KSeF a KKS – kwestie wymagające rozważenia

W kontekście rozważań związanych z wystawianiem faktur w KSeF oraz odpowiedzialnością za nieprawidłowości na gruncie Kodeksu karnego skarbowego, rozważenia wymagają między innymi kwestie takie jak:

1. – Wystawca faktury a odpowiedzialność z tego tytułu,
2. – Umyślne i nieumyślne działanie w fakturowaniu,
3. – Puste faktury,
4. – Zlecenie wystawienia faktury a jej formalne wystawienie,
5. – Ograniczenie odpowiedzialności w procesie wystawienia faktury w KSeF,
6. – Procedury wewnętrzne i umowy w zakresie wystawiania faktur,
7. – Modele współpracy z KSeF i fakturowanie a odpowiedzialność.

Wprowadzenie KSeF a regulacje z KKS – podsumowanie

Pierwsza ze wskazanych kwestii odnosi się przede wszystkim do art. 62 § 1 KKS, według którego kto wbrew obowiązkowi nie wystawia faktury lub rachunku, wystawia je w sposób wadliwy albo odmawia ich wydania, podlega karze grzywny do 180 stawek dziennych. Natomiast osoba, która fakturę lub rachunek wystawia w sposób nierzetelny albo takim dokumentem się posługuje, podlega karze grzywny do 720 stawek dziennych albo karze pozbawienia wolności na czas nie krótszy od roku, albo obu tym karom łącznie.

Wiąże się to często z punktem trzecim, tj. wystawianiem tzw. ,,pustych faktur”, ale nie tylko Wystawienie takiej pustej faktury może bowiem skutkować odpowiedzialnością za przestępstwo skarbowe z Kodeksu karnego skarbowego lub przestępstwo uregulowane w ramach Kodeksu karnego. Przypomnieć należy, że iż pusta faktura to taka faktura, która nie potwierdza danego zdarzenia gospodarczego. Wiąże się to także z punktem drugim, tj. kwestiami dotyczącymi umyślności i nieumyślności – tzn. z kwestią umyślnego i nieumyślnego działania w fakturowaniu – pojawia się pytanie, gdzie przebiega granica między grożącą odpowiedzialnością karną a wyłączną odpowiedzialnością skarbową za posługiwanie się nierzetelną lub fikcyjną fakturą? Najkrócej rzecz ujmując, jest nią umyślność zachowania. Innymi słowy, używanie takiej faktury musi odbywać się z zamiarem bezpośrednim lub ewentualnym.

W poprzednich artykułach zostały omówione także szerzej kwestie dotyczące zlecenia wystawienia faktury i jej formalnego wystawienia. Zlecenie wystawienia faktury stanowi bowiem formalne polecenie wystawienia dokumentu rozliczeniowego za dokonane usługi lub dostarczone produkty. Zwykle dotyczy to sytuacji takich jak zlecenie wystawienia takiej faktury przez pracownika (z uwagi na polecenie pracodawcy) albo też wystawianie takich faktur przez biuro księgowe na prośbę klienta (co może mieć miejsce także w KSeF).

W związku z takimi ,,nowymi” powiązaniami pomiędzy np. biurami rachunkowymi a klientami istnieje konieczność zawarcia w umowach z klientami odpowiednich postanowień dotyczących tego, w jaki sposób współpraca stron będzie przebiegać z uwagi na wejście w życie obowiązkowego KSeF, a także jak będzie wyglądała odpowiedzialność stron za wystawianie faktur w Krajowym Systemie e-Faktur. Dla wielu biur rachunkowych istotne będzie ograniczenie swojej odpowiedzialności w tym zakresie, co wymaga wprowadzenia do umów z klientami właściwych postanowień umownych.

Można także wspomnieć, iż wprowadzenie e-faktur może zwiększyć ryzyko błędów ludzkich w procesie generowania dokumentów. Ograniczenie odpowiedzialności wymaga zastosowania odpowiednich procedur wewnętrznych, w tym podwójnych sprawdzeń danych oraz odpowiedniej weryfikacji treści faktur przed ich wysłaniem do KSeF. Odpowiednie przeszkolenie pracowników odpowiedzialnych za generowanie faktur w zakresie korzystania z systemu KSeF w danym biurze rachunkowym oraz zasad poprawnego wypełniania danych jest kluczowe.

Z uwagi na dostęp do różnego rodzaju danych, istotne może okazać się także wprowadzenie odpowiednich procedur wewnętrznych związanych z ochroną danych osobowych czy też tajemnicą danego przedsiębiorstwa. Ograniczenie odpowiedzialności wymaga również stałej uwagi na zmiany w przepisach prawnych związanych z e-fakturami. Przedsiębiorstwa takie jak biura rachunkowe muszą być świadome aktualnych regulacji podatkowych i prawnych dotyczących elektronicznych dokumentów finansowych.

Ograniczenie odpowiedzialności wiąże się również z rozwiniętym podejściem do zarządzania ryzykiem. Przedsiębiorstwa powinny identyfikować, oceniać i monitorować potencjalne zagrożenia związane z procesem wystawiania e-faktur. Ostatecznie, ograniczenie odpowiedzialności w procesie wystawiania faktury w KSeF wymaga holistycznego podejścia, uwzględniającego zarówno aspekty techniczne, jak i organizacyjne. Przedsiębiorstwa powinny działać zgodnie z najwyższymi standardami, aby zapewnić skuteczność i bezpieczeństwo procesu e-fakturowania.

 Ostatnią ze wskazanych kwestii są aspekty dotyczące modelów współpracy z klientami w KSeF, a także odpowiedzialnością z tytułu fakturowania. Wprowadzenie KSeF stawia bowiem przed biurami rachunkowymi nowe wyzwania, ale jednocześnie otwiera możliwości usprawnienia współpracy z klientami. Model współpracy powinien być dostosowany do indywidualnych potrzeb klientów, uwzględniając jednocześnie wszystkie aspekty techniczne i prawne związane z e-fakturowaniem. Otwarta komunikacja, edukacja klientów i dostarczanie innowacyjnych rozwiązań to kluczowe elementy udanej współpracy w nowym kontekście e-faktur. Należy brać pod uwagę również regulacje wynikające z Kodeksu karnego skarbowego, tak aby możliwie ograniczyć kwestie odpowiedzialności z tego tytułu. Odroczenie KSeF to dodatkowy czas na wdrożenie.

Nie zwlekaj i dołącz do nas Program KSeF PRO