Modele współpracy z KSeF dla biura rachunkowego

Wprowadzenie KSeF (Krajowego Systemu e-Faktur) wpływa na relacje między biurami rachunkowymi a ich klientami. Nowe wymogi technologiczne i prawne wymagają dostosowania się do zmieniającego się otoczenia. Wymaga to także dostosowania odpowiednich modeli współpracy pomiędzy biurem rachunkowym a klientem. Jest to także związane z tym, iż biura rachunkowe będą musiały dostosować swoje systemy do integracji z KSeF. To pozwoli na płynne przesyłanie danych między biurem rachunkowym a platformą KSeF, co ograniczy potrzebę ręcznego wprowadzania informacji. Cały proces opiera się na zautomatyzowanych procesach generowania i przesyłania faktur, co zminimalizuje ryzyko błędów i przyspieszy cały proces. Jednakże wymaga także odpowiedniej współpracy z klientem i podziału odpowiedzialności z tego tytułu.

Wyróżnia się w tym zakresie cztery najbardziej prawdopodobne modele współpracy z uwagi na możliwości, jakie daje nam system:

• – Dokumenty z systemu wystawia, odbiera i wystawia Podatnik,

• – Dokumenty z systemu wystawia i odbiera Biuro rachunkowe,

• – Dokumenty z systemu wystawia Podatnik – a odbiera je Biuro rachunkowe,

• – Dokumenty z systemu pobiera Biuro rachunkowe – za pośrednictwem tokenu.

Pierwszym z nich jest klasyczny model, który obecnie funkcjonuje w wielu przypadkach w formie papierowej. Wówczas to większość czynności dokonuje podatnik i do biura dostarcza tylko dokumenty celem zaksięgowania. Będzie to model popularny przy mniejszych biurach i mniejszych podatnikach, bowiem nie będzie aż tak rozbudowanego obiegu dokumentów. Drugi z modeli przez niektórych komentatorów skazywany jest na porażkę, natomiast w miarę obserwowania rozwoju systemu może okazać się inaczej. Podatnicy w dużej mierze mogą bowiem woleć rozszerzyć uprawnienia biura rachunkowego, nawet za dodatkowym wynagrodzeniem, a część tych obowiązków jednak pozostawić profesjonalistom.

Trzeci model zakłada, że to podatnik wystawia faktury, a biuro je odbiera. Jest to ciekawym udogodnieniem, zwłaszcza przy dużych podatnikach. Wtedy biuro może sobie zorganizować pracę odbioru dokumentów, system płatności i panować nad całą polityka rachunkowości i płatności podatnika. Czwarty model opiera się o to, że biuro nie będzie miało bezpośredniego dostępu do konta podatnika w KSeFie, ale za pomocą tokenu będzie miało dostęp do konkretnych, potrzebnych dokumentów. W kontekście wszystkich tych modeli warto także zadbać o odpowiednie postanowienia umowne, które będą wprost regulowały nam te kwestie z klientem już na gruncie umowy.

Poza tym, biura rachunkowe mogą oferować swoim klientom szkolenia dotyczące obsługi systemu KSeF. Szkolenia te mogą obejmować korzystanie z platformy, generowanie e-faktur, a także zasady bezpieczeństwa danych. Biuro rachunkowe może także np. zdecydować się na udostępnianie klientom specjalnych narzędzi lub oprogramowania ułatwiającego generowanie i przesyłanie e-faktur zgodnie z wymaganiami KSeF. Poza tym, biuura rachunkowe mogą oferować klientom regularne aktualizacje dotyczące zmian w przepisach prawnych związanych z e-fakturowaniem. To pomaga klientom w zachowaniu zgodności z obowiązującymi normami. Nadto, wraz z wejściem w życie KSeF, biura rachunkowe mogą też np. zaoferować klientom dodatkowe konsultacje, aby pomóc w zrozumieniu nowych regulacji i optymalizacji procesu e-fakturowania.

Wreszcie, biura powinny także wprowadzić surowe zasady bezpieczeństwa danych. Klienci powinni być świadomi, że ich dane są chronione, a proces e-fakturowania jest prowadzony zgodnie z najwyższymi standardami bezpieczeństwa. Z uwagi na to biura rachunkowe mogą przeprowadzać regularne audyty bezpieczeństwa, aby zapewnić, że wszelkie potencjalne zagrożenia są skutecznie identyfikowane i eliminowane.

Fakturowanie a odpowiedzialność

Wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur w Polsce wpływa na proces fakturowania, a także na odpowiedzialność zarówno klientów, jak i biur rachunkowych. Biuro rachunkowe jest bowiem co do zasady odpowiedzialne za dostosowanie swoich procesów do standardów KSeF, aby zapewnić zgodność z obowiązującymi przepisami. Biuro może także monitorować, czy klient przestrzega wszystkich wymagań dotyczących e-fakturowania. W przypadku problemów, biuro może zaś świadczyć wsparcie i zaproponować rozwiązania.

Klient i biuro rachunkowe powinny aktywnie współpracować w zgłaszaniu i rozwiązywaniu ewentualnych problemów związanych z e-fakturowaniem w KSeF. Wspólnym celem powinno być zapewnienie dokładności danych na fakturach oraz przestrzeganie terminów płatności, co przyczyni się do zminimalizowania ewentualnych kłopotów.

W umowach z klientami powinny znaleźć się także wprost wskazane postanowienia dotyczące odpowiedzialności za wystawianie faktur oraz podziału obowiązków z uwagi na wchodzący w życie KSeF. Mogą to być postanowienia dotyczące np. tego, iż podatnik oświadcza, że bierze odpowiedzialność za to, iż dane dostarczone do wystawienia faktury dokumentują transakcję, która odbyła się w rzeczywistości i nie nosi znamion czynu zabronionego (nie jest to pusta faktura albo nierzetelna). Biuro wtedy odpowiada tylko za kwestie techniczne związane z wystawianiem faktur. Odpowiedzialność wprost związana jest z tym, jaki model współpracy z klientem wcześniej obierzemy.

Podsumowując zatem, wprowadzenie KSeF zmienia paradygmat fakturowania w Polsce, wpływając na klientów i biura rachunkowe. Współpraca w tym zakresie obydwu stron jest kluczowa dla sprawnego funkcjonowania procesu e-fakturowania. Wspólne działania, edukacja oraz stałe monitorowanie zmian w przepisach to kluczowe elementy skutecznego dostosowania się do nowego systemu e-faktur.

Wzór umowy o świadczenie usług księgowych znajdziesz tutaj: Wzór umowy na usługi księgowe i kadrowo-płacowe