Audyt w zakresie KSeF

Jak wspominaliśmy poprzednio, Ministerstwo potwierdziło, że obowiązkowy KSeF na pewno zostanie wdrożony i nie ma od tego odwrotu. Termin wdrożenia KSeF z początkiem lipca 2024 roku musiał zostać natomiast przesunięty, ponieważ nie było szans na zapewnienie bezpieczeństwa obrotu gospodarczego przy wprowadzaniu go w tamtej chwili. Ministerstwo obawiało się także, że nie zapewni niezbędnej wydajności systemu oraz istniało ryzyko, że w kluczowych okresach nie działałby on sprawnie. Nowa data wejścia w życie KSeF ma natomiast zostać ogłoszona na przełomie kwietnia oraz maja 2024 roku.

Zmiany w zakresie wejścia w życie obowiązkowego KSeF wynikały zaś z konieczności dostosowania systemu do nowych wymagań oraz przeprowadzenia odpowiedniego audytu w tym zakresie. Ministerstwo równocześnie w dalszym ciągu przeprowadza regularne spotkania – w trakcie konsultacji równocześnie są prowadzone prace analityczne i procesy audytowe. Ich celem jest ocena istotności i zakresu krytycznych błędów, które były decydujące przy ogłaszaniu przesunięcia terminu wdrożenia KSeF.

Z uwagi na konieczność przeprowadzenia audytu oraz wprowadzenia zmian na podstawie jego wniosków, zaszła w ostatnim czasie potrzeba zmiany terminu wejścia w życie KSeF. Jest to krok niezbędny, aby zapewnić, że system będzie działał efektywnie i zgodnie z oczekiwaniami od momentu jego uruchomienia. Zmiana terminu wejścia w życie KSeF nie jest krokiem łatwym, ponieważ może to mieć wpływ na cały ekosystem biznesowy i administracyjny związany z fakturami.

Wdrażanie systemu KSeF wiąże się z przeprowadzeniem audytu istniejących systemów fakturowania oraz infrastruktury IT przedsiębiorstw i instytucji, które będą korzystać z tego systemu. Audyt ma na celu zidentyfikowanie wszelkich niezgodności, luk bezpieczeństwa, oraz koniecznych modyfikacji w systemach informatycznych, które mogą być niezbędne do prawidłowego funkcjonowania KSeF. Wyniki audytu mogą ujawnić szereg problemów, które mogą wymagać czasu na naprawę i dostosowanie. Mogą to być różnice w strukturze danych, konieczność integracji z nowymi API, zapewnienie zgodności z wymaganiami bezpieczeństwa, czy też inne aspekty związane z dostosowaniem procesów biznesowych do nowych standardów faktur ustrukturyzowanych.

MF wybrało już wykonawcę!

Ministerstwo Finansów, zgodnie z wcześniejszymi zapowiedziami, przeprowadziło procedurę mającą na celu zlecenie audytu Krajowego Systemu eFaktur. Na podstawie wyników tego audytu zostanie określony nowy termin obowiązkowego wdrożenia KSeF. Wybrany wykonawca ma za zadanie przeprowadzenie dwóch etapów audytu: analizę dokumentacji projektowej KSeF (etap 1) oraz ocenę jakości kodu źródłowego i wydajności rozwiązania (etap 2). Celem Ministerstwa Finansów jest dokładna analiza postępu w realizacji usług w ramach KSeF oraz uzyskanie wskazówek dotyczących dalszej implementacji projektu informatycznego.

W ramach procedury na „Audyt biznesowo-technologiczny KSeF” Ministerstwo planowało przeznaczyć na wykonanie zadania 185 tysięcy złotych brutto. Wysokość ofert jednak przewyższyła tę kwotę. Trzy firmy złożyły oferty, proponując ceny powyżej 360 tysięcy, 419 tysięcy oraz 515 tysięcy złotych. Kryteriami wyboru wykonawcy były cena (60 punktów) oraz doświadczenie osób odpowiedzialnych za audyt (40 punktów). Ostatecznie wybrano ofertę gliwickiej firmy Softiq, która była zarówno najtańsza, jak i spełniała pozostałe kryteria. Zamówienie zostało udzielone w trybie podstawowym, zgodnie z artykułem 275 punkt 1 ustawy Prawo zamówień publicznych (Pzp). Wykonawca ma 15 dni roboczych od daty podpisania umowy na zrealizowanie audytu dokumentacji projektowej wraz z przygotowaniem raportu z wynikami, a także 30 dni roboczych na przeprowadzenie audytu jakości kodu źródłowego i ocenę wydajności rozwiązania, również z dostarczeniem raportu.

Przeprowadzenie audytu w zakresie KSeF ma przynieść szereg korzyści dla przedsiębiorstw, instytucji oraz całego systemu podatkowego, w tym:

1. Identyfikacja i usunięcie ewentualnych niezgodności i problemów przed wdrożeniem systemu.
2. Zapewnienie zgodności z obowiązującymi przepisami prawnymi oraz standardami bezpieczeństwa.
3. Optymalizacja procesów biznesowych związanych z fakturowaniem i przetwarzaniem dokumentów finansowych.
4. Zwiększenie efektywności i przejrzystości systemu podatkowego.

Na tej podstawie należy dokonać aktualizacji harmonogramu wdrożenia KSeF, uwzględniając nowy termin wejścia w życie oraz ewentualne dodatkowe etapy przygotowawcze, które mogą być konieczne w związku ze zmianą terminu. Pomimo zmiany terminu wejścia w życie, prace przygotowawcze powinny być kontynuowane z równą intensywnością. Jest to istotne, aby zapewnić, że wszelkie niezbędne modyfikacje oraz dostosowania zostaną dokonane w odpowiednim czasie.

Dołącz do Programu KSeF PRO i wdrażaj bezpiecznie KSeF Program KSEF PRO dla działów księgowych i biur rachunkowych