodarcze, nadal są popularne i wciąż są ścigane przez organy. Okres przedawnienia bowiem, jeśli chodzi o zobowiązania podatkowe wynosi 5 lat. Kwestie te nadal są dość świeże w organach i wciąż poruszane. Często nasi klienci w biurze rachunkowym są nadal wplątywani w takie karuzele podatkowe na zasadzie przypadku, tzn. nawet nie oni bezpośredni w tej karuzeli byli, ale byli ich poprzednicy albo następcy, którzy nie dysponują żadnym majątkiem (podmioty te nie broniły się, brak egzekucji wobec nich.

Jest to łatwy łup do udowodnienia przez organy, że skoro był to nasz kontrahent (nawet niebezpośredni),  to w dalszym ciągu łańcucha znajdujemy się my i też powinniśmy go sprawdzić, a jeżeli jego transakcja była nierzetelna, to z góry jest założenie, że to przenosi się na nas (na podatnika, który dalej w tym łańcuchu występuje). Jest to oczywiście uproszczona metodologia, która wykorzystuje też fakt, że podatnicy w takiej sytuacji nie chcą się bronić i chcą mieć spokój. Często także wydaje im się, że po prostu zachowają spokój płacąc określoną kwotę (dopłatę albo grzywnę w ramach postępowania karnoskarbowego, jeśli podatkowe się przedawniło albo jest nieściągalne).

Jest to jednak nieprawidłowe myślenie, bowiem organy podatkowe często to wykorzystują i decyzje organów obudowane są 70-80 stronami stanu faktycznego, który zupełnie nas nie dotyczy. Dotyczy to transakcji, które miały miejsce 2-3 ,,szczebelki” przed nimi i tak naprawdę jest to wykorzystywanie materiału dowodowego, który nie ma żadnego znaczenia w kontekście naszej sytuacji jako podatnika. Ważne jest, aby się nie poddawać wówczas i odwoływać się, powołując się na orzecznictwo TSUE, gdzie mocno akcentowany jest zamiar podatnika oraz zasada dobrej wiary.

Pojawiły się w ostatnim czasie także liczne orzeczenia, które są korzystne dla pracodawców, bowiem jeśli chodzi o wystawianie faktur i zlecanie ich, to badana jest także sama świadomość pracownika. Istniały bowiem sprawy, w których to pracownik samowolnie wystawiał faktury, które później okazywały się puste. W tym wypadku pracownik był odpowiedzialny za pracę z klientem i z całego toku okoliczności można było wnioskować, że pracownik powinien dojść do wniosku, że coś w danej transakcji jest nie tak i nie powinna się ona odbyć, a mimo to faktury zostały wystawione.

W tej sytuacji badana jest także świadomość osoby, która wystawiała fakturę, zatem jest to dobra informacja dla podatników. Jest to bowiem krok w przód, który zdejmuje odpowiedzialność z pracodawców, którzy nie muszą już odpowiadać za wszystko i zawsze, a jest sygnał łączenia świadomości osoby, która faktycznie wystawiała daną fakturę. Taka osoba mogła mieć bowiem świadomość tego, iż dana transakcja łączy się z oszustwem, a mimo to takiej transakcji dokonała wystawiając z tego tytułu fakturę. Z uwagi na to mamy ograniczenie odpowiedzialności (takie pierwsze, realne w naszym orzecznictwie) wobec podatnika.

Procedury wewnętrzne i umowy w zakresie wystawiania faktur w KSeF

Z uwagi na te liczne problemy dotyczące odpowiedzialności w wystawianiu zleconych faktur, istotne jest, aby już w tym momencie rozpocząć tworzenie procedur wewnętrznych oraz zawarcie w umowach biura z klientami odpowiednich postanowień dotyczących wystawiania faktur w KSeF oraz odpowiedzialności z tego tytułu, jeżeli jeszcze takich elementów nie posiadamy. Obecnie ważne jest przynajmniej testowanie takich procedur oraz samego KSeF, gdzie możemy już założyć konto, testować system i wypróbować go z konkretnymi kontrahentami (potrzebujemy jednak ich zgody na wystawianie faktur i dostarczanie ich za pomocą tego systemu). Takiej zgody już nie będzie trzeba, kiedy będzie on obligatoryjny i dane podmioty będą musiały z niego korzystać. Odbiór takiej zgody obecnie powinien jednak odbywać się w formie pisemnej, aby nie było wątpliwości, iż faktura w ten sposób wystawiona i dostarczona jest przekazana w sposób prawidłowy.

Jeśli chodzi zaś o samo wprowadzenie systemu, to rekomendowane jest stworzenie ogólnej procedury samego wprowadzenia oraz realizowania systemu. Konieczne jest stworzenie audytu odbioru dokumentów – zweryfikowanie jakie mamy procedury, systemy, jakiego rodzaju dokumenty wystawiamy, czy do faktur dodajemy załączniki (w systemie KSeF nie będzie załączników) itd. Wszystkie te elementy powinniśmy uregulować także z naszym kontrahentem (albo klientem w przypadku biur rachunkowych). Jest to istotne, bowiem od tych załączników często zależy prawo do odliczenia podatku VAT – w tym zakresie ważne jest, abyśmy my dostarczyli naszemu kontrahentowi prawidłowe załączniki w terminie (oraz odwrotnie, były one także dostarczone nam).

Takie procedury powinny być zrozumiałe oraz łatwo dostępne – powinniśmy najpierw przeanalizować w firmie co jest potrzebne, zanim zaczniemy poszczególne procedury tworzyć. Zanim najpierw zatem zastanowimy się, czy rzeczywiście dane dokumenty występują, czy jest konieczne ich regulowanie, to trzeba przejrzeć to, co obecnie w firmie funkcjonuje i na jakich zasadach. Kluczowym dokumentem jest upoważnienie, bowiem poza upoważnieniem, które udzielimy w KSeF swoim pracownikom czy też biurowi rachunkowemu (nie mamy obecnie możliwości upoważnienia konkretnych księgowych), powinniśmy i tak przygotować listę osób uprawnionych w formie elektronicznej albo papierowej i takie pojedyncze upoważnienia dla pracowników podpisać (albo w przypadku biura dołączyć je do umowy).

W takiej liście oprócz wskazania tych osób (ich stanowisko, zakres uprawnień – np. tylko do odbierania, wystawiania, przechowywania faktur lub innych dokumentów) powinny się znaleźć także informacje dotyczące daty udzielenia i odebrania uprawnień. Zwrócić uwagę należy także na procedury dotyczące awarii – jak będziemy działać w takiej sytuacji, jak wystawiać i przesyłać faktury itd. Mimo, że przepisy zawierają takie podstawowe regulacje, to warto je jeszcze dostosować do własnej struktury w firmie.

Wzór umowy o świadczenie usług księgowych znajdziesz tutaj: https://platforma.ikidp.pl/courses/wzor-umowy-na-uslugi-ksiegowe-i-kadrowo-placowe/