Czy gadżety firmowe mogą być kosztem uzyskania przychodu?

Firmowe gadżety – od długopisów i kalendarzy po bardziej ekskluzywne upominki – są powszechnie wykorzystywane jako narzędzie budowania relacji z klientami oraz wzmacniania wizerunku marki. W praktyce gospodarczej wielu przedsiębiorców zadaje sobie jednak pytanie – czy wydatki na takie przedmioty mogą zostać uznane za koszt uzyskania przychodu? Odpowiedź nie jest jednoznaczna i zależy przede wszystkim od celu, jakiemu mają służyć dane gadżety oraz sposobu ich dystrybucji. Co na ten temat wynika z ostatnich interpretacji podatkowych? 

Firmowe gadżety a koszty firmowe 

Zgodnie z przepisami kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów ze źródła przychodów lub w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów. Wydatki te muszą być także odpowiednio udokumentowane i nie mogą być wyłączone z kosztów uzyskania przychodu na podstawie wyraźnych przepisów prawa, w szczególności tych dotyczących wydatków na reprezentację. 

Zasadniczo zatem gadżety firmowe mogą stanowić koszt uzyskania przychodu, o ile spełniają określone przez ustawodawcę warunki i mieszczą się w kategorii wydatków reklamowych, a nie reprezentacyjnych. Przedsiębiorcy często wykorzystują różnego rodzaju drobne przedmioty z logo firmy – takie jak długopisy, kubki, notesy czy torby – jako formę promocji, przekazując je potencjalnym klientom lub kontrahentom. Takie działania wpisują się w szeroko rozumiane działania reklamowe, mające na celu zwiększenie rozpoznawalności marki i zainteresowania ofertą firmy, a tym samym mogą bezpośrednio lub pośrednio wpływać na uzyskanie przychodów. 

Ustawy podatkowe wskazują, że kosztów reprezentacji nie uważa się za koszty uzyskania przychodów. Granica między reklamą a reprezentacją bywa jednak cienka i bywa źródłem wątpliwości interpretacyjnych. Reklama to działania mające na celu rozpowszechnienie informacji o firmie, jej produktach lub usługach w celu kształtowania popytu. Może być realizowana poprzez różne kanały i nośniki – w tym poprzez rozpowszechnianie logo firmy na gadżetach. Reprezentacja natomiast to działania ukierunkowane na budowanie pozytywnego wizerunku firmy, często o charakterze bardziej oficjalnym, związanym np. z relacjami z kontrahentami. 

W praktyce przedsiębiorcy muszą więc zachować ostrożność, planując strategię promocyjną z wykorzystaniem gadżetów. Kluczowe jest udokumentowanie celu rozdawania przedmiotów, wskazanie grupy odbiorców oraz wykazanie, że działanie to ma charakter reklamowy i potencjalnie może przyczynić się do zwiększenia przychodów firmy. Pomocne może być np. przygotowanie materiałów promocyjnych, w których gadżety są elementem kampanii, albo prowadzenie ewidencji przekazanych przedmiotów z wyszczególnieniem odbiorców i okoliczności przekazania. 

Co na to organy podatkowe? 

Organy podatkowe i sądy administracyjne konsekwentnie przyjmują, że przekazywanie gadżetów reklamowych oznaczonych logo firmy nie ma charakteru reprezentacyjnego, a reklamowy. Potwierdzają to liczne interpretacje indywidualne oraz orzecznictwo sądów. Przykładowo, w interpretacji z 17 września 2024 r. (nr 0111-KDIB2-1.4010.296.2024.2.ED) oraz z 10 września 2018 r. (nr 0111-KDIB1-1.4010.282.2018.1.MG) wskazano, że gadżety przekazywane potencjalnym klientom w celach promocyjnych są nośnikiem reklamy i mogą stanowić koszt uzyskania przychodu. Podobne stanowisko zajął Naczelny Sąd Administracyjny w wyroku z 9 listopada 2016 r. (sygn. II FSK 2293/16), uznając, że drobne przedmioty z logo firmy wręczane kontrahentom należy traktować jako element reklamy. 

Istotne znaczenie ma tutaj głównie rozróżnienie pomiędzy reklamą a reprezentacją, ponieważ wydatki na reprezentację nie są kosztem uzyskania przychodu. Reklama to działanie skierowane do szerokiego grona odbiorców, mające na celu zachęcenie do zakupu towarów lub usług danego przedsiębiorcy. Przekazywanie drobnych gadżetów z logo firmy, takich jak długopisy, notesy, kubki czy smycze, może zostać zakwalifikowane jako forma reklamy, zwłaszcza jeśli ich wartość jednostkowa nie jest wysoka i są one rozdawane w sposób masowy – np. na targach, konferencjach, klientom hurtowym czy kontrahentom.  

Inaczej sytuacja wygląda w przypadku upominków o wyższej wartości lub przekazywanych indywidualnie, szczególnie jeśli są one wręczane wybranym kontrahentom czy klientom w ramach budowania relacji biznesowych. Tego rodzaju działanie może zostać zakwalifikowane jako reprezentacja, która to ma na celu wykreowanie pozytywnego wizerunku firmy i jest wyłączona z kosztów podatkowych. Przykładem mogą być eleganckie zestawy prezentowe, markowe alkohole czy drogie gadżety elektroniczne przekazywane na święta lub z okazji jubileuszu współpracy. 

Z uwagi na to, aby wydatek na gadżety firmowe mógł zostać uznany za koszt uzyskania przychodu, muszą zostać spełnione warunki ogólne dotyczące kosztów podatkowych, a same przedmioty muszą spełniać funkcję reklamową – być opatrzone logo firmy, przekazywane w celach promocyjnych, a nie w celu budowania relacji czy tworzenia prestiżowego wizerunku przedsiębiorcy. Wówczas ich przekazywanie będzie stanowiło dopuszczalną i efektywną formę reklamy, której koszt można ująć w rachunku podatkowym. 

Praktyczne przykłady kosztów zaliczanych do KUP  https://ikidp.pl/category/blog/kup/ 

Autor

Redaktor prowadzący

Redaktor naczelny