Rejestracja spółki z o.o. online przez S24 – plusy i minusy rozwiązania

Rejestracja spółki z ograniczoną odpowiedzialnością przez system S24 to elektroniczne rozwiązanie udostępnione przez Ministerstwo Sprawiedliwości, które umożliwia złożenie kompletnego wniosku do Krajowego Rejestru Sądowego bez udziału notariusza i często w krótkim czasie od złożenia dokumentów. System S24 działa jako teleinformatyczna platforma z kreatorem umowy spółki i możliwością podpisania niezbędnych dokumentów profilem zaufanym, podpisem kwalifikowanym lub podpisem osobistym, co czyni cały proces w całości cyfrowym. Jakie są jednak plusy i minusy takiego rozwiązania? 

Rejestracja spółki z o.o. online – zalety 

Główną zaletą korzystania z S24 jest szybkość i oszczędność kosztów. Dzięki gotowym wzorcom umowy i automatycznemu przejściu do wniosku KRS koszty są niższe niż przy tradycyjnej procedurze notarialnej, ponieważ pomija się taksę notarialną, a opłaty sądowe i ogłoszeniowe są relatywnie niskie. Całkowity koszt założenia spółki z o.o. przez system S24 to  350 zł, na co składa się opłata sądowa za wpis do Krajowego Rejestru Sądowego (250 zł), opłata za ogłoszenie wpisu w Monitorze Sądowym i Gospodarczym (100 zł) oraz podatek od czynności cywilnoprawnych (PCC) od kapitału zakładowego  w wysokości 0,5% jego wysokości. Warto jednak pamiętać, że ostateczna kalkulacja powinna uwzględnić wszystkie elementy (w tym ewentualne koszty usług doradczych). Dla porównania, przy tradycyjnym trybie założenia spółki opłata sądowa to 500 zł, do czego należy doliczyć taksę notarialną i pełnomocnictwa. Różnicę szczególnie mogą odczuć przedsiębiorcy rozpoczynający działalność z niewielkim kapitałem początkowym. 

W praktyce całkowite koszty rejestracji przez S24 (opłata sądowa i ogłoszenie w Monitorze) są często znacznie niższe niż koszt zawarcia aktu notarialnego i związanych z nim wypisów, co czyni S24 atrakcyjną opcją dla startupów i małych inwestorów lub przedsiębiorców potrzebujących podmiotu gotowego do wejścia na rynek w krótkim czasie. Kolejną zaletą jest ergonomia: proces od założenia konta po podpisanie dokumentów można przeprowadzić zdalnie, a system prowadzi użytkownika krok po kroku przez formularze,  aczkolwiek nie wszystkie niezbędne oświadczenia można przez niego wykreować elektronicznie (jak np. wyrażanie zgody na powołanie do organu spółki). Kompletne i poprawne zgłoszenie może być wpisane do KRS w ciągu kilku dni roboczych, co jest często podkreślane jako jedyna z kluczowych przewag S24.  

System S24 – wady 

Przede wszystkim nie każdą spółkę można założyć poprzez system S24. Możliwość taka dotyczy spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, spółki jawnej, spółki komandytowej oraz prostej spółki akcyjnej. 

Trzeba ponadto pamiętać, że system S24 opiera się na gotowych wzorcach i jest skonstruowany pod kątem „standardowych” spółek, w szczególności gdy wspólnicy wnoszą wkłady pieniężne i chcą stosunkowo prostą konstrukcję umowy spółki. System nie obsłuży skomplikowanych rozwiązań wymagających aktu notarialnego lub niestandardowych zapisów umownych. Zakładając spółkę z o.o. online, można wnieść jedynie wkłady pieniężne. Nie ma możliwości wniesienia aportów niepieniężnych, takich jak nieruchomości, środki trwałe czy prawa autorskie. To powoduje, że dla wielu bardziej rozbudowanych przedsięwzięć gospodarczych system S24 nie będzie wystarczający. Wspólnicy mają do wyboru tylko kilka szablonów zawierających komplet podstawowych postanowień, stanowiących postanowienia umowy spółki, które później oczywiście mogą być zmienione przy udziale notariusza. 

W sytuacjach, gdy np. planowany jest aport w postaci nieruchomości, udziałów innej spółki, aportu złożonego przez osobę trzecią czy też inne nietypowe rozwiązania organizacyjne, udział notariusza i sporządzenie aktu notarialnego będzie konieczne. Korzystając z S24, należy więc upewnić się, że projekt umowy mieści się w zakresie wzorców dostępnych w systemie.  

Poza tym, korzystanie z systemu wymaga poprawnego zarejestrowania wszystkich uczestników procesu (wspólników, członków zarządu) w systemie S24 oraz ich podpisów elektronicznych lub profili zaufanych; nieprawidłowe podpisanie dokumentów lub błędy merytoryczne w wypełnieniu formularzy skutkują odrzuceniem wniosku ikoniecznościa uzupełnienia braków formalnych lub ponownego złożenia wniosku . Dla osób niewprawionych w obsłudze e-usług publicznych etap rejestracji oraz konieczność użycia kwalifikowanego podpisu lub profilu zaufanego może być źródłem błędów, stąd często rekomendowane jest wsparcie prawnika lub kancelarii specjalizującej się w rejestracji spółek w trybie elektronicznym, które jako pełnomocnicy mogą wyręczyć reprezentantów wnioskodawcy w realizacji procedury rejestracji spółki w S24. 

Trzeba też pamiętać, że uzyskanie wpisu w rejestrze nie kończy wszystkich formalności. Wspólnicy muszą pamiętać o złożeniu formularza NIP-8 do urzędu skarbowego, a także o dokonaniu zgłoszenia do Centralnego Rejestru Beneficjentów Rzeczywistych w ciągu 7 dni od daty dokonania wpisu spółki przez Krajowy Rejestr Sądowy. Dodatkowo, w przypadku spółek zakładanych online, konieczne jest samodzielne sporządzenie deklaracji PCC i uiszczenie podatku od czynności cywilnoprawnych, który w przypadku tradycyjnego założenia spółki odprowadza notariusz. Ponadto nie wszystkie zmiany w spółce założonej w systemie S24 można potem wprowadzić w życie poprzez ten system jak np. zmiana lub odwołanie prokurenta (możliwe jest tylko powołanie i rejestracja nowego prokurenta), czy też cofnięcie decyzji o otwarciu likwidacji spółki lub wykreślenie spółki z rejestru przedsiębiorców, konieczne jest wtedy zastosowanie tradycyjnej procedury i złożenie wniosku przez Portal Rejestrów Sądowych (e-KRS). 

Z uwagi na to, S24 jest dobrym wyborem, gdy przyszła spółka ma prostą strukturę właścicielską, wkłady pieniężne, standardowy pakiet udziałów i gdy wspólnicy chcą maksymalnie skrócić czas i koszty rejestracji. Tryb elektroniczny świetnie sprawdza się również wtedy, gdy celem jest szybkie uruchomienie działalności i brak jest potrzeby wprowadzania niestandardowych klauzul umownych. Natomiast w sytuacjach, gdy planowane są aporty niepieniężne czy też bardziej skomplikowane układy między wspólnikami, lepszym wyborem będzie tradycyjna forma z udziałem notariusza. W praktyce często spotyka się model hybrydowy: wykorzystanie S24 do szybkiej rejestracji i późniejsze wprowadzenie zmian u notariusza, tj. przygotowanie umowy u prawnika i sfinalizowanie jej ostatecznej wersji aktem notarialnym. 

Chcesz mieć pewność jak prowadzić sprawy podatkowe i księgowe spółki z ograniczoną odpowiedzialnością? Sprawdź i dołącz do kursu https://platforma.ikidp.pl/courses/rachunkowosc-spolki-z-ograniczona-odpowiedzialnoscia-z-planem-kont-i-polityka-rachunkowosci/  

Autor

Redaktor prowadzący

Redaktor naczelny