Czy każda faktura musi być niedługo niezwłocznie wysłana do KSeF?

Wraz ze zbliżającym się wprowadzeniem obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), przedsiębiorcy coraz częściej zadają sobie pytanie, jak w praktyce będzie wyglądało wystawianie i przesyłanie faktur w nowym systemie. Czy każda faktura będzie musiała być natychmiast wysłana do KSeF? Czy opóźnienie w jej przesłaniu będzie miało konsekwencje podatkowe lub prawne? Temat ten budzi emocje, zwłaszcza że wprowadzenie systemu oznacza duże zmiany w codziennej pracy firm, biur rachunkowych i doradców podatkowych. Aby dobrze przygotować się na nowe zasady, warto zrozumieć, na czym polega idea KSeF, jakie obowiązki z niej wynikają i jakie terminy rzeczywiście będą miały znaczenie w praktyce. 

Faktury w KSeF 

Krajowy System e-Faktur to platforma Ministerstwa Finansów, za pośrednictwem której podatnicy będą wystawiać, otrzymywać i przechowywać faktury ustrukturyzowane. Faktura w KSeF ma postać elektronicznego pliku XML zgodnego z określoną strukturą logiczną, a jej wystawienie będzie możliwe tylko przez autoryzowany system lub program zintegrowany z platformą Ministerstwa. W praktyce oznacza to, że faktura nie będzie już zwykłym plikiem PDF czy dokumentem papierowym, ale cyfrowym zapisem w systemie teleinformatycznym państwa. 

Wspomnienia wymaga przy tym, że faktura będzie musiała zostać wystawiona przez przedsiębiorcę we własnym systemie księgowym w zgodzie ze schemą FA(3) i następnie przesłana do Krajowego Systemu e-Faktur. Zgodnie z aktualnym podejściem Ministerstwa Finansów, dla nabywcy faktura jest dostępna w dacie nadania numeru KSeF. Natomiast dla wystawiającego datą wystawienia faktury pozostaje dzień wskazany w polu P_1 – czyli moment faktycznego jej wygenerowania w systemie księgowym. Nie ma przy tym znaczenia kiedy faktura zostanie przesłana do KSeF i kiedy fizycznie system nada jej wspomniany numer. Oznacza to, że system będzie rozróżniał datę wystawienia od daty przesłania faktury. 

System zostanie wprowadzony etapami. Od 1 lutego 2026 roku obowiązek obejmie największe przedsiębiorstwa, których sprzedaż w 2025 roku przekroczy 200 mln zł. Dwa miesiące później, czyli od 1 kwietnia 2026 roku, KSeF stanie się obowiązkowy dla wszystkich podatników VAT – zarówno czynnych, jak i zwolnionych. Dopiero od 1 stycznia 2027 roku przepisy obejmą najmniejszych przedsiębiorców, którzy wystawiają faktury do 450 zł i nie przekraczają 10 tys. zł miesięcznej sprzedaży. 

Odbieranie faktur zakupowych w KSeF będzie jednak obowiązkowe już od 1 lutego 2026 roku. Oznacza to, że każdy podatnik – niezależnie od wielkości działalności – będzie musiał pobierać faktury od kontrahentów za pośrednictwem systemu. 

Czy każdą fakturę wysyłamy niezwłocznie do systemu? 

Wskazania wymaga przy tym, że nie każda faktura podlega obowiązkowi wystawienia w KSeF. Zgodnie z art. 106ga ust. 2 ustawy o VAT obowiązek ten nie dotyczy faktur wystawianych przez podmioty zagraniczne, które nie posiadają siedziby ani stałego miejsca prowadzenia działalności w Polsce, lub gdy to miejsce nie uczestniczy w danej transakcji. 

Co istotne, faktury wystawiane w relacjach B2C (na rzecz konsumentów nieprowadzących działalności gospodarczej) mogą, ale nie muszą być przesyłane do KSeF. Decyzja w tym zakresie należy do wystawiającego fakturę – przedsiębiorca może skorzystać z systemu, ale nie ma takiego obowiązku. W przypadku, gdy faktura nie zostanie wysłana do KSeF, może być przekazana konsumentowi w formie elektronicznej lub papierowej. Z obowiązku korzystania z KSeF wyłączeni są także przedsiębiorcy zwolnieni z VAT na podstawie art. 113 ustawy o VAT. 

Trzeba też wskazać, iż istnieją tzw. tryby offline, które obejmują sytuacje, gdy przesłanie faktury do KSeF w trybie online jest niemożliwe z przyczyn technicznych. Tryb offline24 dotyczy problemów z jakością sieci transmisyjnej lub chwilowego braku połączenia z internetem. Faktura wystawiona w tym trybie powinna zostać przesłana do systemu niezwłocznie, najpóźniej w następnym dniu roboczym po dniu jej wystawienia. Dokumenty w trybie offline są oznaczone dwoma kodami QR, co pozwala na ich identyfikację i weryfikację w systemie po przesłaniu. 

Tryb offline związany z niedostępnością KSeF obejmuje zaplanowane prace serwisowe ogłoszone w Biuletynie Informacji Publicznej Ministerstwa Finansów. W tym przypadku faktury również należy przesłać do systemu najpóźniej w następnym dniu roboczym po zakończeniu okresu niedostępności. Faktury z tego trybu również posiadają dwa kody QR. 

Warto podkreślić, że jeśli po wystawieniu faktury w trybie offline, a przed jej przesłaniem do KSeF wystąpi awaria systemu, termin na dosłanie dokumentu jest wydłużony i wynosi siedem dni od dnia zakończenia awarii. 

Tryb awaryjny przewidziano zaś na wypadek nagłych problemów technicznych zgłoszonych zarówno w BIP MF, jak i w oprogramowaniu interfejsowym. Faktury wystawione w tym trybie należy przesłać do KSeF nie później niż w ciągu siedmiu dni roboczych od dnia zakończenia awarii. Dokumenty w trybie awaryjnym również są oznaczone dwoma kodami QR, co ułatwia ich identyfikację w systemie. Tryb awaryjny pozwala przedsiębiorcom na kontynuowanie pracy nawet w przypadku tymczasowych zakłóceń systemu, minimalizując ryzyko naruszenia przepisów. 

Dołącz do Programu KSeF PRO i wdrażaj z nami KSeF w swojej firmie https://platforma.ikidp.pl/produkt/program-ksef-pro-dla-dzialow-ksiegowych-i-biur-rachunkowych/ 

Autor

Redaktor prowadzący

Redaktor naczelny