Zlecenie wystawienia faktury a jej formalne wystawienie

W związku z wprowadzeniem Krajowego Systemu e-Faktur pojawiło się także wiele pytań związanych z odpowiedzialnością przedsiębiorców oraz biur rachunkowych za np. wadliwe wystawianie faktur na gruncie Kodeksu karnego skarbowego. Może pojawić się np. pytanie dotyczące tego, czy zmiana treści faktury (inaczej nazwana usługa niż faktycznie była wykonana) jest wystawieniem faktury wadliwie i nierzetelnie (np. wstęp do kręgielni zamiast usług noclegowych albo gastronomicznych? Nie jest to stricte taka ,,pusta” faktura, niemniej jednak wydaje się, że może to być nierzetelne wystawienie faktury, bowiem treść tej faktury jest nieadekwatna do rzeczywistego zdarzenia gospodarczego. Nie jest to bowiem ta sama usługa i może skutkować odpowiedzialnością karnoskarbową z tego tytułu. Będzie to zatem nie pusta, ale nierzetelnie wystawiona faktura.

Pojawiają się także pytania dotyczące zlecenia wystawienia faktury a jej formalnego wystawienia. Warto w tym zakresie przypomnieć, że faktura stanowi podstawowy dokument potwierdzający dokonanie transakcji opodatkowanej podatkiem VAT. Posiadanie jej, co do zasady, warunkuje możliwość odliczenia podatku naliczonego w niej zawartego i tym samym pozwala na realizację zasady neutralności VAT. Wystawcą takiej faktury jest podatnik (w rozumieniu ustawy o VAT), tj. podmiot, którego dane widnieją na fakturze, a na gruncie obecnych przepisów nie mamy obowiązku podpisu takiej faktury przez podatnika (wyjątkiem jest faktura VAT RR).

Może być także sytuacja, w której to podatnik sam nie wystawia osobiście faktur (np. w dużych firmach) i zleca wystawienie takich faktur innym osobom. Może to mieć miejsce także często w przypadku wprowadzenia w Polsce już obowiązkowego KSeF dla większości podmiotów. Formalnym wystawcą faktury jest nadal podatnik, natomiast mamy inną osobę, która wykonuje czynności faktyczne (stricte techniczne). Natomiast samo zlecenie wystawienia faktury związane jest z tym, iż w imieniu i na rzecz podatnika może je wystawić upoważniona przez niego osoba, tzn:

• Pracownik/współpracownik podatnika,
• albo też biuro rachunkowe.

Aby odpowiednio uregulować zlecenie wystawienia faktury przede wszystkim należy zacząć od upoważnienia do wystawienia faktur. Aby tę odpowiedzialność oddzielić (kwestie, za co odpowiada podatnik, a za co osoba, która wystawia fakturę – np. pracownik albo biuro rachunkowe), trzeba przejść przez odpowiednie procedury. Nie mamy takiej procedury nigdzie wprost uregulowanej, zatem w przypadku pracownika będzie to najczęściej w formie odrębnego porozumienia albo w określone w umowie o pracę, gdzie wskazany jest odpowiedni punkt w obowiązkach pracownika.

Jest to jednak opcja rzadsza i częściej w praktyce jest to odpowiednie porozumienie między pracodawcą a pracownikiem – w niej reguluje się także proces wystawienia samej faktury (na podstawie jakich danych, od kogo przekazanych dana osoba ma wystawiać określone faktury). Tak skonstruowane porozumienie albo umowa o pracę powoduje, że dana osoba faktycznie będzie odpowiadała tylko za działania stricte technicznie związane z wystawieniem faktury (odpowiada ona za wykonanie polecenia swojego pracodawcy lub podmiotu, z którym współpracuje).

Ograniczenie odpowiedzialności w procesie wystawienia faktur

Jeśli chodzi zaś o biuro rachunkowe, to KSeF niektóre aspekty nam bardziej ,,uwypukla” – praktykowane od dawna jest, że księgowi także wystawiają faktury w imieniu swoich klientów i odpowiednie umowy biura z klientami powinny zawierać postanowienia w tym przedmiocie. Dla swojego bezpieczeństwa jako biura rachunkowego powinniśmy mieć przewidzianą już taką procedurę, która będzie regulowała wystawianie faktur. Jeśli tego nie mamy do tej pory, to wprowadzenie systemu KSeF jest najlepszym momentem, aby ten brak uzupełnić. Wiąże się to z tym, że pracownik albo biuro powinny być odpowiednio upoważnione do wystawiania faktur, ale również, aby była opracowana procedura wystawiania faktur.

Z wystawieniem faktury i jej wprowadzeniem do systemu będą się dla nas wiązały liczne konsekwencje – np. wymagalność, płatność oraz szereg innych zależności, które będzie uwarunkowało umieszczenie i wystawienie faktury. Stąd istotne jest, aby taka procedura wystawienia faktury i obiegu dokumentów w ramach procesu KSeF była już przygotowana. W ten sposób oddzielamy sobie odpowiedzialność za błędy rachunkowe, omyłki i technikalia od odpowiedzialności stricte karnej. Jeżeli mamy uregulowaną taką procedurę i dodatkowo zawrzemy z klientem odpowiednie porozumienie, w którym wskażemy, że de facto tylko technicznie wystawiamy tę fakturę w ramach procedury (gdzie klient udostępnia nam dane faktury albo dostęp do konta KSeF), to mamy załatwione kwestie dotyczące odpowiedzialności naszego biura rachunkowego. Odpowiadamy wtedy tylko za technikalia.

Warto w samej umowie z klientem będzie także zawrzeć same klauzule umowne, które będą taką odpowiedzialność normowały i wyłączały naszą odpowiedzialność w zakresie pustych lub nierzetelnych faktur. Jeśli chodzi o odpowiedzialność karną, to największe znaczenie w tym zakresie ma wspominany przez nas w poprzednich artykułach art. 62 Kodeksu karnego skarbowego, a także kwestie dotyczące umyślności i nieumyślności, gdzie pojawiają się nowe kierunki w orzecznictwie.

W ramach orzecznictwa europejskiego ,,przebija się” linia, która zwraca uwagę na to, aby wiążącą informacją dla nas był zamiar osoby, która wystawia fakturę oraz tzw. dobra wiara. Tutaj TSUE głównie kładzie nacisk i ciężar dowodowy na organy podatkowe, które to mają udowodnić podatnikowi, że działał on w zamiarze popełnienia przestępstwa albo brak było spełnienia warunków dobrej wiary. To orzecznictwo TSUE jest zatem o krok naprzód od obowiązującej obecnie u nas linii orzeczniczej w Polsce (gdzie to podatnik musi udowodnić, że dlaczego doszło do wystawienia danej faktury albo dlaczego pozycje w fakturze różnią się od stanu rzeczywistego).

Wzór umowy o świadczenie usług księgowych znajdziesz tutaj: https://platforma.ikidp.pl/courses/wzor-umowy-na-uslugi-ksiegowe-i-kadrowo-placowe/