Instrukcja obiegu dokumentów pozwala uporządkować cały proces związany z przyjmowaniem, weryfikacją, księgowaniem i archiwizowaniem dokumentacji klientów. Określa, kto odpowiada za poszczególne czynności, w jaki sposób dokument powinien trafić do biura oraz co zrobić, gdy jest niekompletny lub budzi wątpliwości. Dzięki temu ogranicza się ryzyko pominięcia dokumentu, błędnego zaksięgowania albo przekroczenia terminu rozliczenia. Jest to szczególnie istotne w biurach obsługujących wielu klientów i pracujących w zespołach.
Dobrze przygotowana procedura pozwala również ujednolicić sposób pracy wszystkich osób w biurze. Ma to znaczenie przy zastępstwach, urlopach czy zmianach kadrowych, ponieważ pracownik może korzystać z określonych zasad zamiast opierać się wyłącznie na ustnych ustaleniach. Instrukcja powinna obejmować zarówno dokumenty papierowe, jak i elektroniczne, w tym dokumenty pochodzące z różnych systemów oraz KSeF.
Istotnym elementem procedury powinno być określenie, co dzieje się z dokumentem zawierającym błędy lub wymagającym uzupełnienia informacji przez klienta. Biuro powinno mieć ustalony sposób oznaczania takich dokumentów, kontaktowania się z klientem i dokumentowania uzyskanych wyjaśnień. Pozwala to uniknąć sytuacji, w której nierozstrzygnięta kwestia zostaje przeoczona i wychodzi na jaw dopiero po terminie złożenia deklaracji.
Instrukcja obiegu dokumentów nie powinna być jednak rozbudowanym dokumentem tworzonym wyłącznie dla celów formalnych. Musi odpowiadać rzeczywistej organizacji biura i wskazywać przede wszystkim, kto, co, kiedy, w jaki sposób i w jakim systemie wykonuje z danym dokumentem. Jej regularna aktualizacja jest szczególnie ważna wraz ze zmianami technologicznymi i rozwojem elektronicznego obiegu dokumentów.
Szukasz wzoru umowy na usługi księgowe i kadrowo-płacowe? Sprawdź i skorzystaj https://platforma.ikidp.pl/courses/wzor-umowy-na-uslugi-ksiegowe-i-kadrowo-placowe/
Autor
Dorota Mariańska
Prezes Zarządu w Instytucie Księgowości i Doradztwa Podatkowego
W ramach Mariański Group zarządza Instytutem, Kancelarią oraz Biurem rachunkowym. Razem z mężem Adamem Mariańskim wspiera przedsiębiorców, księgowych i doradców podatkowych w codziennej pracy, łącząc praktykę prowadzenia działalności gospodarczej, potrzeby klientów z wiedzą prawną i podatkową całego zespołu Mariański Group. Entuzjastka wprowadzania skutecznych rozwiązań, narzędzi w procesach księgowych i zarządzania biurem rachunkowym. LinkedIn
Dorota Mariańska
Prezes Zarządu w Instytucie Księgowości i Doradztwa Podatkowego
W ramach Mariański Group zarządza Instytutem, Kancelarią oraz Biurem rachunkowym. Razem z mężem Adamem Mariańskim wspiera przedsiębiorców, księgowych i doradców podatkowych w codziennej pracy, łącząc praktykę prowadzenia działalności gospodarczej, potrzeby klientów z wiedzą prawną i podatkową całego zespołu Mariański Group. Entuzjastka wprowadzania skutecznych rozwiązań, narzędzi w procesach księgowych i zarządzania biurem rachunkowym. LinkedIn
Redaktor prowadzący
Adrian Szydlik
Radca prawny, entuzjasta rozwiązań edukacyjnych w prawie i podatkach
Właściciel Kancelarii AS Legal&Tax, platformy z kursami online dla studentów prawa ,,Prawo dla Ciebie” oraz współwłaściciel centrum szkoleń ,,S&G Akademia”. Z Instytutem Księgowości i Doradztwa Podatkowego współpracuje od 2023 roku, odpowiada za dobór tematyczny publikowanych treści, aktywnie wspiera proces ich powstawania i publikowania. LinkedIn
Adrian Szydlik
Radca prawny, entuzjasta rozwiązań edukacyjnych w prawie i podatkach
Właściciel Kancelarii AS Legal&Tax, platformy z kursami online dla studentów prawa ,,Prawo dla Ciebie” oraz współwłaściciel centrum szkoleń ,,S&G Akademia”. Z Instytutem Księgowości i Doradztwa Podatkowego współpracuje od 2023 roku, odpowiada za dobór tematyczny publikowanych treści, aktywnie wspiera proces ich powstawania i publikowania. LinkedIn
Redaktor naczelny
prof. Adam Mariański
Przewodniczący Rady Programowej Instytutu Księgowości i Doradztwa Podatkowego
Lider i założyciel Mariański Group oraz Instytutu Księgowości i Doradztwa Podatkowego. Doświadczony doradca polskich firm rodzinnych, w tym także w procesie sukcesji biznesu, współtwórca ostatecznej wersji ustawy o fundacjach rodzinnych. Najlepszy w Polsce doradca podatkowy w dziedzinie podatku dochodowego według 13. ,14. oraz 17. edycji rankingu „Rzeczpospolitej”. Specjalizuje się w sukcesji podatkowej, fundacji rodzinnej, podatkach dochodowych, kontrolach i postępowaniu podatkowym oraz w ochronie praw jednostki w prawie podatkowym i planowaniu podatkowym. LinkedIn
prof. Adam Mariański
Przewodniczący Rady Programowej Instytutu Księgowości i Doradztwa Podatkowego
Lider i założyciel Mariański Group oraz Instytutu Księgowości i Doradztwa Podatkowego. Doświadczony doradca polskich firm rodzinnych, w tym także w procesie sukcesji biznesu, współtwórca ostatecznej wersji ustawy o fundacjach rodzinnych. Najlepszy w Polsce doradca podatkowy w dziedzinie podatku dochodowego według 13. ,14. oraz 17. edycji rankingu „Rzeczpospolitej”. Specjalizuje się w sukcesji podatkowej, fundacji rodzinnej, podatkach dochodowych, kontrolach i postępowaniu podatkowym oraz w ochronie praw jednostki w prawie podatkowym i planowaniu podatkowym. LinkedIn
