Przygotuj się – nie będzie kolejnych odroczeń KSeF!

Krajowy System e-Faktur (KSeF) zbliża się nieuchronnie do etapu pełnej obligatoryjności i wszystko wskazuje na to, że tym razem nie będzie już kolejnych odroczeń. Przedsiębiorcy, którzy liczyli na jeszcze jedną zmianę terminu, muszą pogodzić się z rzeczywistością: czas na przygotowania kończy się definitywnie. Ministerstwo Finansów wyraźnie sygnalizuje, że nowy harmonogram wdrożenia zostanie utrzymany, a system ruszy w pełnym zakresie zgodnie z zapowiedziami. KSeF będzie obowiązkowy od 1 lutego 2026 r. dla przedsiębiorców, których wartość sprzedaży (wraz z kwotą podatku) przekroczyła w 2025 r. 200 mln zł, a od 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych przedsiębiorców. Tym bardziej istotne staje się, by firmy – niezależnie od skali działalności – jak najszybciej dostosowały swoje procesy do nadchodzących wymogów.  

Przygotuj się na KSeF! 

KSeF to zmiana fundamentalna – nie tylko technologiczna, ale przede wszystkim organizacyjna i proceduralna. Oznacza przejście z modelu fakturowania, w którym dokumenty były wystawiane i przechowywane przez podatników, do systemu, w którym faktura trafia do centralnego rejestru zaraz po jej wystawieniu. Dla wielu firm oznacza to konieczność przebudowy systemów księgowych, integracji z KSeF, przeszkolenia personelu oraz opracowania nowych procedur związanych z obiegiem dokumentów. Co więcej, obowiązek korzystania z KSeF nie ominie mikroprzedsiębiorców – dla nich zmiana może być szczególnie odczuwalna, zwłaszcza jeżeli do tej pory korzystali z prostych narzędzi lub wystawiali faktury ręcznie. 

Rok 2024 przyniósł rekordową liczbę wykrytych fikcyjnych faktur – ponad 290 tysięcy dokumentów na kwotę przekraczającą 8,7 miliarda złotych. Choć w przestrzeni publicznej pojawiły się głosy o powrocie „mafii VAT-owskich”, przedstawiciele Krajowej Administracji Skarbowej stanowczo zaprzeczają. Tymczasem rewolucją, która ma ten stan rzeczy zmienić, jest Krajowy System e-Faktur. W założeniu KSeF ma zapewnić administracji skarbowej dostęp do faktur sprzedażowych i zakupowych w czasie rzeczywistym. To zmienia całkowicie model działania – z reaktywnego na prewencyjny. Dzięki bieżącej analizie przepływu danych, urzędnicy będą mogli reagować natychmiast po zauważeniu nieprawidłowości, a nie – jak dotąd – po tygodniach lub miesiącach. 

Wielu podatników wciąż bagatelizuje skalę wyzwania, licząc na to, że „jakoś to będzie” lub że system zostanie jeszcze raz przesunięty z uwagi na problemy techniczne czy naciski ze strony organizacji biznesowych. Tymczasem doświadczenia z poprzednich miesięcy pokazują, że Ministerstwo Finansów traktuje ten projekt priorytetowo, prowadzi intensywne testy oraz zapowiada wprowadzenie uproszczeń tam, gdzie jest to możliwe, ale bez rezygnacji z głównej idei. Równolegle prowadzone były konsultacje z przedsiębiorcami i doradcami podatkowymi, jednak nie dotyczą one przesunięcia terminu, lecz usprawnienia wdrożenia w zakładanym czasie. 

Kolejnych odroczeń nie będzie? 

Pojawia się jednak pytanie, które nurtuje dziś zarówno przedsiębiorców, jak i doradców podatkowych: czy KSeF rzeczywiście wejdzie w życie w planowanym terminie? Mamy już czerwiec 2025 roku, a projekt nowelizacji przepisów wciąż nie trafił do Sejmu. Mimo to Ministerstwo Finansów uspokaja – prace legislacyjne są pod kontrolą, a zakładana data wejścia systemu w życie nie jest zagrożona. Przesunięcia z przeszłości, jak podkreślają urzędnicy, były konieczne, bo system zwyczajnie nie był gotowy. Gdyby wtedy nie zdecydowano się na zmianę terminu, przedsiębiorcy zostaliby postawieni przed paraliżującym wyzwaniem – wdrożeniem systemu, który technicznie i organizacyjnie nie nadawał się do użytku. 

Obecnie sytuacja wygląda inaczej. Ministerstwo zapewnia, że system KSeF działa już stabilnie, a testy prowadzone wspólnie z przedsiębiorcami i dostawcami oprogramowania pokazały, że możliwe jest wdrożenie na szeroką skalę. Dodatkowo KAS przygotowuje się na równoległy napływ danych z JPK_CIT – nowego obowiązku, który również poszerzy spektrum informacji dostępnych dla administracji skarbowej. To połączenie ma dać fiskusowi zupełnie nowe możliwości w zakresie typowania do kontroli – łączenie danych finansowych, fakturowych i operacyjnych pozwoli wykrywać ryzyka wcześniej i z większą precyzją. 

Dla wielu firm najbliższe miesiące będą więc decydujące – to ostatni moment, by wykonać analizę gotowości, wybrać odpowiednie narzędzia informatyczne, uzyskać dostęp do środowiska produkcyjnego KSeF oraz przetestować integrację z systemami księgowymi. Nie można zapominać także o aspektach wewnętrznych: należy wyznaczyć osoby odpowiedzialne za proces fakturowania, przygotować instrukcje obsługi nowego systemu i zadbać o zgodność z przepisami dotyczącymi przechowywania, archiwizacji i dostępności faktur. Zaniedbania na tym etapie mogą skutkować nie tylko karami administracyjnymi, ale również paraliżem operacyjnym i utratą płynności w rozliczeniach. 

KSeF to także szansa – automatyzacja procesów fakturowych może w dłuższej perspektywie przynieść firmom oszczędności, zmniejszyć ryzyko błędów i przyspieszyć procesy księgowe. Jednak aby tak się stało, konieczne jest proaktywne podejście i traktowanie tego obowiązku nie jako obciążenia, lecz jako inwestycji w nowoczesne zarządzanie firmą. Czas iluzji i oczekiwania na kolejne przesunięcia się skończył – teraz liczy się realne działanie. Nie będzie kolejnych odroczeń. 

Dołącz do Programu KSeF PRO i wdrażaj z nami KSeF w swojej firmie https://platforma.ikidp.pl/produkt/program-ksef-pro-dla-dzialow-ksiegowych-i-biur-rachunkowych/  

Autor

Redaktor prowadzący

Redaktor naczelny