Współpraca z biurem rachunkowym może znacząco ułatwić prowadzenie działalności gospodarczej. Niemniej jednak błędy w rozliczeniach mogą prowadzić do poważnych konsekwencji finansowych i prawnych. Warto zatem wiedzieć, prowadząc biuro księgowe, kto ponosi odpowiedzialność za błędy biura rachunkowego, jak można się przed nimi zabezpieczyć oraz jakie są możliwości dochodzenia odszkodowania?
Umowa z biurem rachunkowym
Podstawą współpracy z biurem rachunkowym jest umowa, która powinna precyzyjnie określać zakres obowiązków obu stron. Ważne, aby zawierała ona postanowienia dotyczące odpowiedzialności cywilnej biura rachunkowego, w tym informacje o posiadanym ubezpieczeniu OC oraz procedurach dochodzenia odszkodowania za ewentualne błędy. Kluczowe jest również określenie zasad przekazywania dokumentów i informacji zarówno w trakcie trwania umowy, jak i po jej zakończeniu.
Zgodnie z przepisami, odpowiedzialność za zobowiązania podatkowe i składkowe spoczywa w pierwszej kolejności na przedsiębiorcy. Art. 26 Ordynacji podatkowej stanowi, że podatnik odpowiada całym swoim majątkiem za zobowiązania podatkowe. Podobnie, obowiązek terminowego i prawidłowego opłacania składek na ZUS leży po stronie przedsiębiorcy, nawet jeśli korzysta on z usług biura rachunkowego.
Biuro rachunkowe może jednak ponosić odpowiedzialność finansową wobec przedsiębiorcy za błędy popełnione w rozliczeniach. Taka odpowiedzialność ma charakter kontraktowy i wynika z art. 471 Kodeksu cywilnego, zgodnie z którym dłużnik (w tym przypadku biuro rachunkowe) jest zobowiązany do naprawienia szkody wynikłej z niewykonania lub nienależytego wykonania zobowiązania.
Zgodnie zaś z art. 76h ustawy o rachunkowości, podmioty świadczące usługi w zakresie prowadzenia ksiąg rachunkowych, innych ewidencji podatkowych oraz sporządzania deklaracji podatkowych są zobowiązane do zawarcia umowy ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej. Takie ubezpieczenie pełni funkcję ochronną zarówno dla biura rachunkowego, jak i dla jego klientów. W przypadku wyrządzenia szkody na skutek błędu biura rachunkowego, ubezpieczyciel zobowiązuje się do wypłaty odszkodowania na rzecz poszkodowanego przedsiębiorcy.
Błędy księgowe mogą mieć różne formy, w tym:
- nieprawidłowe obliczenia podatków (np. VAT, CIT, PIT),
- niedopełnienie obowiązków sprawozdawczych (np. brak złożenia wymaganych deklaracji i sprawozdań w terminie),
- nieprawidłowe księgowanie operacji gospodarczych i wiele innych.
Pozew przeciwko księgowemu za błędy w rozliczeniu?
W sytuacji, gdy księgi rachunkowe są prowadzone niewłaściwie, przedsiębiorca musi ustalić, kto ponosi odpowiedzialność za powstałe szkody. Odpowiedzialność biura rachunkowego za błędy księgowe sprowadza się do odpowiedzialności kontraktowej oraz odpowiedzialności zakładu ubezpieczeń, który wystawił polisę od odpowiedzialności cywilnej.
Aby przedsiębiorca mógł dochodzić odszkodowania, musi wykazać trzy elementy:
- niewykonanie lub nienależyte wykonanie umowy przez biuro rachunkowe,
- wyrządzenie szkody przedsiębiorcy,
- adekwatny związek przyczynowy między działaniem biura a powstałą szkodą.
Aby przypisać odpowiedzialność odszkodowawczą, konieczne jest zatem wykazanie adekwatnego związku przyczynowego między działaniem biura rachunkowego a powstaniem szkody. Oznacza to, że szkoda musi być normalnym i przewidywalnym skutkiem błędu księgowego. W przypadku udowodnienia tych elementów, przedsiębiorca może żądać zwrotu kosztów związanych z korektą błędnych rozliczeń oraz pokrycia kar nałożonych przez organy skarbowe. Warto zaznaczyć, że biuro rachunkowe może dochodzić roszczeń regresowych od swoich pracowników, którzy popełnili błąd, stosując regulacje wynikające z Kodeksu pracy.
Wobec tego, współpraca z biurem rachunkowym może być dużym wsparciem dla przedsiębiorcy, ale nie zwalnia go z odpowiedzialności wobec organów skarbowych. Precyzyjnie sformułowana umowa oraz stała kontrola nad prowadzoną księgowością są kluczowe dla zminimalizowania ryzyka błędów i ich konsekwencji. W razie problemów, dochodzenie odszkodowania od biura rachunkowego jest możliwe, jednak wymaga solidnego udokumentowania całej sprawy.
Pracuj na bezpiecznym wzorze umowy dla biur rachunkowych, zadbaj o precyzyjne zapisy dotyczące usług księgowych i kadrowo-płacowych – https://platforma.ikidp.pl/courses/wzor-umowy-na-uslugi-ksiegowe-i-kadrowo-placowe/
Autor
Dawid Tomaszewski
Radca prawny, specjalizacja – prawo, handlowe, cywilne, postępowania podatkowe
Specjalizuje się w bieżącej obsłudze przedsiębiorców, prowadzi postępowania sądowe i administracyjne. Tworzy, opiniuje i negocjuje umowy oraz dokumenty korporacyjne. Posiada doświadczenie w postępowaniach przed organami podatkowymi oraz przed sądami administracyjnymi. LinkedIn
Redaktor prowadzący
Adrian Szydlik
Radca prawny, entuzjasta rozwiązań edukacyjnych w prawie i podatkach
Właściciel Kancelarii AS Legal&Tax, platformy z kursami online dla studentów prawa ,,Prawo dla Ciebie” oraz współwłaściciel centrum szkoleń ,,S&G Akademia”. Z Instytutem Księgowości i Doradztwa Podatkowego współpracuje od 2023 roku, odpowiada za dobór tematyczny publikowanych treści, aktywnie wspiera proces ich powstawania i publikowania. LinkedIn
Redaktor naczelny
prof. Adam Mariański
Przewodniczący Rady Programowej Instytutu Księgowości i Doradztwa Podatkowego
Lider i założyciel Mariański Group oraz Instytutu Księgowości i Doradztwa Podatkowego. Doświadczony doradca polskich firm rodzinnych, w tym także w procesie sukcesji biznesu, współtwórca ostatecznej wersji ustawy o fundacjach rodzinnych. Najlepszy w Polsce doradca podatkowy w dziedzinie podatku dochodowego według 13. ,14. oraz 17. edycji rankingu „Rzeczpospolitej”. Specjalizuje się w sukcesji podatkowej, fundacji rodzinnej, podatkach dochodowych, kontrolach i postępowaniu podatkowym oraz w ochronie praw jednostki w prawie podatkowym i planowaniu podatkowym. LinkedIn