Najczęstsze źródła sporów między biurem rachunkowym a klientem – jak ograniczyć ryzyko odpowiedzialności prawnej?

Relacja pomiędzy biurem rachunkowym a klientem należy do tych obszarów działalności gospodarczej, w których wzajemne zaufanie odgrywa szczególnie istotną rolę. Przedsiębiorca przekazuje księgowym dostęp do informacji finansowych, dokumentów handlowych, danych pracowników oraz wielu innych informacji mających kluczowe znaczenie dla funkcjonowania firmy. Z kolei biuro rachunkowe bierze na siebie obowiązek prawidłowego prowadzenia rozliczeń podatkowych, ewidencji księgowych oraz realizowania szeregu obowiązków wynikających z przepisów prawa.

Błędy w rozliczeniach podatkowych jako najczęstsza przyczyna roszczeń

W praktyce zdecydowana większość takich relacji przebiega prawidłowo i bez większych konfliktów. Nie oznacza to jednak, że spory pomiędzy klientami a biurami rachunkowymi należą do rzadkości. Wręcz przeciwnie. Wraz ze wzrostem liczby obowiązków nakładanych na przedsiębiorców oraz coraz bardziej skomplikowanym systemem podatkowym rośnie również liczba sytuacji, w których pojawiają się nieporozumienia dotyczące zakresu odpowiedzialności, jakości świadczonych usług czy też skutków błędów popełnionych podczas obsługi księgowej.

Wiele konfliktów nie wynika przy tym ze złej woli którejkolwiek ze stron, lecz z braku precyzyjnych ustaleń, niewłaściwej komunikacji lub błędnego przekonania co do tego, za co faktycznie odpowiada biuro rachunkowe. Jednym z najczęstszych powodów sporów są błędy dotyczące rozliczeń podatkowych. Przedsiębiorcy powierzają biurom rachunkowym prowadzenie księgowości właśnie po to, aby uniknąć problemów związanych z obowiązkami podatkowymi. Kiedy jednak urząd skarbowy stwierdza nieprawidłowości, pojawia się pytanie o odpowiedzialność za powstałe konsekwencje.

W praktyce źródłem konfliktów mogą być nieprawidłowo sporządzone deklaracje, błędne ujęcie kosztów uzyskania przychodu, nieprawidłowe rozliczenie podatku VAT, niewłaściwa kwalifikacja określonych zdarzeń gospodarczych czy też pomyłki rachunkowe prowadzące do zaniżenia lub zawyżenia zobowiązań podatkowych. Należy jednak pamiętać, że nie każda decyzja organu podatkowego oznacza automatycznie winę biura rachunkowego. Przepisy podatkowe są często niejednoznaczne, a wiele zagadnień budzi spory interpretacyjne nawet pomiędzy organami administracji i sądami. W takich sytuacjach ustalenie odpowiedzialności wymaga szczegółowej analizy okoliczności konkretnej sprawy.

Nieterminowe dostarczanie dokumentów przez klienta

Jednym z najczęściej występujących problemów w codziennej współpracy jest nieterminowe przekazywanie dokumentów księgowych przez przedsiębiorców. Wielu klientów oczekuje prawidłowego i terminowego wykonania wszystkich obowiązków przez biuro rachunkowe, jednocześnie dostarczając faktury, wyciągi bankowe lub inne dokumenty tuż przed upływem ustawowych terminów albo nawet po ich przekroczeniu. W takich sytuacjach pojawia się ryzyko powstania zaległości podatkowych, opóźnień w składaniu deklaracji czy błędów wynikających z konieczności działania pod presją czasu.

Problem polega na tym, że przedsiębiorcy często uznają, iż skoro obsługę księgową prowadzi profesjonalne biuro rachunkowe, to ono powinno ponosić odpowiedzialność za wszelkie skutki nieprawidłowości. Tymczasem prawidłowe wykonywanie usług księgowych wymaga współdziałania obu stron. Dlatego niezwykle ważne znaczenie ma precyzyjne określenie w umowie terminów przekazywania dokumentacji oraz konsekwencji wynikających z ich niedotrzymania. W przypadku ewentualnego sporu odpowiednio prowadzona dokumentacja korespondencji może okazać się kluczowym dowodem pozwalającym wykazać rzeczywiste przyczyny powstania problemu.

Rozbieżności dotyczące zakresu świadczonych usług

Wiele sporów powstaje również na tle nieprecyzyjnie określonego zakresu usług świadczonych przez biuro rachunkowe. Klienci często zakładają, że zawarcie umowy na prowadzenie księgowości oznacza kompleksową obsługę wszystkich spraw związanych z działalnością gospodarczą. W praktyce przedsiębiorcy oczekują niekiedy bieżącego doradztwa podatkowego (czego biura księgowe nie mogą robić) czy też nawet monitorowania zmian w przepisach i informowania o nowelizacjach.

Tymczasem zakres obowiązków biura rachunkowego wynika przede wszystkim z zawartej umowy. Jeżeli określone czynności nie zostały nią objęte, późniejsze przypisywanie odpowiedzialności za ich niewykonanie może być bezpodstawne. Z perspektywy bezpieczeństwa prawnego niezwykle istotne jest zatem szczegółowe opisanie zakresu usług, wskazanie czynności wykonywanych w ramach podstawowego wynagrodzenia oraz określenie usług dodatkowych wymagających odrębnego zlecenia.

Odpowiedzialność za błędne lub niepełne informacje przekazane przez klienta

Prowadzenie księgowości opiera się na danych i dokumentach dostarczanych przez przedsiębiorcę. Nawet najbardziej doświadczone biuro rachunkowe nie jest w stanie prawidłowo wykonać swoich obowiązków, jeśli klient przekazuje niepełne, nieaktualne lub nieprawdziwe informacje. W praktyce zdarzają się sytuacje, w których przedsiębiorca nie informuje o zawartych umowach, dokonanych transakcjach, otrzymanych przychodach lub innych zdarzeniach mających wpływ na rozliczenia podatkowe. Po ujawnieniu nieprawidłowości przez organy kontrolne odpowiedzialność bywa jednak kierowana przede wszystkim wobec biura rachunkowego.

W takich przypadkach ogromne znaczenie ma odpowiednie dokumentowanie informacji otrzymywanych od klienta oraz archiwizowanie korespondencji potwierdzającej zakres przekazanych danych. W wielu sporach właśnie dokumentacja komunikacji pomiędzy stronami pozwala ustalić, czy źródłem problemu był błąd księgowego, czy też brak współpracy ze strony przedsiębiorcy.

Jednym z najskuteczniejszych sposobów ograniczania ryzyka sporów pozostaje właściwie przygotowana umowa o świadczenie usług księgowych. Niestety wiele biur rachunkowych nadal korzysta z ogólnych wzorów, które nie uwzględniają specyfiki konkretnej współpracy. Dobrze skonstruowana umowa powinna precyzyjnie określać zakres obowiązków stron, sposób przekazywania dokumentów, terminy realizacji poszczególnych czynności, zasady komunikacji oraz procedury postępowania w sytuacjach nadzwyczajnych.

Istotne znaczenie mają również postanowienia dotyczące odpowiedzialności za skutki przekazania błędnych danych przez klienta, obowiązku współdziałania przy realizacji usług oraz zasad zgłaszania reklamacji. Im bardziej szczegółowo strony określą wzajemne prawa i obowiązki na początku współpracy, tym mniejsze ryzyko wystąpienia sporów w przyszłości.

Prowadzisz biuro rachunkowe? Sprawdź nasze propozycje na blogu https://ikidp.pl/category/blog/biuro-rachunkowe/

Autor

Redaktor prowadzący

Redaktor naczelny