Pożyczka udzielona przez wspólnika do spółki z o. o. – o czym pamiętać?

Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością może w trakcie prowadzenia działalności potrzebować dodatkowego finansowania. Przyczyną może być przejściowa utrata płynności, konieczność zapłaty za towary lub usługi, realizacja większego kontraktu, zakup wyposażenia, inwestycja albo po prostu potrzeba zwiększenia kapitału obrotowego. Nie zawsze jednak uzyskanie finansowania bankowego jest szybkie lub możliwe. W takich sytuacjach naturalnym rozwiązaniem może być udzielenie spółce pożyczki przez jej wspólnika.

Czy wspólnik może pożyczyć pieniądze własnej spółce?

Pożyczka wspólnika jest stosunkowo prostym sposobem przekazania pieniędzy do spółki, ale nie oznacza to, że wystarczy wykonać przelew z prywatnego rachunku na rachunek spółki. Prawidłowe przeprowadzenie takiej operacji wymaga zwrócenia uwagi zarówno na przepisy Kodeksu cywilnego i Kodeksu spółek handlowych, jak i na kwestie podatkowe. Znaczenie ma między innymi to, kto dokładnie udziela finansowania, kto reprezentuje spółkę przy zawieraniu umowy, czy pożyczka jest oprocentowana, jaki jest jej termin i innych kwestii.

Zasadniczo nie ma przeszkód, aby wspólnik udzielił spółce z o.o. pożyczki. Wynika to przede wszystkim z odrębności prawnej spółki i jej wspólników. Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością jest odrębnym podmiotem, dlatego może zawierać ze swoim wspólnikiem umowy na zasadach przewidzianych przez prawo, w tym również umowę pożyczki. W praktyce rozwiązanie to jest szczególnie często wykorzystywane w mniejszych spółkach. Wspólnicy mogą bowiem zdecydować się na czasowe przekazanie spółce własnych środków zamiast zwiększania kapitału zakładowego albo przeprowadzania bardziej sformalizowanego procesu pozyskiwania finansowania zewnętrznego. Pożyczka może również pełnić funkcję finansowania pomostowego, gdy spółka oczekuje na płatność od kontrahenta albo planuje większy wydatek, którego nie chce finansować z bieżących wpływów.

Trzeba jednak pamiętać, że przekazanie pieniędzy przez wspólnika i pożyczka od wspólnika to niekoniecznie to samo. Jeżeli środki mają podlegać zwrotowi, a wspólnik oczekuje ich oddania na określonych warunkach, właściwym rozwiązaniem jest odpowiednie udokumentowanie stosunku prawnego. Sam tytuł przelewu nie zastąpi prawidłowo przygotowanej dokumentacji, szczególnie gdy z czasem pojawi się potrzeba ustalenia, czy przekazane pieniądze były pożyczką, dopłatą, wkładem czy innym świadczeniem na rzecz spółki.

Umowa pożyczki powinna jasno określać zasady finansowania

Zgodnie z art. 720 Kodeksu cywilnego przez umowę pożyczki pożyczkodawca zobowiązuje się przekazać określoną ilość pieniędzy albo rzeczy oznaczonych co do gatunku, natomiast pożyczkobiorca zobowiązuje się zwrócić taką samą ilość pieniędzy albo rzeczy tego samego rodzaju i jakości. W przypadku pożyczki udzielanej spółce z o.o. najczęściej oczywiście chodzi o środki pieniężne.

Umowa powinna przede wszystkim wskazywać strony, kwotę finansowania, sposób przekazania pieniędzy oraz termin ich zwrotu. Warto również precyzyjnie określić oprocentowanie, sposób naliczania odsetek, terminy ich płatności oraz zasady wcześniejszej spłaty. Jeżeli strony przewidują możliwość wypłaty pożyczki w kilku transzach, dobrze jest również wskazać, w jaki sposób będą one uruchamiane.

Warto rozważyć również określenie celu finansowania. Co do zasady pożyczka nie musi być związana z konkretnym celem i wspólnik może pozostawić spółce swobodę w dysponowaniu środkami. Możliwe jest jednak ustalenie, że pieniądze mają zostać przeznaczone na określone wydatki, na przykład zakup sprzętu, rozwój przedsiębiorstwa czy sfinansowanie konkretnego projektu. Wprowadzenie takiego postanowienia może mieć znaczenie organizacyjne i dowodowe, zwłaszcza gdy wspólnik chce kontrolować sposób wykorzystania przekazanego kapitału. W praktyce bezpieczniej jest zawrzeć umowę w formie pisemnej niezależnie od wysokości pożyczki. Przepisy dotyczące formy umowy mają znaczenie dowodowe, natomiast pisemna dokumentacja pozwala jednoznacznie wykazać, jakie były ustalenia stron. Jest to szczególnie istotne w relacji pomiędzy wspólnikiem a spółką, ponieważ osoby uczestniczące w zawarciu umowy mogą z czasem zmienić swoje funkcje albo dojść do konfliktu co do sposobu rozliczenia finansowania.

Jednym z najważniejszych elementów całej operacji jest prawidłowa reprezentacja spółki. Nie wystarczy bowiem, że wspólnik podpisze umowę jako pożyczkodawca. Trzeba jeszcze ustalić, kto może skutecznie złożyć oświadczenie woli w imieniu spółki. Jeżeli wspólnik udzielający pożyczki nie jest członkiem zarządu, co do zasady spółkę reprezentuje zarząd zgodnie z zasadami reprezentacji wynikającymi z umowy spółki i przepisów prawa. Inaczej wygląda sytuacja, gdy wspólnik będący pożyczkodawcą jest jednocześnie członkiem zarządu. Wówczas pojawia się konflikt interesów i zastosowanie znajdują szczególne regulacje Kodeksu spółek handlowych.

Zgodnie z art. 210 Kodeksu spółek handlowych w umowie pomiędzy spółką a członkiem zarządu spółkę reprezentuje rada nadzorcza albo pełnomocnik powołany uchwałą zgromadzenia wspólników. Oznacza to, że członek zarządu będący jednocześnie wspólnikiem i pożyczkodawcą nie powinien po prostu podpisać umowy sam ze sobą w imieniu obu stron. Dodatkowo art. 15 Kodeksu spółek handlowych przewiduje szczególną regułę dla umów kredytu, pożyczki, poręczenia oraz innych podobnych umów zawieranych przez spółkę kapitałową między innymi z członkiem zarządu. Co do zasady zawarcie takiej umowy wymaga zgody zgromadzenia wspólników. Przepis ten ma więc szczególne znaczenie w sytuacji, w której osoba udzielająca spółce finansowania pełni jednocześnie funkcję w jej organie.

Jedną z istotnych decyzji jest też ustalenie, czy pożyczka będzie oprocentowana. Z ekonomicznego punktu widzenia oprocentowanie stanowi wynagrodzenie wspólnika za udostępnienie spółce kapitału. W przypadku podmiotów powiązanych nie należy jednak ustalać go całkowicie przypadkowo. Wspólnik i spółka są bowiem podmiotami powiązanymi, dlatego warunki finansowania mogą podlegać ocenie pod kątem zasady ceny rynkowej. Dotyczy to przede wszystkim oprocentowania, ale w szerszym ujęciu również pozostałych warunków transakcji. Jeżeli warunki pożyczki istotnie odbiegają od warunków, które mogłyby wystąpić pomiędzy podmiotami niezależnymi, może powstać ryzyko podatkowe.

Kwestie podatkowe

Poza tym, w przypadku standardowej umowy pożyczki zasadniczo należy rozważyć podatek od czynności cywilnoprawnych. Ustawa o PCC przewiduje jednak szczególne zwolnienie dotyczące pożyczek udzielanych spółce kapitałowej przez jej wspólnika. Oznacza to, że pożyczka udzielona spółce z o.o. przez wspólnika korzysta ze zwolnienia przewidzianego w art. 9 pkt 10 lit. i ustawy o PCC. W takim przypadku nie należy więc utożsamiać pożyczki wspólnika z typową pożyczką zawieraną pomiędzy osobami, dla której co do zasady pojawia się obowiązek rozliczenia PCC. Kluczowe znaczenie ma jednak prawidłowe ustalenie statusu pożyczkodawcy. Jeżeli pieniądze przekazuje osoba, która nie jest wspólnikiem, sytuacja podatkowa może wyglądać inaczej. Dlatego przed podpisaniem umowy należy sprawdzić nie tylko samą kwotę finansowania, lecz także dokładny status osoby przekazującej pieniądze i podstawę prawną zwolnienia.

Sama kwota otrzymanej pożyczki co do zasady nie stanowi zaś dla spółki definitywnego przysporzenia majątkowego. Spółka otrzymuje bowiem środki, ale jednocześnie zobowiązuje się do ich zwrotu. Inaczej należy natomiast potraktować sytuację, w której spółka uzyskuje dodatkową korzyść z tytułu nieodpłatnego korzystania z kapitału. Odrębnym zagadnieniem są odsetki. Dla spółki mogą one stanowić koszt podatkowy, jednak możliwość ich zaliczenia do kosztów nie powinna być analizowana wyłącznie na podstawie samego faktu zawarcia umowy. Znaczenie może mieć moment zapłaty lub kapitalizacji odsetek, rzeczywiste wykorzystanie środków, charakter finansowanego wydatku oraz przepisy ograniczające możliwość rozliczania kosztów finansowania dłużnego.

Wreszcie, także kwestia VAT wymaga osobnego spojrzenia na status pożyczkodawcy i charakter wykonywanej przez niego czynności. Nie każda osoba fizyczna, która jednorazowo pożycza własnej spółce pieniądze, automatycznie wykonuje czynność jako podatnik VAT. Inaczej może wyglądać sytuacja, gdy udzielanie finansowania ma charakter działalności gospodarczej. Jeżeli udzielenie pożyczki mieści się w działalności gospodarczej pożyczkodawcy i czynność podlega przepisom VAT, usługa udzielenia kredytu lub pożyczki może korzystać ze zwolnienia przedmiotowego przewidzianego w art. 43 ust. 1 pkt 38 ustawy o VAT. Nie oznacza to jednak, że można całkowicie pominąć analizę VAT tylko dlatego, że transakcja jest zwolniona z podatku.

W praktyce warto przede wszystkim ustalić, czy wspólnik działa w tej konkretnej sytuacji jako podatnik VAT. Sam fakt posiadania udziałów w spółce nie przesądza jeszcze o tym, że każda czynność wykonywana przez wspólnika na rzecz spółki jest czynnością opodatkowaną VAT.

Chcesz mieć pewność jak prowadzić sprawy podatkowe i księgowe spółki z ograniczoną odpowiedzialnością? Sprawdź i dołącz do kursu

https://platforma.ikidp.pl/courses/rachunkowosc-spolki-z-ograniczona-odpowiedzialnoscia-z-planem-kont-i-polityka-rachunkowosci

Autor

Redaktor prowadzący

Redaktor naczelny